Zusammenfassen von Adressen

JVerein-Benutzer diskutieren über Erweiterungswünsche

Moderator: heiner

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RuderMarkus
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Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von RuderMarkus »

Hallo zusammen,

gibt es die Möglichkeit Mitglieder so zu verknüpfen, dass es nur einen Postempfänger gibt?
Wir versenden unsere Vereinszeitung per Post, wobei jeder Haushalt ein Exemplar bekommt.

Dazu habe ich jetzt einen Adressexport durchgeführt und in Excel nach doppelten Straßennamen gesucht und bis auf ein Familienmitglied (meist ein Erwachsener) alle anderen gelöscht.
Das ist zwar machbar, erfordert aber einige Sorgfalt und häufig muss man schauen wer denn nun die Eltern sind, so dass es doch recht zeitintensiv ist.

Hat jemand einen Tip, wie wir das automatisieren können? Von etwas über 400 Adressen sind ca. 50 Duplikate.
Ich hatte überlegt, ob ich davon ein Zusatzfeld zu erstellen "Postempfänger", aber dann muss ich trotzdem 350 Werte pfelgen, bei denen es nicht notwendig ist.
Wäre eine andere Möglichkeit auch separate Queries bei denen A) alle nur einmal vorhanden Adressen ausgibt und B) eine Liste mit doppelten Adressen, die dann manuell bereinigt werden können?

Wie geht ihr dabei vor?

Danke Euch!
Gruß
Markus
wpein2m
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von wpein2m »

Hallo Markus,
ich habe ein ähnliches (vielleicht sogar identisches Problem): viele Familien bei uns haben mehrere Mitglieder aber nur eine Mailadresse.
Damit Rundmails an alle Mitglieder nicht mehrfach in deren Postfach erscheinen habe ich pro Familie nur einmal eine Mailadresse hinterlegt.
Soweit so gut. Der Nachteil ist aber, dass ich z.B. nur Kinder und Jugendliche über JVerein-Mailings nicht erreichen kann.
Also pflegen wir einen eigenen Verteiler außerhalb von JVerein - viel Pflegeaufwand.

Ich hatte überlegt das Problem dadurch zu lösen, dass in dieser besagten Familie a l l e Mitglieder eine Mailadresse erhalten (jedesmal die gleiche), es dann aber ein Eigenschaftsfeld gibt z.B. Rundmail, Jugendlich usw. Bei (Rund)Mails würde ich dann per Eigenschaftsfeld selektieren. Dazu müsste ich aber den gesamten Datenbestand von z.Zt. ca. 350 Mitgliedern manuell durchforsten. Diese Arbeit würde ich machen, wenn es in JVerein daneben nicht folgendes Problem gäbe: ich habe nur einen Mailaccount in JVerein d.h. alle Mails werden unter diesem Account versendet. Der Sportwart möchte aber gerne Rundmails mit seinem Account versenden (da Mitglieder trotz Hinweis in den Mails einfach auf Antwort drücken). Einziger (unpraktikabler) workaround: vor Versenden einer Mail den Mailaccount in JVerein ändern.

Da wir postalische Mailings nur einmal jährlich zur Mitgliederversammlung machen und dann auch nur an diejenigen, die keine Mailadresse haben, löse ich das Problem manuell d.h. bei den ca. 40 Mitgliedern ohne Mailadresse lösche ich Duplikate, übrig bleiben noch ca. 15 Adressen. Nicht schön, aber für mich handhabbar!

Gruß

Wolfgang
RuderMarkus
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von RuderMarkus »

Hallo Wolfgang,

Ja das ist sehr ähnlich. Bei Mails ist es aber relativ einfach machbar:
Export der Adressen als CSV > öffnen in Excel und nur die Spalte Mails stehenlassen, Rest löschen > die “Duplikate entfernen” Funktion sollte jetzt jede Mailadresse nur einmal haben.
Die kann der Versender dann mit seinem Mailprogramm direkt aus seiner Mailbox verschicken (bcc natürlich) und bekommt dann die Antworten auch direkt.

Das Problem mit nur einem Mailaccount habe ich jetzt auch :-) versuchen es aber erstmal so dass Admin und Kassenwart das gleiche Postfach nutzen und jeder sich seine Themen raussucht.
wpein2m
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von wpein2m »

Hallo Markus,
Mails außerhalb von JVerein zu versenden, ist m.E. ein Workaround nach dem Motto "rückwärts durch die Brust geschossen". Natürlich kann man es so machen, aber wozu habe ich dann ein Mailprogramm in JVerein? Abgesehen davon ist es je nach Mailprogramm (ich nutze Windows Live Mail) auch nicht trivial eine Excel-Liste in eine Mailverteilerliste umzuwandeln / zu importieren (in Live Mail war das echt aufwändig!).

Diesen Weg würde ich nur dann gehen wollen, wenn die Mailfunktion in JVerein generell nicht mehr benutzt wird. Andererseits ist das ja gerade der Vorteil, dass ich direkt aus JVerein heraus Mails bequem versenden kann. Die ideale Lösung sieht m.E. so aus, dass man mehrere Mailaccounts in JVerein definieren kann, beim Versenden den gewünschten Absender angibt und außerdem beim Versenden die Empfänger "genauer" selektieren kann als nur aktiv/inaktiv oder "Eigenschaft" sondern z.B. auch nach Alter, Beitragsgruppen und ähnlichem (im Prinzip nach allen sinnvollen Mitglieder-Attributen). Zumindest würde das die Anwendungsfälle in unserem Club abdecken!

Aktuell nutzen wir JVerein-Mail nur für Rundmails an alle Mitglieder oder an einzelne ausgewählte Mitglieder (Aufnahmebestätigung, Kündigungsbestätigung usw.). Andere Gruppen wie Kinder/Jugendliche, Mannschaftsführer usw. werden über private Verteiler der jeweiligen Verantwortlichen realisiert. Die holen sich die Mailadressen aus JVerein heraus oder (ganz schlecht!!) führen ihre eigenen Verteiler mit teils anderen Mailadressen als in JVerein (etliche Mitglieder haben diverse Mailadressen).

Gruß

Wolfgang
RuderMarkus
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von RuderMarkus »

Hallo Wolfgang,

ich würde aus dem Extrakt keine Mailverteilerliste basteln, sondern die Mails einfach in das bcc-Feld kopieren. Dann ist der Verteiler auch immer aktuell und muss nicht separat gepflegt werden. Je nach Mailer mag dann noch ein Trenner (Komma, Semikolon, etc.) notwendig sein, aber auch den kann man fix ergänzen. Mit Thunderbird kann ich einfach die Spalte aus Excel einfügen.

Heiner schreibt in der Doku explizit, dass der Mailer nur ein einfaches Programm ist. Aus meiner Sicht ist dieser sehr hilfreich, um eben mit zwei Klicks Aufnahmebestätigungen, Rechnungen, Adressabfragen, Sepa-Notifications etc. zu verschicken.

Für alles andere müssen dann eben andere Tools genutzt werden. Die Adresslisten können dafür natürlich aus Jverein gezogen werden. Dafür kannst Du Dir ja diverseste Kriterien überlegen und über Zusatzfelder pflegen. Aber: Willst du dann wirklich für jeden, der gerne einen Newsletter hätte die Kriterien pflegen und nachhalten?
Ich würde auch nicht jedem Zugriff auf JVerein geben, weil man dort dann alles machen kann (ohne schreibrechte kein Mailversand).

Mit Deiner Anforderung sind dann also auch ein granulareres Berechtigungskonzept, ein mächtiger Mailclient, Multiuser-Nutzung, Mehrere Mailadressen je Empfänger, Transaktionskontrollen etc. erforderlich und zu implementieren.

Bei allem muss zudem die DSGVO beachtet werden, d.h. ihr müsst darüber informieren, wofür ihr die Mailadresse benutzt. Wenn ihr sagt, dass ihr die für Newsletter und administrative Mails nutzen wollt ist alles gut. Aber dann ist es genau die eine Mailadresse je Mitglied.

Was ist so schlecht, wenn jeder seine eigenen Mailadressen pflegt? Jedes Mitglied rückt freiwillig seine Mailadresse raus für den Verteiler den der Gruppenleiter pflegt und kann auch sagen: ich will nicht mehr. Nach Datenschutz alles i.O. Problematisch sind die technischen Schutzmaßnahmen, die getroffen werden müssen. Wenn die Mailverteiler dem Verein zugerechnet werden, würde ich jedem Trainer einen Vereinsaccount über einen Website-Provider bereitstellen, mit dem sie ihre Listen pflegen können, versenden können etc. Mit dem Provider wird ein ADV Vertrag geschlossen und Du bist wieder sauber. In jedem Fall hast du damit nix zu schaffen. Wenn die Mailadresse, die Du für die Verwaltung hast nicht mehr genutzt wird, kannst du immer noch fragen, ob jemand eine aktuelle Mailadresse hat oder per Post oder Telefon beim Mitglied direkt nachfragen.

Möglichkeit 2: Ein "Mailing-Beauftragter" im Verein pflegt die Kriterien und verschickt die Mails per Thunderbird von einer Vereinsadresse
Möglichkeit 3: Für Mailinglisten gibt es diverse Tools zum selbsthosten oder über Anbieter (z.B. Mailchimp), bei denen man Verteilerlisten anlegen kann in die sich die interessieren ein- und austragen können und mit denen Newsletter dann verschickt werden.


Gruß
Markus
wpein2m
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von wpein2m »

Hallo Markus,
vielen Dank für Deine interessanten Ausführungen.

Vielleicht muss ich tatsächlich mal meine "Philosophie" bzgl. der Kommunikation mit den Mitgliedern überdenken.
Mit dem Wechsel vom alten zum neuen System (JVerein) habe ich eventuell "zu viel" gewollt.

Da ich seit kurzem auch Thunderbird benutze (mit Live Mail hatte ich Probleme) muss ich das mit dem Einfügen einer Excel-Spalte noch einmal ausprobieren. Eventuell hat diese Methode einen Vorteil: wenn in der kopierten Liste ein Empfänger doppelt vorkommt, dann wird die Mail trotzdem nur einmal versendet. Ich könnte also allen Mitgliedern einer Familien mit nur einer Mailadresse trotzdem die gleiche Mailadresse geben ohne dass diese Rundmails mehrfach erhalten (so war es auch beim alten System - eine Mail an viele Empfänger). Und ich würde mir das Pflegen von Eigenschaftsfeldern ersparen!

Nachteil: da jetzt aber nur eine Mail mit x Empfängern versendet wird kann es sein, dass manche Provider die Mail wegen zu vieler Empfänger (Spamschutz??) ablehnen (bei unserem Provider ging es aber mit dem alten System und über 300 Empfängern!!). Außerdem kann ich so keine personalisierten Mails versenden - das geht ja wohl nur innerhalb von JVerein mit den $-Variablen.

Ich werde mir das noch einmal überlegen bzw. die nächste Rundmail testhalber mit der "externen" Methode durchführen!

Vielleicht fahre ich danach auch 2-gleisig: JVerein für individuelle Kommunikation, Mailprogramm mit aus JVerein extrahierten Empfängern für alle Arten von Rundmail (alles was selektierbar ist z.B. Alter oder Beitragsgruppe). Bleiben noch "sonstige" Gruppen wie Mannschaftsführer - das kann ich in JVerein, wenn gewünscht, m.E. nur über ein Eigenschaftsfeld abbilden!

Wolfgang
RuderMarkus
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von RuderMarkus »

Hallo Wolfgang, ich denke zweigleisig wie von dir beschrieben wirst du am besten fahren.
Ich kann bei unserem Websiteprovider glaube ich einstellen wieviele Mails er beim Versand als ok durchgehen lässt. Evtl kann man in Thunderbird auch die Versandgeschwindigkeit einstellen.

Viel Erfolg!

Gruß Markus
wpein2m
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Re: Zusammenfassen von Adressen

Beitrag von wpein2m »

Hallo Markus,
wir sind bei 1&1 und dort kann man max. 200 Empfänger angeben. Aber es gibt wohl Thunderbird Add-Ons, die eine längere Empfängerliste "partitionieren" z.B. in mehrmals 200 Empfänger oder in Einzelmails umwandeln. Einzelmails helfen mir nicht, weil ich dann wieder doppelte Mails habe (dann kann man auch bei JVerein-Mail bleiben). Ich werde mal das Aufteilen testen. Wenn dann unter Bcc mehrere identische Adressen enthalten sind, dann wird die Mail trotzdem nur einmal versendet (anders als wenn die Mails einzeln versendet werden).
Das mit dem Cut&Paste aus Excel hat super funktioniert, der Aufwand ist m.E. vertretbar, so oft werden ja keine Rundmails versendet.

Gruß

Wolfgang
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