Unsinnige Abbuchungsläufe erzeugen falsche Ist Buchungen

[GunterKramp]

Hallo zusammen,

ich habe die Vereinsverwaltung mit JVerein von jemanden übernommen der mit dem Programm einfach nicht klar kam.
Die ca. 300 Mitglieder des Vereins sind korrekt eingegeben. Alle haben individuelle Beiträge (Festlegung nach Selbsteinschätzung).
Diese sind auch korrekt eingegeben.
Nun hat mein Vorgänger aber ca. 50 Abbuchungsläufe gestartet um zu versuchen per Hibiscus Geld von den Mitgliedern einzuziehen.
Einen Teil davon hat er auch wieder gelöscht, ca. 30 Stück (für ein Jahr!) sehe ich noch.
Etliche Mitgliedskonten weisen nun mehrere Ist-Buchungen aus, also z.B. bei Soll 50€ gibt es 3x50€ Ist aus drei Abrechnungsläufen, von denen maximal einer zu realen Abbuchungen und somit echten Zahlungseingängen geführt hat.

Wie finde ich raus welche Abbuchungsläufe real einen Zahlungseingang bewirkt haben ?
Es müsste ja dann für den Abrechungslauf eine Buchung nach dem Muster KREF+hbci4java-2014-08-07T1
3:06:47:0372 geben ?

Ist da die Nummer des Abrechnungslaufes drin versteckt ?

Und wie werde ich Abbuchungsläufe die nicht sinnvoll waren wieder los ? Kann ich die einfach löschen und werden dann die unsinnigen Ist und Gegenbuchungen gelöscht ?

Testweise habe ich mal die ganzen Gegenbuchungen und Buchungen mit KREF+hbci4java... in eine Buchungsklasse gesteckt.
Deren Saldo ist nicht 0, das heißt da muss irgendwas nicht stimmen, denn die werden doch immer zusammen erzeugt ?
Oder habe ich da was nicht kapiert ? Ist das nur ausgeglichen wenn es keine nicht ausgeführten Abbuchungen gibt ?

Danke für jede Hilfe, so geht das nicht die Zahlungen der Mitglieder zu veranlassen.

Gunter

[Frederic]

Hallo Gunter,

ich fasse das nochmal zusammen, überprüfe bitte, ob ich das richtig verstanden habe: die Beiträge wurden per Lastschrift (vermutlich Sammellastschrift) von den Mitgliedern eingezogen, und diese Lastschriften wurden von JVerein mittels Abrechnungsläufen erstellt. Daneben gibt es aber noch etliche weitere Abrechnungsläufe in JVerein, die nicht an die Bank gegeben wurden, jedoch leider auch nicht gelöscht wurden?

Dann bist Du sicher auf dem richtigen Pfad. Du müsstest herausfinden, welche Abrechnungsläufe die "richtigen" waren, also tatsächlich für Lastschriften genutzt wurden. Alle anderen musst Du löschen, damit verschwinden dann auch die zugehörigen Soll- und Ist-Buchungen.

Wie wurden die Lastschrift denn an die Bank übertragen? Ist das ein HBCI-Konto, das mit Hibiscus verwaltet wird? Oder wurden aus JVerein die SEPA-Dateien exportiert und z. B. über das Webinterface der Bank hochgeladen?

Hast Du Zugriff auf das Bankkonto und auch die Kontoauszüge aus der fraglichen Zeit? Die JVerein-Nummer der Abrechnung findest Du dort meines Wissens leider nicht. Aber in JVerein findest Du unter Jameica/JVerein/Abrechnung/Abrechnungslauf eine komplette Liste aller (nicht gelöschten) Abrechnungsläufe. Da siehst Du schon mal das Erstellungsdatum der Abrechnung sowie die Fälligkeitsdaten für Erst- und Folgelastschriften. Mit rechter Maustaste und "Bearbeiten" bekommst Du auch noch die Anzahl der Lastschriften und deren Gesamtsumme. Damit eigentlich eine Zuordnung zu den Kontoauszügen möglich sein. Die auf den Kontoauszügen getrennt auftauchenden Sammler Erst- und Folgelastschriften musst Du dafür natürlich zusammenzählen.

Wenn natürlich bei zwei Abrechnungsläufen alles identisch ist (am gleichen Tag mit gleichem Inhalt erzeugt), kannst Du die nicht unterscheiden. Aber dann ist es ja eigentlich auch egal, welchen der beiden Du löschst.

Bei meiner Bank sehe ich in den Kontoumsätzen für eine Sammellastschrift natürlich den Betrag und das Fälligkeitsdatum, im Verwendungszweck aber auch das Einreichedatum und die Anzahl der Lastschriften. Außerdem bekomme ich im Feld KREF noch die Referenz (Payment-Information ID). Bevor ich eine Sammellastschrift an die Bank gebe, trage ich da immer von Hand etwas ein, womit ich den Sammler eindeutig identifizieren kann (Zweck des Einzugs, Jahr und Monat sowie Erst- oder Folgelastschriften). Eher unwahrscheinlich, dass Dein Vorgänger das gemacht hat - aber vielleicht findest Du das auch eine nützliche Idee für Deine eigenen zukünftigen Sammler.

Eine wichtige Frage wäre natürlich, ob zusätzlich zu den Abrechnungsläufen schon irgendwelche Buchungen "von Hand" gemacht wurden, also beispielsweise Rücklastschriften oder Zahlungen per Überweisung verbucht wurden. Nicht dass Dir die versehentlich verloren gehen.

Viele Grüße,
Frederic.

[GunterKramp]

Vielen Dank Frederic,

das hilft mir schon ein wenig zu wissen, dass ich da nicht völlig falsch liege.

Wie wurden die Lastschrift denn an die Bank übertragen? Ist das ein HBCI-Konto, das mit Hibiscus verwaltet wird? Oder wurden aus JVerein die SEPA-Dateien exportiert und z. B. über das Webinterface der Bank hochgeladen?

Es ist ein HBCI Konto das mit Hibiscus verwaltet wird. Da mein Vorgänger keine zusätzlichen Infos irgendwelcher Art hinzugefügt hat sehen die Kontobuchungen eben wie oben gesagt analog zu KREF+hbci4java-2014-08-07T1 3:06:47:0372 aus.

Möglicherweise sollte ich im Hibiscus Forum mal fragen wie die entstehen, es ist mir aber auch nicht klar ob und wenn ja welche Infos zum Abrechungslauf von JVerein an Hibiscus übermittelt werden.
Vielleicht kann mir da noch wer weiterhelfen ??

Ansonsten hilft mir nur suchen anhand Beträgen und Daten, das ist dann wohl nicht zu vermeiden...

Herzliche Grüße
Gunter