Abrechnungslauf mit Sammellastschrift korrigieren

[BobbelF]

Liebe JVerein-Experten,

mir ist noch nicht klar, wie ich einen Abrechnungslauf mit Sammellastschrift korrekt und geschickt korrigiere.

Use case: der Abrechnungslauf für den Jahresbeitrag ist gelaufen, die Pre-Notification verschickt. Dadurch ist in JVerein/Hibiscus folgendes passiert:

1. in der Buchführung wurde je Mitglied eine Buchung für den Mitgliedsbeitrag erstellt, diese ist als Istbuchung im Mitgliedskonto eingetragen
2. für die Gesamtsumme wurde eine Gegenbuchung erstellt
3. bei den Mitgliedern wurde eine Sollbuchung erzeugt
4. es wurde ein Abrechnungslauf über die Gesamtsumme erstellt
5. in Hibiscus wurde eine Sammelbuchung erzeugt

Als Rückmeldung auf die Pre-Notification bekomme ich z.B. die Mitteilung, dass sich

1. eine Bankverbindung geändert hat
2. ein Betrag geändert werden soll (wir arbeiten mit freiwilligen und individuellen Beiträgen)
3. ein Mandat zurückgezogen wird

Wie gehe ich am Besten mit diesen Fällen um? Für (a) habe ich im Forum eine Antwort von Heiner gefunden, für (b) und (c) habe ich eine vage Vorstellung, die mir aber nicht sonderlich elegant erscheint.

a) Bankverbindung geändert

• in Hibiscus die Sammellastschrift öffnen, darin die Buchung öffnen, und darin die Bankverbindung korrigieren
• in der Mitgliederverwaltung von JVerein die Bankverbindung ebenfalls korrigieren

b) Betrag geändert

• in Hibiscus die Sammellastschrift öffnen, darin die Buchung öffnen, und darin den Betrag korrigieren
• in der Mitgliederverwaltung von JVerein den individuellen Beitrag korrigieren
• ebenda den Betrag der Sollbuchung ändern
• in der Buchführung von JVerein die Beträge der zugehörigen Buchung und der Gegenbuchung korrigieren

Um auch den Anforderungen der Bank gerecht zu werden, benötigen wir natürlich auch ein neues Mandat des Mitglieds mit dem geänderten Beitrag.

c) Mandat zurückgezogen

• in Hibiscus die Sammellastschrift öffnen, darin die Buchung löschen
• in der Mitgliederverwaltung von JVerein das Mandat deaktivieren
• ebenda die Istbuchung vom Mitgliedskonto trennen
• ... und die Sollbuchung löschen (wenn mit dem Entzug des Mandats gleichzeitig der individuelle Beitrag auf 0 gesetzt wurde)
• in der Buchführung von JVerein die zugehörigen Buchung löschen
• ...und den Gesamtbetrag der Gegenbuchung korrigieren

Fragen

• wenn ich (b) und (c) wie beschrieben handhabe, wird der Abrechnungslauf nicht angepasst. Ist das korrekt?
• fehlt etwas?
• geht es eleganter?

Vielen Dank schon mal an alle, die bis hierher gelesen haben. Und ganz herzlichen Dank an Heiner für die viele Arbeit (und das Herzblut), dass er in JVerein steckt.

Lars

[heiner]

Hallo Lars,

die Aufgabe der Prenotification ist nicht, den Zahlungspflichtigen daran zu erinnern, dass er Änderungen der Bankverbindung oder ggfls. Fehler in der Beitragsberechnung bekannt gibt. Sie dient der Information über anstehende Lastschriften.

Wenn sich z. B. die Bankverbindung ändert ergibt sich daraus ein neues Mandat. Damit verbunden ist wieder eine FRST-Lastschrift mit anderen Fristen. Theoretisch könntest du das natürlich alles in Hibiscus irgendwie ändern. Allerdings bekommt JVerein das dann nicht mit und wird bei der nächsten Lastschrift wieder eine FRST-Lastschrift erzeugen.

Das Mandat kann auch nicht nach einer Prenotification zurückgezogen werden. Das muss alles vorher erledigt werden.

Mein Tip: Lass die Finger davon und die Lastschrift durchlaufen. Schicke ggfls. eine Pre-Prenotification (wie auch immer du die erstellst )

Heiner

[kugelblitz]

Hallo Lars,

es gibt noch eine andere Möglichkeit: Abrechnungslauf löschen, damit werden alle abhängigen Buchungen einschlieslich Hibiscus gelöscht! Danach Mitgliedsdaten bereinigen und neuen Abrechnungslauf durchführen!!

Gruß Manfred

[heiner]

Und danach noch einmal Prenotifications versenden. Die Fälligkeiten haben sich ja verändert. Evtl. lässt dann noch jemand die Lastschrift zurückgehen, da es ja schon eine andere Prenotification gab nach der abgebucht werden kann.

Heiner

[BobbelF]

Hallo Heiner, hallo Manfred,

vielen Dank für die Antworten! Das Löschen des Abrechnungslaufes scheint mir praktikabel zu sein, zumal die Fristen beim zweiten Lauf ja nicht anders sein müssen, wenn ich genug Vorlauf eingeplant habe - so weit die Theorie

Die Rückmeldungen einfach ignorieren erzeugt wahrscheinlich mittelfristig mehr Aufwand, wenn die Mitglieder (ob berechtigt oder nicht) die Buchung zurückgehen lassen. Dann müssen wir entweder die Kosten tragen oder lange diskutieren, warum die Rückbuchung nicht berechtigt war.

Lars

[kugelblitz]

Hallo Lars,

meine Antwort war, vor neuem Abrechnungslauf die Änderungen die Du zurückbekommen hast, bei Deinen Mitglieder einarbeiten!!!!

Gruß Manfred

[BobbelF]

Hallo Manfred,

danke, das hatte ich auch so verstanden, aber in meiner Antwort nicht klar ausgedrückt. Zumindest glaube ich, es verstanden zu haben

Was ich übersehen hatte: EIne Änderung der Bankverbindung oder des Betrags ist, wie Heiner richtig angemerkt hat, mit der Erteilung eines neuen Mandats verknüpft, so dass für dieses Mitglied eine neue Pre-Notification verschickt werden muss. Für alle unveränderten Lastschriften müsste man aber keine neue Pre-Notification verschicken, wenn sich die Fristen nicht geändert haben. Wenn ich mich nicht irre, unterstützt JVerein kein selektives Versenden der Pre-Notifications aus einem Abrechnungslauf, also muss man für die neuen Mandate wohl "von Hand" eine Pre-Notification erstellen und verschicken. Dafür ist der Fall (c) ganz einfach mit dem Löschen des Abrechnungslaufs, dem Löschen des Mandats und einem neuen Abrechnungslauf (mit gleichen Fristen wie der erste) erledigt.

Lars

[heiner]

Wenn du den Abrechnungslauf löscht, musst du ihn neu laufen lassen. Damit ergeben sich u. U. auch andere Fristen.

Heiner