Mitgliederkonten-Abgleich

[BigBoxDriver]

OK, vielleicht bin ich auch einfach nicht clever genug,
vielleicht mach ich auch was einfach zu kompliziert ...... hier mal der Case, und die Bitte um Hilfestellungen.

* Wir sind ein "OpenLab", sprich eine Maker-Hacker-Sonstwas "Bude" äh ... Verein. Sogar gemeinnützig
* Mitglieder haben wir, eine Mitgliederbeitrags-Struktur auch.

- Sämtliche Mitglieder sind in JVerein eingepflegt und mit einem Mitgliedsbeitrag hinterlegt

Jetzt ist, bedingt durch die etwas unorthodoxe Struktur folgende Zahlungsweise(n) für den Mitgliederbeitrag möglich
- Bar (bäh ......)
- Überweisung (Exakt den Betrag des Mitglieder-"Typs", aber auch Mehr (=Spende) oder Weniger (=verbleibende Zahllast) ...
- Lastschrift

Bar wird i.d.R. dadurch 'abgewickelt', das einer der Vorstände das Geld entgegennimmt und dann die Überweisung auf's Vereinskonto ausführt, mit einem entsprechenden Vermerk im Betreff
- Zahlungstermine gibt es so direkt keine fixierten, Monatlich bzw. Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich ... gar nicht .... Dynamisch halt.

Als Finanzer hab ich jetzt das Problem, den Überblick über den realen "Zahlungsstatus" jedes Mitglieds zu behalten. Aktuell behelf ich mir mit einem Excel-File, in das ich jeden Monat alle Mitglieder ( > 70 mittlerweile) "abgleiche" mit dem, was so im Monat eingegangen ist

So, das war der aktuelle Status
Ich hab jetzt JVerein ja eingerichtet, der Abgleich mit dem Bank-Konto (Sync) funktioniert auch wunderbar. Nur habe ich noch keinen wirklichen Weg gefunden, AUTOMATISCH einen "Abgleichs-Lauf" zu starten, um jede eingegangene Zahlung einem Mitgliederkonto zuzuweisen.

Natürlich kann ich jede Buchung anfassen, und EINZELN dem Mitglied zuweisen. Basierend auf den clicks/Strecken im Menü ist das aber langsamer, als die Buchungen zu nehmen und via Hand "mein" Excelfile abzugleichen. Und das kann's ja dann doch nicht sein.

a) Hab ich eine Möglichkeit übersehen, automatisiert einen solchen "Abgleichs-Lauf" für die ganzen neuen Buchungen durchzuführen?
b) Gibt's eine elegante Möglichkeit, diesen Abgleich durchzuführen?

Ich glaube, ggf. wäre das ein Feature, das, wenn es einfach zu bedienen ist, auch noch für andere "chaotische" Vereine ein Killerfeature wäre ...

für Ideen / Tips / Hinweise dankbar

BigBoxDriver

[DIG]

Natürlich kann ich jede Buchung anfassen, und EINZELN dem Mitglied zuweisen. Basierend auf den clicks/Strecken im Menü ist das aber langsamer, als die Buchungen zu nehmen und via Hand "mein" Excelfile abzugleichen. Und das kann's ja dann doch nicht sein.

Jeder Buchung einzeln anzufassen ist genau der Weg - wobei: In der Buchungsliste gibt es auch den "Rechtsklick", sprich ein Kontextmenü...
Und bei 70 Mitgliedern werden das auch auch keine 7000 Klicks p.a. sein.

Nur habe ich noch keinen wirklichen Weg gefunden, AUTOMATISCH einen "Abgleichs-Lauf" zu starten, um jede eingegangene Zahlung einem Mitgliederkonto zuzuweisen.

Eine Automatik dafür gibt es bislang nicht - und die dürfte auch arg schwierig zu realiseren sein.
Nur wenn die Mitglieder bei der Überweisung alle brav und idealerweise an einer fest vereinbarten Stelle im Verwendungszweck (oder in der SEPA-End-to-End-Referenz) ihre Mitgliedsnummer angäben, wäre das sinnvoll denkbar. Ansonsten würde bei jeder fehlenden Mitgliedsnummer, Namensgleichheit, Kontoinhaber<>Mitglied oder Umlautungenauigkeit die Automatik genauso versagen wie bei Zahlung für mehrere Mitglieder in einer Überweisung. Im Ergebnis hast Du stets eine Anzahl nicht zuordbarer Zahlungen oder/und möglicherweise Zuordnungen zum falschen Mitgliedskonto.

Im Übrigen würde eine Automatik entweder zunächst immer erst die ältestesten Posten ausgleichen - es sei denn die Mitglieder würden auch den Abrechnungslaufnamen im Verwendungszweck stets sauber angeben - und Überzahlungen würden erst danach als Spende verbucht werden. Mag sein dass Du das für akademisch hälst, aber Beitragsrückstände (oder Rückbuchungen) kommen nun mal leider vor und können durchaus auch mal strittig sein.

Wenn einzelne Mitglieder eigentlich immer zuviel überweisen (also regelmäßig spenden), dann würde ich das zudem über einen individuellen Beitrag lösen.

Viele Grüße,
Carsten

[BigBoxDriver]

Carsten,

danke schon mal für die Antwort. Sagt mir zumindest, daß ich nicht zu blöd bin um die Funktion zu finden, sondern daß ich eher zu hohe Ansprüche habe.

Aber wie's trotzdem gehen könnte: (laß uns das nur mal durchspielen)

Eingangsbuchungen ..... (Also Zahlungen, den Auszahlungen haben sicherlich eher was mit Ausgaben zu tun als mit Mitgliedsbeitrags-Eingängen)

* Dort sämtliche Buchungen mit Zahlungseingängen in eine Zwischentabelle nehmen
* Zuweisen eines Mitglieds (ggf. Vorschlag über Kontobesitzer zu Mitgliedsnamen) zu dieser Buchung
*** Wenn eine Zuweisung gemacht wurde, diese als "Vorschlag" bzw. Parameter/Setting abspeichern, so daß das nächste Mal dieser Zahlungseingang automatisch "erkannt" und dem richtigen Konto (=Mitglied) zugewiesen wird.
***** Irgendwo dann noch eine Editiermöglichkeit (ggf. wirklich als CFG ASCII ablegen, dokumentiert) um diese Zuordnung im Bedarfsfall lösen zu können
* Vorschlagsliste der Zuweisungen (anzeigen, ggf. diesen Schritt über Parameter abschaltbar machen)
* Y/N Bestätigung auf einzel-zeilen-ebene oder/und auf Gesamtliste: Yes --> Zuordnung buchen
* Zuordnung der Buchungen zu den Mitgliedskonten.

Das würde das händische Auswählen /Aussuchen eines Mitglieds für unbekannte Buchungen/Zahlungseingänge "nur" auf die 'neuen', sprich noch nicht eingepflegten Mitglieder und sonstige Sonderfälle (Wo Geld auf dem Konto reinkommt und kein Mitglied dahintersteht o.ä.) reduzieren. Bei 2-5 neuen Mitgliedern pro Monat etwas, was soweit erheblich Arbeitsvereinfachend wäre.

Aufwand hierfür: Tja ..... da ist jetzt die Frage, wer kann so was abschätzen?

Das Thema mit den Spenden bzw. über/unterzahlungen auf den Mitgliedskonten: Das wäre ja ein 'normales' Reporting-Thema, das hab ich schon gesehen das das jVerein soweit super macht ...

Was müßte ich denn als "Bounty" ausloben, um diese o.g. Funktion 'so' realisieren zu lassen? Gerne Vorschlag via PM .... Ich glaube, da gibt's noch den einen oder anderen Verein der diese "Halb-"Automatik begrüßen würde, da er auch ähnlich 'chaotisch' unterwegs ist ....

grüße

peb

[BigBoxDriver]

Hallo,

ich mal wieder. Wollte nur mal, da ja Sommer-/Semesterferien anstehen nachfassen: Keiner Interesse daran, diese geschilderte Funktion zu integrieren?

Über die "Bounty" können wir uns ja unterhalten

[BigBoxDriver]

Na, scheint uninteressant für andere zu sein. Warum?

grüße

peb

[ansgar.machalicky]

Doch, das fände ich auch interessant.

Ich bin noch dabei, mich einzuarbeiten und denke beinahe, dass ich auch ohne ein solches Feature klarkommen werde (unser Verein hat ungefähr 40 MItglieder), aber ich habe genau nach dem Knopf gesucht, mit dem ich die Umsätze vom Girokonto den Mitgliedskonten zuordnen kann. Bequemer wäre das natürlich schon....

Aber auch, wenn das nix wird: Großer Dank an Heiner und alle, die mitentwickeln!

Grüße,
Ansgar

[KickerCrewBonn_eV]

Ich hänge mich auch mal an die Interessenten- und Bountybieterliste an

Ich ziehe gerade von einer selbst programmierten Eigenlösung um, und das ist eines von zwei Features, die ich durchaus noch bei JVerein begrüßen würde. Wir hatten auch:

• - eine Zuordnungstabelle von Bankkonto zu Mitgliedern
  - beim Import von Zahlungseingängen eine Vorschlagsfunktion, mit der 90% der Fälle abgedeckt sind

Also wenn da jemand weiterentwickeln möchte (kann leider kein Java, sonst würde ich selbst mal reinschauen)...

VG Alex