GoBD für Vereine

[Helferverein]

Guten Abend in die Runde,

wie seht Ihr das Thema GoBD und JVerein?

Ich möchte Heiner und dem restlichen Team ein dickes Dankeschön hinterlassen. Was im Programm bisher geboten wird ist super und erleichtert die Arbeit ungemein. Zusätzlich dankt es die Vereinskasse mit keinen Kosten mal von regelmäßigen Spenden abgesehen.

Wenn ich das alles richtig bewerte ist das System gut bis auf ein paar Dinge. Es fehlt der Tag der Buchung, ich als nicht Programmierer würde denken kleines Problem. Was ich mir jedoch komplexer vorstelle ist das eine Buchung nicht mehr änderbar sein darf.
Ist hier etwas in Planung?
Wie sehen das meine Kollegen Schatzmeister?

Viele Grüße aus Siegburg

Ralf Schulz

[heiner]

Hallo Ralf,

ehrlich gesagt, höre ich heute erstmalig etwas von GoDB. Bei Wikipedia habe ich folgenden Artikel (auszugsweise wiedergegeben) gefunden:

Besonders wichtig sind die GoBD für die elektronische Aufzeichnung der Barerlöse, die oftmals nicht vollständig aufgezeichnet oder nachträglich mit Manipulationssoftware verändert werden. Umfassende Regelungen zum Internen Kontrollsystem und der Verfahrensdokumentation sind zu beachten. Der Unternehmer bleibt nach den GoBD verantwortlich, auch wenn er die Datenverarbeitung auslagert oder einen Dienstleister wie den Steuerberater einschaltet. Die GoBD gelten auch im Bereich der Bareinnahmen nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxometern. Sie gelten nicht für manuelle Kassenführung wie z. B. die offene Ladenkasse.

Das sehe ich nicht als Aufgabe von JVerein an. Es gibt zwar die Möglichkeit, Belege digital in JVerein abzulegen, aber die geforderten Anforderungen werden bei weitem nicht erfüllt. Neben den Anforderungen an die Software selber, gibt es auch noch Anforderungen an die Organisation des Softwarebetriebes.

Hat schon mal jemand geprüft, ob diese GoDB-Regelungen auch für Vereine gelten? In den gefundenen Unterlagen wird immer von Unternehmen gesprochen.

[DIG]

Hallo Ralf, lieber Heiner,

die neuen GoBD lösen in aktualiesierter Form vorangegangenes ab (GoBS und GDPdU).

Neu sind vor allem drei Dinge

1. Im Gegensatz zu den bisherigen GoB/GoBS, die v.a. buchführungspflichtige Unternehmen und andere Bilanzierende adressierten, betreffen die GoBD alle, die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten unterliegen. Damit werden insbesondere auch EÜR-Rechner wie Kleinunternehmer oder eben auch Vereine und Stiftungen einbezogen.
2. Die Zulässigkeit des papierlosen Büros, d.h. das sog. ersetzenden Einscannen von steuerliche relevanten Belegen, wird grundsätzlich anerkennt solange die Anforderungen der GoBD an die digitale Speicherung gegeben sind. (Ein papierhaftes Belegarchiv ist und bleibt aber weiterhin zulässig und ausreichend, sofern es sich nicht um originär elektronische Belege handelt.)
3. Digitale Aufzeichnungs- und Archivierungspflicht von Registrier-Kassendaten (betrifft Vereine zumeist nicht).

Die GoBD sind aber kein Gesetz, d.h. ein Verstoß gegen sie ist nicht strafbewehrt o.ä..
Verstöße gegen die GoBD könnten aber, wenn zusätzlich auch weitere Unstimmigkeiten, Fehler oder andere (Gesetzes-)Verstöße vorliegen, dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsgemäß ansieht.

Oder anders ausgedrückt: Wer die GoBD erfüllt, macht formal alles richtig und ist diesbezüglich nicht "angreifbar" sondern auf der richtigen Seite.

Was heißt das für JVerein?

• Die Dokumentenverwaltung in JVerein genügt nicht den Anforderungen der GoBD an die digitale Archivierung, hierzu muss man ggf. andere Softwareprodukte einsetzen.
  Den Aufwand, die Dokumentenverwaltung in JVerein GoBD-konform zu machen, schätze ich erheblich ein. Falls daher überhaupt angedacht, dann wird das sicher nicht bald realisiert werden können.
• Die Buchungen in JVerein GoBD-konform zu machen, d.h. insbesondere Änderungen und Löschungen von erfassten Buchungen entweder zu protokollieren oder zu verbieten (statt dessen wäre dann eine Stornieren-und-ggf-neu-erfassen-Logik zu bauen), ist sicherlich nicht nur wünschenswert sondern eher sogar angeraten.
  Der Programmieraufwand hier wird ganz sicher auch nicht ohne sein. Vielleicht wäre es eine praktikable Lösung, Buchungen zunächst in einem Bearbeiten-Status zu haben und dann durch einen formalen Schritt "Buchen" in den unveränderbaren Status zu überführen (danach gehen nur noch Stornierungen und Neubuchungen).
• Eine Exportfunktion für die Buchungen im Finanzamt-Format ist sicherlich ebenso wünschenswert/angeraten, aber m.E. gegenüber dem vorigen Punkt nachrangig.

Was werde ich machen?
Da für kleine Vereine die GoBD natürlich arg heftig sind und womöglich auch teuer wären, werde ich zusehen dass meine Buchführung im Übrigen fehlerfrei und rechtskonform ist. Dann werde ich bei der digitalen Archivierung von Belegen mein Möglichstes mit "Bordmitteln" tun. So will ich eben keinerlei Anlässe zur Kritik an der Buchführung jenseits der GoBD geben, meinen guten Willen bzgl. der GoBD zeigen und mit der Verhältnismäßigkeit der Anforderungen der GoBD bzgl. der Vereinsgröße argumentieren.

Alternativen?
Softwarewechsel - will ich nicht, JVerein gefällt mir nicht nur sondern hat vor allem auch alles was wir so brauchen.
SynTAX - wäre auf Dauer vielleicht eine Möglichkeit wenn das GoBD konform ist und idealerweise auch Datenübernahme/-gabefunktionen aus JVerein und Hibiscus bekäme (die Buchungen zweimal bearbeiten müssen -in JVerein fürs Mitgliedskonto und in SynTAX fürs Finanzamt- wäre ein Rückschritt).

Viele Grüße
Carsten

Linksammlung:

• http://www.vibss.de/fileadmin/Medienabl ... ehrung.pdf
• http://www.kontolino.de/die-6-groessten ... euen-gobd/
• http://www.bundesfinanzministerium.de/C ... onFile&v=1

[jojasch]

Gibt es schon Neuigkeiten in dieser Sache?

[heiner]

Zu meinem Posting vom 5.1.2017 gibt es nichts neues. Das was da verlangt wird, kann ich nebenberuflich nicht bauen. Außerdem gibt es dann noch das Problem des direkten Datenbankzugriffs, der von vielen JVerein-Nutzern gebraucht wird.

Daher mein Tip: Vergesst die digitale Archivierung von Belegen und bewahrt Papier auf und druckt auch die Buchungslisten für das Finanzamt auf. Wer mehr haben will, soll sich SAP oder so kaufen

Heiner

[DIG]

Daher mein Tip: Vergesst die digitale Archivierung von Belegen und bewahrt Papier auf und druckt auch die Buchungslisten für das Finanzamt auf. Wer mehr haben will, soll sich SAP oder so kaufen

"Bewahrt Papier auf" ist der richtige Weg für alles was auch auf Papier reingekommen ist, z.B. für die Telefonrechnung die die Telekom als Mail schickt (also ein originär elektronischer Beleg) reicht das halt aber nicht aus => Hier ggf. Drittsoftware für die Archivieren nehmen.
Alle Ausdrucke/Listen (inkl. Buchungsjournal!) von JVerein werde ich auch nur auf Papier archivieren. Wenn das FA das will kann ich die nötigenfalls jedezeit nochmal abrufen. JVerein selber sollte (ggf. auch nach Nutzungsende) lauffähig vorgehalten werden.

Viele Grüße,
Carsten