DMS Schnittstelle

[rschmidt]

Hallo zusammen,

ich würde mir eine Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagementsystem bzw Dokumentenlenkungssystem wünschen. Klingt glaube ich im ersten Moment relativ hoch gegriffen, ist es aber glaube ich gar nicht.....

Mir schwebt dabei eine relativ simple Lösung vor:
Ich würde mir folgendes wünschen:
Es gibt in den Einstellungen eine Option, wie die Dokumentenanbindung in JVerein genutzt wird. Zum einen der Standard so wie es jetzt ist und zum anderen bekommt man die Option, die Anbindung von Links zu Dokumenten zu nutzen. Sprich die Dokumente werden nicht mehr von Jameica verwaltet sondern können frei abgelegt werden. Dabei wäre es möglich entweder eine Datei auszuwählen oder einen freidefinierbaren Pfad anzugeben.
z.B. ecoDMS arbeitet mit folgendem Aufruf: http://localhost:17003/openDoc?openmode ... port=17001. So weit ich weiß, wäre es bei bitfarm bitfarmclient.exe /docid:XXXX Wenn dieser Link aufgerufen wird, wird das Dokument aus dem Archiv gezogen und entsprechend geladen in dem Standard PDF Viewer.
Demnach sollte es entweder möglich sein, die Datei über den Browser auszuwählen oder einen Link einzukopieren.

Diese Funktion wäre überall da nutzbar, wo man entweder z.B. Mit Laufwerken arbeitet, weil man den Pfad zu der Datei direkt hinterlegen kann und die Unser nur das Laufwerk eingebunden haben müssen (Voraussetzung natürlich gleicher Buchstabe oder UNC Pfad). Das hat sogar noch den neben Effekt, das man den Zugriff auf Dokumente über Userrechte begrenzen kann.
Hier kenne ich z.B. Vereine, die mit dem Drive von all-inkl.com arbeiten.
Aber auch die Nutzer von Cloud Anwendungen (auch wenn ich persönlich kein Freund davon bin, Dokumente in der Cloud zu speichern), könnten den direkt Link zu dem Dokument so hinterlegen und müssten es nicht in Jameica speichern. Auch die Nutzer von getrennten Netzwerken hätten so eine Chance mit gemeinsamen Dokumenten zu arbeiten.

Daher wäre ich sehr Dankbar, wenn dieser Vorschlag aufgefasst werden könnte.
Leider habe ich überhaupt keine Ahnung von Java, daher sind mir da die Hände gebunden...
Aus meiner Naiven "nicht Programmierersicht", stelle ich mir das gar nicht so schwierig vor: Tabelle für Dokumente erweitern und beim klick auf anzeigen, den Pfad als com Befehl ausführen.

Es wäre schön, wenn man an allen Stellen, wo man im Moment auch schon mit Dokumenten arbeiten können diese Möglichkeit hätte.

Im Fall, das ein DMS verwendet wird, hat man den scharmanten Vorteil, das JVerein selbst nur eine Verlinkung zum Archiv beinhaltet aber die komplette Rechtssichere Archivierung passiert im DMS. So das JVerein ohne aufwendige Zertifizierung für digitale Archivierung auskommt, aber trotzdem so verwendet werden kann.

Vielen Dank schon einmal im Voraus.

Zum Schluss möchte ich noch einmal meine Beweggründe erläutern, warum ich die Archivierung, so wie Sie im Moment ist für nicht gut halte:
- Zum einen, funktioniert das ganze nur, wenn man entweder alleine Arbeitet oder in einem LAN ist (wobei, das bei mir auch schon immer gemäß der Anleitung von http://www.jverein.de/wiki/index.php?title=Dokumente gescheitert ist).
- Die Dokumente werden so wie ich das verstehe noch einmal abgespeichert. Einmal am eigentlichen Speicherort und dann noch irgendwo in Jameica
- Wer rein mit einem Verschlüsselten MySQL Zugriff arbeitet, hat auch verloren.
- Die Archivierung ist nicht Rechtssicher. Um sich den Papiermüll sparen zu können muss schon ein DMS her, das dann aber auch entsprechend angebunden werden muss.

Gerade bei uns in den Vereine versuchen wir immer schon auf Papier zu verzichten. Eine Rechnung, die z.B. beim Vorsitzendem eingeht, landet nur noch auf dem Scanner und geht ins Archiv. Wird dort ggf. noch einmal zur Freigabe hin und her geschoben zwischen Personen und landet dann beim Schatzmeister zur Überweisung. In dem Fall ich, überweise das Geld und hinterlege dann die Dokuemtennummer aus dem Archiv im Notizfeld der Buchung. Wenn man jetzt irgendwas braucht, muss man natürlich immer erst die Dokumentennummer im Archiv suchen....

Viele Grüße
René

[heiner]

Hallo René,

es gibt (zumindest nach meinem Kenntnisstand) keine allgemeine Schnittstelle zu DMS-Systemen. Ich schaffe es nicht, jedes DMS individuell anzubinden.

Heiner

[rschmidt]

Hallo Heiner,

ich glaube ich habe mich etwas unklar ausgedrückt:
Die Idee, die mir vorschwebt, ist explizit keine richtige Schnittstelle zu einem bestimmten System. Es ist lediglich die Möglichkeit, anstelle eines Dokuments über die Dokumentenverwaltung von Jameica, eine Link zu einem Dokument zu hinterlegen.
Ich stelle mir vor, dass ich wenn ich z.B. einer Buchung ein Dokument zuordne einen Link zu einer Datei hinterlegen kann. Dabei kann der Pfad z.B. wie folgt aussehen:
Datei auf einem Laufwerk: Q:\Kasse\Rechnungen\2016\RECHNUNG-20160105-232048.PDF
PDF auf einem Webspace: https://www.tu-berlin.de/fileadmin/fg38 ... ispiel.pdf
Dokument in ecoDMS: http://localhost:17003/openDoc?openmode ... port=17001
Dokument in BitFarmArchiv: gdocid:17001

Dieser "Link" würde dann einfach als Shell Befehl ausgeführt werden. Quasi eine CMD aufmachen, den Link dort einfügen und Enter drücken. Im Fall Windows, würde Windows jetzt die Datei mit dem hinterlegten Standardprogramm öffnen. Wie sich Unix verhält, wenn man wenn man ihm quasi nur eine Datei mit gibt, weiß ich leider nicht.

Mir ist kein DMS bekannt, das nicht die Funktion bietet eine Datei per Link aufzurufen.
Anbei habe ich einmal einen Screenshot beigefügt aus dem ecoDMS.
Ich würde also das Dokument einfach einmal mit einem Rechtsklick anklicken bzw. das Tastenkürzel verwenden und habe einen Link in der Zwischenablage. Diesen würde ich dann gerne als Dokument in JVerein einfügen.

Screenshot (17).png (92.45 KiB) 11338 mal betrachtet

Mit dieser Lösung wäre es sogar möglich Dokumente im GoolgeDrive oder der Dropbox zu verlinken. (Lassen wir das Thema Datenschutz mal außenvor)

Viele Grüße
René

[heiner]

Hallo René,

Dokumenten Management Systeme, die ich kenne, benötigen ein Login. Weiterhin werden dem Dokument Meta-Daten mitgegeben, damit das Dokument innerhalb des DMS gefunden werden kann, ohne die Fachapplikation zu nutzen.

Meine Idee zu dem Thema: Ich biete ein Plugin-System an, mit dem jeder die Anbindung an sein DMS realisieren kann. Dafür sind dann allerdings Java-Kenntnisse erforderlich. Wie wird diese Variante bei den JVerein-Nutzern gesehen?

Heiner

[rschmidt]

Hallo Heiner,

das wäre natürlich auch eine Denkbare Möglichkeit. Allerdings glaube ich, dass dann nur sehr wenige die Funktion nutzen würden.
Wäre es dann auch möglich Dokumente aus Laufwerken einzubinden?

Ich bin ganz bei Dir. Login am DMS ist immer zwingend erforderlich. Bei den genannten Beispielen, bzw den System, die ich kenne. Würde aber beim Aufruf des Links, entweder der Client sich öffnen und ein Login verlangen, bevor er startet oder wie z.B: bei eco läuft der Client im Hintergrund und speicher die Anmelde Daten. Bzw. Sollte es um eine Webgui gehen, dann öffnen sich natürlich vor dem Anzeigen des Dokument die Login Maske.

Hierbei kann ich Dir leider nicht ganz folgen:

Weiterhin werden dem Dokument Meta-Daten mitgegeben, damit das Dokument innerhalb des DMS gefunden werden kann, ohne die Fachapplikation zu nutzen.

So wie ich es kenne, reicht es, wenn die DocID (Eindeutige Kennung des Dokument im DMS) im Link angegeben ist.
Somit würde ja keine weiteren Angaben nötig sein.
Auch würde z.B. bei Bitfram oder Office-n-PDF dann ja sich das Dokument nicht im Standard PDF Viewer öffnen sonder in der Anzeige des DMS Clients. Bei ecoDMS würde er die lokal gespeicherten Anmeldedaten verwenden und das Dokument als PDF direkt öffnen.
Hier noch einmal die Beispiele.

Code: Alles auswählen

http://localhost:17003/openDoc?openmode=1&docid=1812&archive=1&host=192.168.159.86&port=17001

Da wäre die Eindeutige Kennung des Dokuments 1812

Code: Alles auswählen

gdocid:17001

Hier die wäre es die 17001
BitFarm gibt sogar dieses Vorgehen als Empfehlung zum Aufruf über externe Anwendungen heraus.

Viele Grüße
René

[heiner]

So wie ich es kenne, reicht es, wenn die DocID (Eindeutige Kennung des Dokument im DMS) im Link angegeben ist.
Somit würde ja keine weiteren Angaben nötig sein.

Ich kenne es eben anders. Es wird dem Dokument z. B. der Typ (Rechnung, ....), der Name der betreffenden Person, ggfls. ein Betrag ... mitgegeben.

Z. B. https://www.d-velop.de/loesungen/dokumentenmanagement/

Heiner

[rschmidt]

Hallo Heiner,

Ich glaube wir haben uns missverstanden.
In meiner Argumentation und in meinen Beispielen, gehe ich davon aus, das der Beleg z.B. Über einen Scan Imput, Upload im DMS Client, etc. Schon im Archiv ist. Ich habe also einen Beleg im Archiv und möchte JVerein nur noch sagen, wo der Beleg ist.
In meinem Beispiel würde es so laufen, es kommt eine Rechnung oder z.B. Ein Mitgliedsantrag bei einem Vorstandsmitglied an. Dieser Beleg wird von dem Jenigem gescannt, der den Beleg erhält. Der Belg landet jetzt im Archiv und wird z.B. Als Rechnung gekennzeichnet. Status wäre noch offen. Jetzt prüft jemand den Beleg und sagt Status ist geprüft. Dann gehe ich als Schatzmeister hin und überweise die Rechnung aus Hibiscus und anschließend klassifiziere ich die Buchung in JVerein. Dabei hinterlege ich den Link zum Beleg und setzte im DMS den Beleg auf erledigt. So ist für mich das Thema abgehackt. Im Moment hinterlege ich eben als Kommentar die ID des Dokuments aus dem Archiv und komme so natürlich nicht direkt an den Beleg. Ich muss dann immer erst die Id kopieren und im Archiv danach suchen.

Dann bin ich auch ganz bei Dir: ich kenne auch keine universale DMS Schnittstelle. Bei einem Upload aus JVerein ins Archiv müssen natürlich auch die ganzen Parameter mit gegeben werden.
Das würde aber wahrscheinlich auch den Rahmen sprengen.

Viele Grüße René

[JoTa]

Wenn man anstelle von Dokumenten auch Links hinzufügen könnte, dann wäre das ja schon eine gangbare Lösung.