Manuelle Lastschriften und zugehörige Rechnungen?

[accoman]

Hallo in die Runde,

seit meinem geschilderten Problem mit einer gelöschten Lastschrift (siehe meinen Eintrag vom 21. Oktober 2025 in dieser Rubrik) habe ich immer noch einen Fehlbetrag im Kontensaldo von genau diesem einen Monatsbeitrag. Und das, obwohl
* ich den Betrag nachträglich per "manueller Lastschrift" eingezogen habe
* ich diesen Betrag dann der Sollbuchung zugeordnet habe
* das Mitgliedskonto jetzt ausgeglichen ist
Als Grund sehe ich die "Gegenbuchung", deren Betrag genau um diese Summe höher ist als die Einnahmen.
Fragen:
1. was habe ich denn noch falsch gemacht?
2. wie lässt sich das jetzt noch korrigieren?
Ausgehend von diesem Problem habe ich für gleichartige Fälle (nachträglicher Einzug von Monatsbeiträgen, z. B. für Oktober erst im November) die "manuelle Lastschrift" verwendet. Vorgehen:
* entsprechende Lastschrift pro Mitglied erstellt
* damit die zuhörigen Beiträge eingezogen
* passende Sollbuchungen erstellt und die eingehende Lastschrift diesen Sollbuchungen zugeordnet (die Mitgliedskonten sind jeweils wieder ausgeglichen)
* daraus dann die Rechnungen erstellt
Und ich wurde wieder überrascht:
Im Kontextmenü der Sollbuchungen ist zwar der Punkt "Rechnung(en) erstellen" enthalten, aber die eingegebenen Daten wurden komplett missachtet und es wurde eine Rechnung für den laufenden Monat mit dem heutigen Rechnungsdatum erstellt. Wenn ich mir jetzt die Rechung anzeigen lasse (egal ob aus dem Mitgliedskonto oder den Sollbuchungen heraus) bekomme ich genau diese zur Ansicht.
Da ich mir nicht vorstellen kann, dass das so gewollt ist, wieder meine Fragen:
1. Was mache ich falsch bzw. muss ich ggf. noch beachten?
2. Wie lässt sich das nachträglich korrigieren?

Ich hoffe, dass jemand helfen kann und jetzt schon vielen Dank für alle Antworten.

[lenilsas]

Moin,
Die Gegenbuchung wurde beim Abrechnungslauf erstellt, bevor du die Lastschrift gelöscht hast. Dadurch bleibt der Betrag der Gegenbuchung ja immernoch gleich wie vor dem Löschen. Also musst du auch den Betrag der Gegenbuchung manuell ändern.

Zur zweiten Frage:
Mache bitte das normale Vorgehen: Mitgliedsbeiträge eintrage, ggf. Zusatzbeträge anlegen, zB. auch für halbe Monate Mitgliedschaft, und dann alles über den Abrechnungslauf abrechnen. Hier kannst du über die Filter auch nur die neu eingetretenen Mitglieder abrechnen. Über den Abrechnungslauf wird automatisch alles richtig erstellt und verknüpft. Bis auf Ausnahmesituationen sollte man kein Manuelle Lastschriften machen (Diese sind zB. bei Rückbuchungen wegen nicht gedecktem Konto Sinnvoll), Sollbuchungen nicht manuell erstellen oder bearbeiten und keine Lastschriften in JVerein löschen, ebenso keine Lastschriften aus der Sammellastschrift in Hibiscus löschen. Wenn beim Abrechnungslauf etwas nicht richtig war, dann kann man den einfach wieder löschen, dann wird alles zugehörige automatisch auch gelöscht, nur die Sammellastschrift in Hibiscus muss noch händisch gelöscht werden. Die manuellen Bearbeitungsmöglichkeiten sind für Ausnahmefälle gedacht, wenn man genau die Konsequenten überblickt.

Im Kontextmenü der Sollbuchungen ist zwar der Punkt "Rechnung(en) erstellen" enthalten, aber die eingegebenen Daten wurden komplett missachtet und es wurde eine Rechnung für den laufenden Monat mit dem heutigen Rechnungsdatum erstellt. Wenn ich mir jetzt die Rechung anzeigen lasse (egal ob aus dem Mitgliedskonto oder den Sollbuchungen heraus) bekomme ich genau diese zur Ansicht.

Welche Daten wurden missachtet? Das Rechnungsdatum kannst du im Dialog zur Rechnungserstellung angeben.

Grüße
Nils

[accoman]

Die Gegenbuchung wurde beim Abrechnungslauf erstellt, bevor du die Lastschrift gelöscht hast. Dadurch bleibt der Betrag der Gegenbuchung ja immernoch gleich wie vor dem Löschen. Also musst du auch den Betrag der Gegenbuchung manuell ändern.

Stimmt, habe ich jetzt gemacht und es passt. Ich hätte nicht gedacht, dass es so einfach ist. Danke.

Bis auf Ausnahmesituationen sollte man kein Manuelle Lastschriften machen

Auf meine damalige Frage, wie ich die "herausgenommene Lastschrift" korrigieren soll und meine Anmerkung "mit manueller Lastschrift" habe ich als Antwort bekommen: Das geht beides (joma am 17. Oktober 2025, 8:22 Uhr). Später habe ich noch meinen Plan zur zukünftigen Vorgehensweise geschildert (mein Eintrag vom 21. Oktober 2025, 11:10 Uhr, Punkt 2), der unwidersprochen blieb. Schade.

Welche Daten wurden missachtet? Das Rechnungsdatum kannst du im Dialog zur Rechnungserstellung angeben.

Na genau die, die ich bei der Rechnungserstellung angegeben hatte (Rechnungsdatum 17.11.2025 und Zweck "Beitrag Oktober 2025 (rückwirkend)". Dann über "Druck und Mail" aufgerufen und "Starten".
Die erzeugte Rechnung weist aus: Rechnungsdatum 6.12.2025 und als Zweck den aktuellen Monat 12/2025. Da ich mich in der Zwischenzeit selbst weiter mit diesem Thema beschäftigt habe, vermute ich, dass es an meinem Standard-Formular liegt, das ich verwendet habe (ich will erreichen, dass alle Rechnungen gleich aussehen) und ich für solche Fälle wohl ein weiteres Formular anlegen muss.
Dazu wieder meine Fragen:
1. Kann man darin "bearbeitbare" Variablen angelegen? Oder für den Zweck den "Vormonat" benutzen (in Einzelfällen sind allerdings auch schon zweimonatige Abstände vorgekommen)?
2. Wie würde ein "beliebiges" Datum eingetragen?
2. Oder gibt es generell eine andere Lösung?

[joma]

In deinem Fall ist wie wir diskutiert haben die manuelle Lastschrift die erwähnte Ausnahme.
Was ich jetzt nicht verstanden habe ist, warum du eine manuelle Sollbuchung anlegen musstest. Mein Vorschlag war doch das Mitglied erst auf Überweisung zu konfigurieren. Dann wird die Sollbuchung beim Abrechnungslauf automatisch erzeugt.

[joma]

Na genau die, die ich bei der Rechnungserstellung angegeben hatte (Rechnungsdatum 17.11.2025 und Zweck "Beitrag Oktober 2025 (rückwirkend)". Dann über "Druck und Mail" aufgerufen und "Starten".
Die erzeugte Rechnung weist aus: Rechnungsdatum 6.12.2025 und als Zweck den aktuellen Monat 12/2025. Da ich mich in der Zwischenzeit selbst weiter mit diesem Thema beschäftigt habe, vermute ich, dass es an meinem Standard-Formular liegt, das ich verwendet habe (ich will erreichen, dass alle Rechnungen gleich aussehen) und ich für solche Fälle wohl ein weiteres Formular anlegen muss.
Dazu wieder meine Fragen:
1. Kann man darin "bearbeitbare" Variablen angelegen? Oder für den Zweck den "Vormonat" benutzen (in Einzelfällen sind allerdings auch schon zweimonatige Abstände vorgekommen)?
2. Wie würde ein "beliebiges" Datum eingetragen?
2. Oder gibt es generell eine andere Lösung?

Wie kannst du bei der Rechnungsertellung einen Zweck angeben? Im Dialog kann man nur das Formular und das Rechnungsdatum angeben.
Wenn du dir die Rechnung am GUI anschaust siehst du die Daten des Mitglieds und eine Liste von Positionen. Diese kommen aus der Sollbuchung. Wenn du also in der Sollbuchung eine Sollbuchungsposition erzeugt hast mit dem Zweck "Beitrag Oktober 2025 (rückwirkend)", dann sollte das in der Liste auftauchen. Wenn du wie ich vorgeschlagen habe die Sollbuchung über den Abrechnungslauf erzeugst, dann steht da wohl "Beitrag Oktober 2025" drinnen so wie bei allen anderen auch.

Wenn du jetzt ein Formular für die Rechnung hast, dann musst du dir über die Variablen die Daten aus der Rechnung und den Positionen holen.
Wenn du das richtig machst verstehe ich nicht warum da dann plötzlich etwas vom November stehen soll.

In unseren Online Help unter https://openjverein.gitbook.io/doku/v/3 ... /formulare kannst du dir ein Beispiel für ein Rechnungsformular heruntergeladen, importieren und dann an deine Wünsche anpassen.

Ich denke nicht, dass du für den besonderen Fall ein anderes Formular brauchst als für deine Mitglieder mit Lastschrift. Was in der Rechnung erscheint kommt aus der Sollbuchung und den darin enthaltenen Sollbuchungspositionen. Dort muss halt das stehen was du in der Rechnung später haben willst.

[joma]

Dann noch etwas. Ich würde die Rechnung erstellen bevor die Buchung eingegangen und zugeordnet wurde. In der Sollbuchung solltest du erst den Zahlungsweg auf Lastschrift stellen und dann die Rechnung erzeugen. Dann kannst du nämlich den Satz in der Rechnung haben, dass der Betrag aus dem Konto abgebucht wird. Dazu muss natürlich die IBAN schon beim Mitglied eingetragen sein.
Würde dar Zahlungsweg noch auf Überweisung stehen würde in der Rechnung stehen, dass der Betrag auf das Konto des Vereins überwiesen werden soll.
Wenn du die Rechnung nach der Zuordnung erzeugst würde stehen, dass 0€ abgebucht werden weil ja schon alles bezahlt ist.

[accoman]

Hallo,
Antworten auf die letzten Mails ... und ich versuche damit, etwas "Licht ins Dunkel" zu bringen.

Grundsätzlich: Es gibt nur Lastschrift-Zahlungen (monatlich zu einem bestimmten Termin), die allerdings immer wieder auch den Vormonat betreffen (also beispielsweise Lastschrift im März für den Februar). Zu jeder Lastschrift wird eine Rechnung erstellt, die den Monat der Beitragszahlung beinhaltet (von mir fälschlicherweise als "Zweck" bezeichnet). Diese Rechnungen werden abgespeichert und auf Anforderung den Mitgliedern zur Verfügung gestellt (auch noch Monate danach).
Dazu habe ich bisher ein Formular verwendet, das die Variable "aktuellermonat" enthält, was für den normalen Einzug passt, aber für den Vormonat nicht. Inzwischen habe ich mir ein weiteres Formular erstellt, wo an der gleichen Stelle die Variable "vormonat" steht. Da ich dann auswählen kann, passt das. Für den äußerst seltenen Fall, dass auch zwei Monate rückwirkend eingezogen werden müssen, werde ich dann bei Bedarf das PDF bearbeiten.

Der letzte aktuelle Fall (fünf Mitglieder betreffend), der jetzt mich und auch die fleißigen Ratgeber beschäftigt: diese habe ich als "Ausnahme" eingestuft und deshalb die "Manuelle Lastschrift" gewählt. Und warum eine Sollbuchung dazu: Aus einer Buchung kann nachträglich keine Rechnung erstellt werden (zumindest habe ich nichts gefunden), deshalb habe ich Sollbuchungen erstellt, die genau das zulassen. Diesen Sollbuchungen wurden dann die Lastschriften zugeordnet, die Mitgliederkonten sind ausgeglichen. Bei der Bearbeitung der Rechnungen benutze ich jetzt das neu erstellte Formular, also alles brauchbar.

Für die Zukunft: ich werde, wie vorgeschlagen, alles über Abrechnungsläufe abwickeln, auch die Vormonate. Bei den "normalen" Abbuchungen lief bisher immer alles einwandfrei.

Nochmals vielen Dank für eure Hilfe.

[lenilsas]

Das ist dann ja ein Problem deines Rechnungsformulars. Wenn du in der Rechnung statt $aktuellermonat den $rechnung_zahlungsgrund verwendest, dann erhältst du immer den Zahlungsgrund den du beim Abrechnungslauf angegeben hast (Falls du sekundäre Beitragsgruppen oder Zusatzbeträge hast, werden sie in weiteren Zeilen ausgegeben, jeweils mit dem dort angegbenen Zweck).

[joma]

Das denke ich auch.
Du musst verstehen, dass bei der Aktion "Rechnung(en) erstellen" ein Rechnungseintrag in der Datenbank erzeugt wird den du auch anschauen kannst. Zu diesem Zeitpunkt wird aber kein PDF erzeugt. Du kannst ja auch noch jederzeit bei der Rechnung das Formular ändern.
Das PDF wird erst generiert wenn du den Druck/Mail Prozess startest. Zu diesem Zeitpunkt werden die Variablen im Formular ausgewertet.
Wenn du also im Formular die Variable "aktuellermonat" hast ist das das aktuelle Monat. Also wird bei allen PDF Rechnungen die du jetzt generierst das gleiche Monat stehen, nämlich das aktuelle.
Also musst du Variablen verwenden die die Daten aus der Rechnung holen, also solche die mit mit rechnung_ beginnen.

[accoman]

Das ist dann ja ein Problem deines Rechnungsformulars.

Das denke ich auch.

Das habe ich inzwischen auch gelernt. Auch dass die PDF-Rechnung erst später erzeugt wird, zumal man dann ja aus den verschiedenen Formularen das passende aswählen kann.

Heute war wieder Lastschrift-Einreichung für den kommenden Einzug des Monatsbeitrags, einer davon rückwirkend. Beides habe ich über Abrechnungsläufe realisiert und es hat auch so geklappt wie früher von euch beschrieben. Einzige kleine Klippe: zwei Mitglieder mit gleichem Entrittsdatum im November, bei einem ist damals schon eine Lastschrift erfolgt, beim anderen nicht. Als ich beim Abrechnungslauf mit "Eingetretene Mitglieder" und Stichtag 1.11. gefiltert habe, sind beide im Abrechnungslauf erschienen. Meine schnelle Abhilfe: Eintrittsdatum beim nicht betroffenen Mitglied vorübergehend auf 1.12. geändert. Frage: Da gibt es doch sicher eine elegantere Lösung?

Zu meinen Formularen: das musste beim Wechsel (Windows auf Linux und von der vorher verwendeten Software auf openJVerein) alles ziemlich schnell gehen. Ich habe deshalb einen damaligen Rechnungs-Ausdruck "nachgemessen", alles in einem Formular so gut es ging nachgebaut und dabei auch mal die "falsche" Variable verwendet, was ich bei der Anzeige aber nicht immer gesehen habe. Beispiel: Bei $mitglied_mandatid und $rechnung_mandatid habe ich keinen Unterschied gesehen.

Jetzt werde ich mich mal intensiver mit den Variablen beschäftigen und die Formulare anpassen. Die erste Änderung steht jedenfalls schon fest: $rechnung_datum anstelle $tagesdatum.