Spendenbescheinigungen/SpenderInnenverwaltung

[Ottmar]

Hallo in die Runde,

wir haben im August einen Verein gegründet, der nicht so viele Mitglieder hat, der aber im Laufe des Jahres eine ganze Zahl von (Klein-)Spenden aufsammelt. Jetzt im Januar wird es nötig, dafür Spendenbescheinigungen auszustellen.

Über Hibiscus habe ich die Spendeneingänge von der Bank nach JVerein übernommen und dort für die diversen Verwendungszwecke nach Buchungsart unterschieden.

Nun sehe ich aber keine Möglichkeit, die SpenderInnen zu verwalten. Da wäre eigentlich eine Adressverwaltung nötig. Teilweise sind die SpenderInnen natürlich auch Vereinsmitglieder...
Würdet ihr jetzt für die Nicht-Vereinsmitglieder eine extra Kategorie (mit 0 Euro Mitgliedsbeitrag) einrichten?

Natürlich bräuchte ich dann auch eine Gesamtsumme der Spenden und vielleicht auch noch eine Funktion, die die Zahlen in Prosa ausgibt - also dreihundertachtzig für 380,- . Ist so ein übliches Feld auf Spendenbescheinigungen...

Da kommen wir dann vielleicht auch in die Diskussion mit den neu geplanten Mitgliedskonten...

Ich habe gesehen, dass ich dann Formulare anbinden kann - das muss ich aber noch ausprobieren...

Seht ihr hier einen praktikablen Weg oder sollte ich die Daten gleich nach OpenOffice exportieren und dort weitermachen...

Mit gespannten Grüßen,
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

nicht ganz das was du suchst: http://www.jverein.de/spendenbescheinigung.php Aber vielleicht hilft es dir weiter.

Heiner

[Ottmar]

Hallo Heiner,

danke für die schnelle Antwort . Diese Hilfeseite hatte ich natürlich schon entdeckt . Wie ich schon schrieb muss ich das mit den Formularen ausprobieren...

In deinem Beispiel auf spendenbescheinigung.php hast du die Spendensumme in Prosa stehen. Gibt es eine Funktion oder hast du die händisch hereingeschrieben?

Und was meinst du zur Verwaltung der Adressen der SpenderInnen? Sie als Pseudo-Mitglieder mit verwalten?

Oder sind das einfach mal Anregungen für dich, ein bisschen in diese Richtung zu entwickeln?

Ansonsten: Das Programm funktioniert schon recht gut . Danke!

Guten Rutsch,
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

der Betrag in Worten wird vom Programm erstellt. Dafür gibt es die Variable "Betrag in Worten".

Die Daten der Spender werden bereits in einer separaten Tabelle gespeichert. Als zusätzliches Feature wäre es noch denkbar, den Datensatz des Vorjahres als Vorlage für die aktuelle Spende zu verwenden. Diesen Featurerequest werde ich mal aufnehmen.

Dir auch einen guten Rutsch ins Jahr 2010.

Heiner

[Ottmar]

Lieber Heiner,

vielen Dank! Ich werde es in den nächsten Tagen ausprobieren .

Und nochmals ein herzliches Danke für die tolle Reaktionsgeschwindigkeit!

Guten Rutsch!
Ottmar

[heiner]

Hallo,

ich habe gerade die Funktion "Existierende Spendenbescheinigung als Vorlage für neue Spendenbescheinigung" programmiert. Die Funktion wird in Version 1.3, bzw. der Entwicklerversion von heute zur Verfügung stehen.

Heiner

[Ottmar]

Servus Heiner,

vielen Dank . Das klingt gut!

Ich habe heute den Tag über Spendenquittungen erstellt. Ein paar Erfahrungen und daraus abgeleitet ein paar Wünsche/Anregungen - vielleicht habe ich auch noch ein Feature nicht entdeckt... :

• Wenn ich eine Spendenbescheinigung eingebe und sie am Ende speichere, als PDF ausgebe, muss ich zuerst wieder zur Übersicht der Spendenbescheinigungen zurück, um dann wieder eine neue anzulegen. Wäre es möglich, auf dem Unterformular einen Button "Neu" einzubauen? Gegebenenfalls könnte eine Warnung ausgegeben werden, wenn der aktuelle Inhalt verändert, aber noch nicht gespeichert wurde.
• Im Feld Bescheinigung gebe ich normalerweise das aktuelle Datum ein oder ist das für einen anderen Zweck gedacht? Vielleicht wäre eine Vorbelegung mit dem aktuellen Datum sinnvoll? (Spart zwei Klicks .)
• Wenn ich ein zweites Formular speichere (einmal Spendenbestätigung, einmal Bestätigung Mitgliedsbeitrag), muss ich die Formularfelder alle noch einmal eingeben, obwohl das Formular fast identisch ist. Wie wäre es mit einer Übernahmemöglichkeit? Oder der Möglichkeit ein Formular zu duplizieren (um danach ein anderes PDF zu hinterlegen)? (Gut, ich brauche nicht ständig neue Formulare, von daher eher ein Nice-to-have .)
• Ziemliche Probleme hatte ich mit dem Begriff Formularfeld... Ich ging davon aus, dass ich diese als PDF-Formularfeld (z. B. in OpenOffice) definieren muss, um dann ein PDF mit Formularfeldern zu erstellen. Es hat eine ganze Weile gebraucht, bis ich die richtigen Zusammenhänge begriffen hatte . Ich weiß nur nicht, was mich zur irrigen Annahme verleitet hat, was mich auch eine Stunde gekostet hat... Vielleicht könntest du die Zusammenhänge in der Hilfe noch etwas verdeutlichen? Sozusagen den Arbeitsablauf: "Importiere ein PDF, dann markiere es und öffne über das Kontextmenü die Formularfelder, die du dann definieren kannst."
• Auch für die Formularfelder wäre so ein Neu-Knopf auf der Detailseite schön .
• Ich hänge noch etwas dem Gedanken an eine Liste der SpenderInnen nach... Wenn es möglich wäre, schon bei der Buchung selber diese dem jeweiligen Spenden- oder Beitragskonto zuzuordnen, könnte man später die Spendenquittung per Kontextmenü erstellen: Durch das Konto ist der Name, Adresse etc. bekannt, das Datum und der Betrag ergeben sich aus der Buchung. Weiterer Vorteil: Wenn ich im Laufe des Jahres erfahre, dass ein Spender bzw. eine Spenderin umgezogen ist, kann ich das gleich in der Liste der SpenderInnen pflegen und muss nicht am Anfang des nächsten Jahres alte Mails durchstöbern . Eine weitere Idee wäre dann, diese Liste für einen halbjährlichen Rundbrief (Bettelbrief oder so) zu verwenden...
• Dann wäre da noch das Thema Sammelbestätigung... Das ist aber ein größerer Brocken... Dafür wäre ebenfalls wieder das individuelle Spendenkonto nötig. Dann könnte ich eine Sammelbestätigung für eine Person oder auch für ein Mitglied ausstellen mit der Gesamtsumme und die dann nötige Einzelliste mit den Beträgen und Datümern (Daten?) wäre dann aus den vorhandenen Daten automatisch zu erstellen. In der Summe zwei Blätter, wobei für einen monatlichen Dauerauftrag 12 Blätter geschrieben werden müssten...

Du siehst, dass ich das Ganze etwas aus der Praxis (von heute, aber auch von früher, da wir schon ein paar Jahre länger Spenden verwalten müssen) betrachte .

Ansonsten: Hut ab! Das Programm läuft absolut stabil, die Ergebnisse mit dem PDF-Druck sehen 1A aus .

Also mal wieder: Vielen Dank!
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

den "neu"-Knopf bei den Spenden habe ich eingebaut. In der nächsten Entwicklerversion kannst du ihn testen.

Zum Bescheinigungsdatum: Das ist in der Tat im Normalfall das Tagesdatum. Allerdings wird von einigen Vereinen dort auch ein Datum in der Zukunft eingetragen. Hintergund: Der/die Vorsitzende unterschreibt die Bescheinigungen erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Zum Thema "Formular duplizieren": Das mache ich, wenn ich mal gaaaanz viel Zeit habe (sprich: vermutlich nie). Der Aufwand für dich ist aus meiner Sicht vertretbar.

Zum Thema "Technik der Formulare": Ich habe da mal unter http://www.jverein.de/administration_formulare.php etwas geschrieben. Da du anscheinend inzwischen Spezialist für dieses Thema bist, kannst du mir gerne einen ausführlicheren Text zukommen lassen. Den stelle ich dann online.

Die restlichen Themen stehen aus meiner Sicht im Zusammenhang mit dem Mitgliederkonto. Siehe auch http://www.jverein.de/administration_formulare.php. Du kannst gerne unter http://www.jverein.de/forum/viewtopic.php?f=7&t=19 auch dort noch etwas zu diesem Thema schreiben.

Heiner

[Ottmar]

Hallo Heiner,

> den "neu"-Knopf bei den Spenden habe ich eingebaut. In der nächsten Entwicklerversion kannst du ihn testen.

Werde ich (in den nächsten Wochen) mal machen. Jetzt wo ich die Spendenbescheinigungen fertig habe, kann ich mich mal an die Entwicklerversion trauen .

> Zum Bescheinigungsdatum: Das ist in der Tat im Normalfall das Tagesdatum. Allerdings wird von einigen Vereinen dort auch ein Datum in der Zukunft eingetragen. Hintergund: Der/die Vorsitzende unterschreibt die Bescheinigungen erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Aus meiner Sicht wäre der Standardfall, dass ich die Bescheinigungen am gleichen Tag unterschreibe (oder dass es egal ist, dass der/die Vorsitzende erst später unterschreibt ). Wäre es möglich, das aktuelle Datum einfach in das Feld zu schreiben und wem es nicht passt, der kann es überschreiben oder per "..." ein anderes Datum auswählen? Spart wie schon geschrieben zwei Klicks je Bescheinigung .

> Zum Thema "Formular duplizieren": Das mache ich, wenn ich mal gaaaanz viel Zeit habe (sprich: vermutlich nie). Der Aufwand für dich ist aus meiner Sicht vertretbar.

Meine Formulare sind drin...

> Zum Thema "Technik der Formulare": Ich habe da mal unter http://www.jverein.de/administration_formulare.php etwas geschrieben. Da du anscheinend inzwischen Spezialist für dieses Thema bist, kannst du mir gerne einen ausführlicheren Text zukommen lassen. Den stelle ich dann online.

Schicke ich dir per PN! Ist quasi etwas Rückzahlung für das schöne Programm .

> Die restlichen Themen stehen aus meiner Sicht im Zusammenhang mit dem Mitgliederkonto. Siehe auch http://www.jverein.de/administration_formulare.php. Du kannst gerne unter viewtopic.php?f=7&t=19 auch dort noch etwas zu diesem Thema schreiben.

Done .

Schönes Wochenende noch,
Ottmar

[Ottmar]

Noch eine Rückmeldung zu den neuen Funktionen im Nightly Build von heute Nacht:

Das Feature, aus einer vorhandenen Spendenbescheinigung eine neue abzuleiten, funktioniert hervorragend.

Auch den "Neu"-Button auf der Formularseite für die Spendenbescheinigungen habe ich gefunden .

Danke,
Ottmar