Kontenführung für einzelne Projekte

[Ottmar]

Hallo zusammen,

mal wieder eine Anfängerfrage: Ich kann in JVerein verschiedene Buchungsarten definieren. So habe ich für Projekt1 eine Buchungsart Spendeneingang angelegt und als Art Eingang angegeben. Dann will ich im Laufe des Jahres Spenden an das Projekt überweisen. Also lege ich einen Spendenausgang für das Projekt1 an mit der Art Ausgang. Das gleiche für Projekt2 und Projekt3.
Dann habe ich noch die allgemeine Gruppenkasse, in die die Mitgliedsbeiträge und dedizierte Spenden fließen, wiederum zwei Konten der Art Eingang. Und natürlich zahlreiche Ausgänge wie Porto, Webzugang etc. pp.
Allgemein könnte ich mir vorstellen, dass das z. B. auch für einen Sportverein mit verschiedenen Abteilungen das gleiche Thema ist.

1. Frage: Ist das überhaupt so gedacht? Es gibt nun mal diese "Art" bei der Buchungsart mit Eingang/Ausgang/Umbuchung.

2. Frage: Wenn ja: Wie bekomme ich dann einen Überblick über den aktuellen Kontostand der einzelnen Projekte und der Gruppenkasse?

Aktuell behelfe ich mir, indem ich in Open Office die Datenbankanbindung nutze und mir die einzelnen Buchungen zusammensammele. Ist aber etwas umständlich...

Ich könnte mir vorstellen, dass es vielleicht noch ein weiteres Feld "Gruppierung" bei der Buchungsart geben könnte, nach der ich dann aufsummieren könnte. Entweder in jverein oder als Hilfstabelle...

Vielleicht gleich noch die 3. Frage:
Was würde passieren, wenn ich über Open Office Base in der Tabelle Buchungsart ein solches Feld einfügen würde, um mir meine Reports in Open Office zu erleichtern? Würde das die Datenbank für jverein zerstören? Und wenn nicht: Was wäre bei einem Update von jverein - würde dann diese Spalte wieder herausfliegen?

Ansonsten hat der erste Jahresabschluss schon mal prima funktioniert .

Bis bald,
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

schau dir doch mal das Dokument http://www.jverein.de/buchfuehrungzusammenhaenge.php an. Ab Version 1.3 gibt es Buchungsklassen. Evtl. ist es das, was du suchst.

Heiner

[Ottmar]

Hallo Heiner,

vielen Dank mal wieder für die schnelle Antwort .

Ich habe mir jetzt mal den Nightly Build installiert (hatte etwas zu kämpfen, davon aber in einem anderen Beitrag).

Die Buchungsklassen sind in der Tat fast genau das, was ich suche! Einziges Problem, das ich aktuell noch sehe: Ich kann mir die Übersicht für das Jahr 2009 ansehen und dann die Übersicht für das Jahr 2010. Damit habe ich aber keinen aktuellen Stand des jeweiligen Spendenkontos.

Damit erhalte ich bspw. für 2009 einen Spendeneingang von 4000 Euro, von denen ich dann im Januar 3000 Euro weitergeleitet habe. Dann kamen im Januar noch 500 Euro neue Spenden. Wenn ich nun den Überblick 2010 ansehe, sehe ich -2500 Euro, obwohl eigentlich noch 1500 Euro auf dem Konto sind.

Könnte man - ähnlich wie bei den Konten (Handkasse, Girokonten) einen Anfangsbestand eintragen? Oder den Zeitraum, über den ich den Stand ermittle, flexibel halten, so wie bei den Buchungen? Zweiteres fände ich besser, da sich vielleicht einmal die Buchungsklassen ändern.

So weit mal vom Test,
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

Anfangsbestände bei den Buchungsklassen machen keinen Sinn. Mit den Buchungsklassen sollen Buchungsarten gruppiert werden und für das Geschäftsjahr Summen über diese Gruppen gebildet werden.

Die Vorgabe eines Zeitraumes für die Buchungsklassen macht vermutlich auch keinen Sinn. Du kannst nur einen Zeitraum vorgeben. Der gilt dann aber für alle Buchungsklassen. Deine Projekte haben aber wahrscheinlich unterschiedliche Anfangs- und Endtermine.

Wäre es für dich eine Lösung, für jedes Projekt eine Einnahme- und eine Ausgabe-Buchungsart einzurichten. Anschließend kannst du in der Buchungsübersicht zunächst die Einnahmen des Projekte für einen Zeitraum ermitteln und als PDF ausgeben. Anschließend für den gleichen Zeitraum die Ausgaben ermitteln und ausgeben. Der Saldo muss in diesem speziellen Fall leider manuell ermittelt werden.

Zitat von der JVerein-Homepage: Die Vereinsbuchführung (Einnamen/Ausgaben) kann über eine integrierte einfache Buchführung erledigt werden.

Momentan habe ich nicht vor, die Buchführung weiter "aufzubohren".


Heiner

[Ottmar]

Hallo Heiner,

aus meiner Sicht die einfachste Lösung wäre, wenn nicht fest vorgegeben wäre 2009, 2010, etc., sondern wenn ich Anfangs- und Endtermin der gewünschten Übersicht angeben könnte. Dann könnte ich auch bspw. vom 1.1.2009 bis zum 28.2.2010 die Übersicht erstellen und hätte so den aktuellen Stand. Ein Anfangsbestand wäre in der Tat unpraktisch handzuhaben... Und wenn jemand eine Jahresübersicht haben will, könnte er ja 1.1.2009 bis 31.12.2009 eingeben.

Ließe sich das machen?

Und meine Zuordnung zu den Buchungsklassen sollte schon fest sein, also nicht mit irgendwelchen Zeiträumen versehen sein. Das ganze dient ja nicht zur Finanzbuchhaltung, sondern nur um einen aktuellen Snapshot der Projekte zu erhalten . Da hast du völlig recht .

So long,
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

ich möchte noch einmal darstellen, wie ich deinen Sachverhalt verstanden habe:

Es gibt unterschiedliche Projekte, die dein Verein fördert. Die Projekte haben unterschiedliche Anfangs- und Laufzeiten. Du willst dann über die Buchungklassenübersicht für jedes Projekt über das Anfangsdatum und das Endedatum den Saldo abfragen. Ist das soweit richtig?

Warum kannst du dann nicht auch über die Buchungsübersicht einmal die Einnahmen und einmal die Ausgaben des Projektes ermitteln und saldieren? Das ist zwar ein Schritt mehr als bei der von dir vorgeschlagenen Möglichkeit. Auf der anderen Seite ist die von dir vorgeschlagene Variante auch nicht die "Einknopf-Lösung".

Momentan hast du mich noch nicht überzeugt, eine Änderung vorzunehmen.

Heiner

[Ottmar]

Servus Heiner,

wir haben verschiedene Projekte mit Spendeneingang und -ausgang und dann die Gruppenkasse mit vielen Unterkonten. Da müsste ich für jedes "Konto" Ein- und Ausgänge saldieren und für die Gruppenkasse sogar über viele Unterkonten. Das ist schon ein ziemlicher Aufwand und - da manuell - fehlerbehaftet.

Deine Buchungsklassenübersicht sieht schon mal sehr gut aus - vor allem das PDF ist allererste Sahne - das könnte ich in der Jahresversammlung genau so meinen Leuten austeilen . Das einzige Problem ist für mich halt der Zeitraum - wobei natürlich auch die Übersicht über ein ganzes Jahr Sinn macht! Aber für die weitere Planung, ob wir irgendwelche Umschichtungen vornehmen etc., müsste ich eben den aktuellen Gesamtsaldo haben.

Ich skizziere mal die Luxusvariante : In der Aufklappliste die Jahre (2009, 2010, ...) und dann einen Punkt Gesamtübersicht, der automatisch vom Anfang der Kontoführung bis heute alles saldiert . In der Tat bräuchte ich kein spezielles Anfangs-/Enddatum, da mich solche Zwischenergebnisse nicht wirklich interessieren...

Vielleicht ließe sich das mit geringerem Aufwand realisieren .

Danke für die Diskussionsbereitschaft!
Ottmar

[heiner]

Hallo Ottmar,

noch mal zur Klarstellung: Du wünscht eine Buchungsklassenübersicht mit dem Anfangsdatum 1.1.1900 und dem Endedatum 31.12.2100 (o. ä.).

Ist das richtig?

Heiner

[Ottmar]

Hallo Heiner,

genau verstanden . Da hätten wir meinen Wunsch exakt spezifiziert .

Danke,
Ottmar

[Ottmar]

Und in der aktuellen Beta auch gleich wunderbar umgesetzt .

Danke!
Ottmar