Konzeption Mitgliedskonto

[heiner]

Sowohl hier im Forum als auch durch einige Mails haben immer wieder JVerein-Benutzer ein "Mitgliedskonto" gefordert. Hiermit stelle ich mal ein Konzept vor. Bitte nehmt Stellung dazu.

Zur Speicherung des Mitgliedskontos wird die Tabelle "mitgliedskonto" eingerichtet.

Aufbau der Tabelle:
mitgliedsnummer
buchungsdatum
buchungstext1
buchungstext2
betrag

Beim Betrag werden positive Werte als Zahlungseingänge oder Absetzungen von der Zahlungspflicht angesehen. Negative Werte sind Zahlungsverpflichtungen oder Erstattungen.

Die Abrechnung schreibt die Daten in das Mitgliedskonto. Für die Mitglieder, die die Abbuchung nutzen, werden sowohl die Soll-Buchung als auch die Haben-Buchung vorgenommen. Das Geld gilt als eingegangen. Für die anderen Zahlungswege werden nur die Soll-Buchung eingetragen. Durch Saldierung aller Buchungen wird festgestellt, ob das Konto ausgeglichen ist, es noch Forderungen oder Überzahlungen gibt.

In die Tabelle "mitgliedskonto" können auch manuell Buchungen (Soll/Haben) vorgenommen werden.

Problematisch ist die programmgestützte Übernahme der Zahlungseingänge in die Tabelle "mitgliedskonto". Folgende Konstellationen existierten:

1. JVerein, Hibiscus und JVerein-Buchführung werden genutzt
2. JVerein und Hibiscus werden genutzt, die JVerein-Buchführung wird nicht genutzt
3. JVerein wird genutzt, Hibiscus und JVerein-Buchführung werden nicht genutzt

Bei der Variante 1) wäre es möglich, die Buchung innerhalb der Buchführung dem Mitglied zuzuführen. Bei Variante 2 könnten die Buchungen aus Hibiscus in eine temporäre JVerein-Tabelle übernommen werden. Daraus erfolgt die Zuordnung zum Mitglied. Bei Variante 3 könnten die Buchungen in einem noch zu definierenden Format aus einem anderen Banking-Programm in eine temporäre Tabelle übernommen werden und daraus dem Mitglied zugeordnet werden.

Ich bevorzuge eine Kombination aus 2 und 3. Was meint ihr dazu?

Die Zuordnung der Zahlungen zum Mitglied erfolgt entweder über die Bankverbindung oder über einen Namensabgleich. Dabei muss ein Betrag auch auf mehrere Mitglieder aufgeteilt werden können. Die Übernahme erfolgt nicht vollautomatisch. Der Benutzer bekommt die potenziellen Mitglieder, die die Zahlung geleistet haben könnten, zur Auswahl angezeigt.

Die Tabelle "manuellezahlungseingaenge" wird automatisiert in die Tabelle "mitgliedskonto" migriert.

Heiner

[Flachzange]

Tach Heiner,
ich finden den Vorschlag ziemlich gut. Variante 2 ist am ehesten umsetzbar und auch am variabelsten verwendbar. Variante 3 wäre evtl. auch für einige interessant. Aber den Bedarf kann ich absolut nicht einschätzen.

[marius300482]

Hallo Heiner,
ich finde die Idee eines Mitgliedskonto auch sehr gut. Für mich hört sich die zweite Variante plausibel an. Kann aber leider nicht so viel dazu sagen, da ich den Aufwand nicht einschätzen kann.

Wichtig wäre mir, dass ich Zahlungen zu einem Miglied manuell zuordnen kann und dass die Sammellastschriften auf die entsprechenden Mitglieder verteilt/nachvollzogen werden. Wenn Rückbuchungen dem Mitglied manuell angerechnet werden könnten, wäre das auch ganz wunderbar.

LG Marius

[Ottmar]

Hallo zusammen,

ich habe in einem anderen Thread ja schon ein paar Gedanken geäußert, die ich hier noch einmal zusammen fasse.

Ich würde das Konzept erweitern zu Mitgliedskonto (also jeweils einem Vereinsmitglied zugeordnet) und Konto eines Spenders/einer Spenderin (was ebenfalls einem Vereinsmitglied zugeordnet werden könnte, aber auch einem Spender/einer Spenderin, die in einer neuen Liste geführt werden könnten). Es könnte auch für Mitglieder ein gemischtes Konto sein, dann müsste aber bei den einzelnen Posten eine Kennung dazu kommen, ob es sich um den Mitgliedsbeitrag handelt (ist nur bei manchen Vereinen steuerlich absetzbar) oder um eine Spende oder um etwas völlig anderes. (Vielleicht wird dann auf Programmebene auch noch ein grundsätzliches Kennzeichen nötig, ob der Beitrag absetzbar ist.)

Mein Verein (http://www.jverein.de/forum/viewtopic.php?f=3&t=41) hat nicht so viele Mitglieder, sammelt aber im Freundes- und Bekanntenkreis Spenden für Projekte in Guatemala - unter anderem recht viele Kleinspenden, die ich irgendwie verwalten muss, weswegen ich mehr an diesem Thema dran bin.

Von den Ansätzen wäre mir auch die Verfolgung von Konstellation 1: "JVerein, Hibiscus und JVerein-Buchführung werden genutzt" wichtig, da ich mit dieser Variante begonnen habe und sie mir sehr zusagt .

Mein Ansatz wäre hierbei: Wenn ich eine Buchung markiere und auf die Details gehe, kann ich dann auch ein Konto zuordnen - sei es ein Mitgliedskonto oder ein Spendenkonto.

• Anhand der Buchungsart ließe sich dann für JVerein feststellen, dass ich beispielsweise für ein Mitglied den Beitrag einbuchen will. Das heißt, ich könnte die extra Zuweisung auf dem "manuellen Zahlungseingang" sparen. Eventuell müsste über den Jahreswechsel hinweg dann noch die Zuordnung zu einem Jahr geschehen (ist es der Beitrag für 2009 oder 2010?).
• Für die Spende könnte ich dann leichter Spendenbescheinigungen ausstellen: Ich habe (fast alle) Informationen beisammen. Wenn ich eine Buchung markiere, könnte ich über das Kontextmenü die Erstellung der Bescheinigung anstoßen: Ich habe das Datum der Überweisung, den Betrag und über die Verknüpfung mit dem Konto auch die Adressdaten. Als Erstellungsdatum könnte ich erst einmal das aktuelle Datum einfügen. Über das Formular können diese Daten dann ergänzt bzw. korrigiert werden, falls z. B. ein anderes Datum gewünscht ist. Dann könnte ich die Spendenbescheinigung speichern und/oder als PDF ausgeben.
• Alternativ könnte ich auch das Konto markieren und mir dafür die Bescheinigungen auf einen Rutsch erstellen lassen. (Wiederum für den Mitgliedsbeitrag müsste ich evtl. ein gesondertes Formular anlegen, das ich dann auch zu einer Kategorie "Spendenbescheinigung Mitgliedsbeitrag" zuordnen müsste - bisher gibt es Rechnung und Spendenbescheinigung (generell).)
• In der Liste der SpenderInnen könnte ich auch während des Jahres die Adressdaten pflegen, die ich zu Beginn des neuen Jahres brauche, wenn ich die Bescheinigungen mit den aktuellen Adressen ausstellen muss.
• Die Liste der SpenderInnen könnte ich auch exportieren und zur Adressierung eines regelmäßigen Rundbriefs verwenden.
• Ein ganzes Stück komplexer wäre die Sammelbestätigung für Spendeneingänge und Mitgliedsbeiträge... Beispiel: Monatliche Spende per Dauerauftrag. Laut Finanzamt musst du entweder 12 Bescheinigungen ausstellen oder aber eine Sammelbestätigung. Der Text der Sammelbestätigung ist etwas anders und enthält die Summe der Eingänge (ließe sich aus dem Spendenkonto ermitteln). Weiterhin muss dann aber noch eine Einzelaufstellung erstellt werden mit dem jeweiligen Datum, der Summe und der Art (also Spende oder Mitgliedsbeitrag für die Vereine, deren Mitglieder den Beitrag bei der Steuer geltend machen dürfen). Auch diese Informationen wäre bei dem Spendenkonto (plus dem Mitgliedskonto) hinterlegt. Das würde etwas Papier sparen und Porto - und natürlich Arbeit .

Soweit mal meine Ideen,
Ottmar

[maximalz]

Hallo alle zusammen,

mir wäre es auch recht wichtig, Variante 1 nutzen zu können. Die Zuordnung zum Mitglied muss nicht unbedingt automatisch ablaufen, jedoch sollte es zumindest für Lastschriften anhand der Bankdaten einfach sein.
Ich kenne jetzt die interne ER-Struktur nicht, aber üblicherweise wird ja ein Soll/Haben-Modell mit variabler Zuordnung verwendet, d.h., jeder Umsatz hält eine Liste von Umsätzen, mit denen er sich verrechnet. Das hat den Vorteil, dass (z.B. bei Versicherungsbeiträgen) der Zahler selbst bestimmen kann, welchen Sollposten er ausgleicht, da sich aufgrund der Verrechnungsreihenfolge unterschiedliche Konsequenzen ergeben können.

Gruß

Frank

[Klaus-Konstanz]

Hallo,
bei uns gibt es Mitglieder, die im Laufe des Geschäftsjahres beigetreten sind und den Mitgliedsbeitrag für die restlichen Monate und das nächste Geschäftsjahr gleich mit überweisen. Daher ist es wichtig, den überzahlten Betrag beim Mitgliedskonto als Guthaben zu halten. Wenn solche Mitglieder dann fürs nächste Jahr eine Lastschrifterlaubnis abgeben, muss das vorhandene Guthaben beim nächsten Beitragseinzug berücksichtigt werden.

Eine automatisch Zuordnung ist nicht unbedingt wichtig. Sie kann manuell erfolgen. Nur beim Erstellen von Sammellastschriften sollte der Mitgliedsbeitrag jedem Mitgliedskonto gutgeschrieben werden. Bei Rücklastschriften muss der Beitrag wieder dem Mitgliedskonto als negativ gebucht werden. Bei Rücklastschriften ist zu beachten, dass der Betrag im Kontoauszug der Bank (mit Hibiskus geholt) eine Bankgebühr enthält. Diese muss dann nicht dem Mitglied, sondern einem Konto für Bankgebühren zugeordnet werden, was einer Splitbuchung entspricht. Oh ja, echte Splitbuchungen wären schön!

Gruß vom Tauschring Konstanz