JVerein

Hallo zusammen,

meine nachfolgende Frage ist eher buchhalterischer Natur, betrifft aber auch eine möglichst effiziente Umsetzung in JVerein. Ich hoffe sie passt in dieses Forum.

Als Sportverein zahlen wir für unsere Mitglieder u.a. Startgebühren für Wettkämpfe bei externen Veranstaltern. Diese Gebühren werden uns vom jeweiligen Veranstalter, typischerweise einem anderen Verein, gesammelt in Rechnung gestellt. In bestimmten Fällen übernimmt der Verein einzelne Gebühren aber nicht oder nur teilweise, bspw. bei Nichtantritt bzw. verspäteter Meldung. In diesem Fall muss ich die Gebühren von den jeweiligen Mitgliedern zurückfordern und frage mich, wie ich dies mit JVerein am elegantesten umsetze.

Mein jetziger Ansatz ist folgender:

• Ich splitte die Eingangsrechnung in einen vom Verein zu tragenden Teil und einen von den betroffenen Mitgliedern zu erstattenden Teil.
• Für jedes betroffene Mitglied erstelle ich einen entsprechenden Zusatzbeitrag (oder direkt eine Sollbuchung?) für den jeweils zu erstattenden Kostenanteil.
• Zum Jahresende oder einem sonstigen geeigneten Zeitpunkt stelle ich die aufgelaufenen Beträge fällig und schicke dem Mitglied einen Kontoauszug mit der Bitte um Bezahlung des Gesamtbetrages.
• Mit Eingang der Zahlung splitte ich den Eingangsbetrag wieder auf und ordne sie den einzelnen Sollbuchungen zu.

Im Grunde funktioniert dies und ermöglicht auch eine sinnvolle Bilanzprüfung. Am Ende des Abrechnungszeitraums müssten die von den betroffenen Mitgliedern zu erstattenden Teile für alle Wettkämpfe in Summe mit der Höhe der Erstattungen (Zusatzbeträge) übereinstimmen. Für jedes einzelne Mitglied lässt sich dies anhand des individuellen Kontoauszugs prüfen. Gleichzeitig ergibt sich für die betroffenen Mitglieder aus dem Kontoauszug auch, wie sich die aufgelaufenen Gebühren zusammensetzen.

Für mich als Kassenwart ergibt sich durch die zweimalige Splitting von Buchungen und manuelle Anlage von Zusatzbeiträgen aber ein relativ großer Aufwand für vergleichsweise kleine Beträge, der auch die Rechnungsprüfung nicht gerade einfacher und damit transparenter macht.

Insofern wäre ich für Tipps dankbar, ob solche Konstellationen auch in euren Vereinen auftreten, und wie ihr das in der Praxis umsetzt.

Schön wäre es z.B., wenn man beim Splitten der Eingangsrechnungen gleich die entsprechenden Sollbuchungen erzeugen könnte. Also statt bisher 100 EUR gesamt, davon 90 EUR Verein, 10 EUR durch Mitglieder zu erstatten und Sollbuchung 5 EUR für Mitglied A + Sollbuchung 5 EUR für Mitglied B, direkt: 100 EUR gesamt, davon 90 EUR Verein, Sollbuchung 5 EUR von A zu erstatten, Sollbuchung 5 EUR von A zu erstatten. Die entsprechende Aufteilung der Beträge könnte ich natürlich jetzt schon machen, aber eben nicht als Sollbuchung.

Ich könnte auf die Aufteilung der Eingangsrechnung auch ganz verzichten. Dann gäbe es aber keine Möglichkeit mehr, am Jahresende nachzuprüfen, ob alle verauslagten Gebühren tatsächlich einem Mitglied zugeordnet werden. Ich könnte auch auf die Aufteilung der Eingangszahlungen verzichten. Allerdings ist dies zumindest in unserer aktuellen Projektstruktur problematisch, da die Zahlungen teilweise unterschiedlichen Projekten (Wettkampfserien) zugeordnet sind.

Viele Grüße und danke für eure Anregungen!