Hallo,
hat vielleicht jemand einen Tipp für mich, wie ich die Mitgliederadressen aus einer Excel-Datei aktualisieren kann, die ich von unserem Schriftführer bekommen habe?
In JVerein selbst geht das offenbar nicht. Aber geht das vielleicht mit OpenOffice Base? Und wenn ja wie?
Vielen Dank schonmal.
Maml
Adressen aktualisieren aus externer Datei
Moderator: heiner
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heiner
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Re: Adressen aktualisieren aus externer Datei
Hallo Maml,
es ist richtig, in JVerein gibt es diese Option nicht. Sofern die Excel-Tabelle auch die Mitgliedsnummern enthält, könntest du dir daraus ein SQL-Update-Statement bauen und das direkt auf der Datenbank laufen lassen.
Mir stellt sich aber die Frage nach Aufwand und Nutzen. Die Erstellung der SQL-Update-Statements ist sicher schnell erledigt. Aber ist das auch sicher? Was passiert, wenn dein Schriftführer aus Versehen anstatt der Mitgliedsnummer 0815 die Nummer 0851 eintippt? Dann ist auf einmal Meier und nicht Müller umgezogen.
Ist es nicht besser, den Workflow zu ändern? Warum schlagen die Adressänderungen beim Schriftführer auf und nicht bei demjenigen, der die Mitgliederdatei pflegt. Dein Schriftführer muss jetzt die Excel-Tabelle manuell pflegen. Wenn die Änderungen direkt bei dir ankämen, müsstest du nicht er Mitgliedsnummer, Namen und Vornamen eintragen, sondern könntest das Mitglied mit Fragmenten suchen und die Änderung direkt vornehmen.
Heiner
es ist richtig, in JVerein gibt es diese Option nicht. Sofern die Excel-Tabelle auch die Mitgliedsnummern enthält, könntest du dir daraus ein SQL-Update-Statement bauen und das direkt auf der Datenbank laufen lassen.
Mir stellt sich aber die Frage nach Aufwand und Nutzen. Die Erstellung der SQL-Update-Statements ist sicher schnell erledigt. Aber ist das auch sicher? Was passiert, wenn dein Schriftführer aus Versehen anstatt der Mitgliedsnummer 0815 die Nummer 0851 eintippt? Dann ist auf einmal Meier und nicht Müller umgezogen.
Ist es nicht besser, den Workflow zu ändern? Warum schlagen die Adressänderungen beim Schriftführer auf und nicht bei demjenigen, der die Mitgliederdatei pflegt. Dein Schriftführer muss jetzt die Excel-Tabelle manuell pflegen. Wenn die Änderungen direkt bei dir ankämen, müsstest du nicht er Mitgliedsnummer, Namen und Vornamen eintragen, sondern könntest das Mitglied mit Fragmenten suchen und die Änderung direkt vornehmen.
Heiner
PS: Denkt daran, eure Vereine unter viewforum.php?f=3 vorzustellen.
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maml
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Re: Adressen aktualisieren aus externer Datei
Hallo Heiner,
vielen Dank für Deine Denkanstöße zum Workflow. Die Sache ist etwas komplizierter, darum hatte ich sie nicht mit gepostet, um das Forum nicht unnötig zu belasten. Da Du Dich aber offenbar doch dafür interessierst, hole ich das gerne nach.
Unser Schriftführer pflegt die Adressen nicht händisch, sondern in einer Datenbank. Aus der bekomme ich bei Bedarf (in der Regel einmal im Jahr zur Verschickung der Spendenquittungen) einen Abzug als Excel-Datei. Mit so einer Datei habe ich auch den Erstimport der Mitglieder nach JVerein gemacht, als ich voriges Jahr den Posten des Kassierers übernommen habe. Durch die Adressdatenbank wäre die Konsistenz der Mitgliedsnummern in den Aktualisierungen also gesichert.
Dass der Schriftführer die Adressdatei gesondert führt, hängt damit zusammen, dass wir drei miteinander verkuppelte Vereine mit den gleichen Mitgliedern aber getrennten Vorständen, Kassen usw. haben. Da macht sich eine zentrale Adressverwaltung ganz gut, von der die diversen "Funktionäre" ihre Daten beziehen. Bevor wir das eingeführt hatten, kam es immer wieder vor, dass Mitglieder Änderungen nicht an alle drei Vereine gemeldet haben, sich dann aber beschwert haben, wenn die Post immer noch an die alte Adresse ging.
Ein weiterer Grund für die Trennung von Adressverwaltung und Kasse ist, dass alle Adressänderungen noch an zwei Dachverbände zu melden sind, so dass das Führen der Adresskartei mit einiger Arbeit verbunden ist. Ich bin also froh, das nicht auch noch am Hals zu haben; mir reicht meine Kasse.
Viele Grüße
Maml
vielen Dank für Deine Denkanstöße zum Workflow. Die Sache ist etwas komplizierter, darum hatte ich sie nicht mit gepostet, um das Forum nicht unnötig zu belasten. Da Du Dich aber offenbar doch dafür interessierst, hole ich das gerne nach.
Unser Schriftführer pflegt die Adressen nicht händisch, sondern in einer Datenbank. Aus der bekomme ich bei Bedarf (in der Regel einmal im Jahr zur Verschickung der Spendenquittungen) einen Abzug als Excel-Datei. Mit so einer Datei habe ich auch den Erstimport der Mitglieder nach JVerein gemacht, als ich voriges Jahr den Posten des Kassierers übernommen habe. Durch die Adressdatenbank wäre die Konsistenz der Mitgliedsnummern in den Aktualisierungen also gesichert.
Dass der Schriftführer die Adressdatei gesondert führt, hängt damit zusammen, dass wir drei miteinander verkuppelte Vereine mit den gleichen Mitgliedern aber getrennten Vorständen, Kassen usw. haben. Da macht sich eine zentrale Adressverwaltung ganz gut, von der die diversen "Funktionäre" ihre Daten beziehen. Bevor wir das eingeführt hatten, kam es immer wieder vor, dass Mitglieder Änderungen nicht an alle drei Vereine gemeldet haben, sich dann aber beschwert haben, wenn die Post immer noch an die alte Adresse ging.
Ein weiterer Grund für die Trennung von Adressverwaltung und Kasse ist, dass alle Adressänderungen noch an zwei Dachverbände zu melden sind, so dass das Führen der Adresskartei mit einiger Arbeit verbunden ist. Ich bin also froh, das nicht auch noch am Hals zu haben; mir reicht meine Kasse.
Viele Grüße
Maml
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heiner
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Re: Adressen aktualisieren aus externer Datei
Hallo Maml,
ich wollte dir nur Alternativen aufzeigen. Wenn es bei euch aus den von dir genannten Gründen so sein muss, wie ihr es macht, dann soll es so sein. Allerdings sehe ich im Augenblick keine Möglichkeit, euch zu unterstützen.
Heiner
ich wollte dir nur Alternativen aufzeigen. Wenn es bei euch aus den von dir genannten Gründen so sein muss, wie ihr es macht, dann soll es so sein. Allerdings sehe ich im Augenblick keine Möglichkeit, euch zu unterstützen.
Heiner
PS: Denkt daran, eure Vereine unter viewforum.php?f=3 vorzustellen.
Re: Adressen aktualisieren aus externer Datei
Hallo Maml,
ich habe das gleiche Problem: Jverein für die Mitgliederverwaltung und ein anderes für die Wettkämpfe. Da laufen die Mitgliederbestände auseinander, wenn man nicht abgleicht.
Unsere Lösung: Wir kippen die Bestände aus den beiden Programmen mit den relevanten Feldern in eine Datenbank. Da erfolgt dann der Vergleich der einzelnen Feldinhalte, Bindeglied ist die Mitgliedsnummer. Der Abgleich ist natürlich sehr konsequent und findet neben "richtigen" Änderungen auch fehlende oder überflüssige Leerzeichen, Tippfehler und unterschiedliche Schreibweisen wie "Straße" statt "Str.".
Da ist erst mal viel zu machen. Wenn dieser grundlegende Abgleich erledigt ist, wird es wesentlich einfacher. Dazu noch ein paar Abmachungen, z.B. immer "Str." und nicht "Straße" scheiben...
Neue Mitglieder werden bei uns in einem Programm eingegeben und per Datei weitergegeben. Die Eingabe im anderen erfolgt per Kopieren/Einfügen. Dadurch haben wir jetzt nur noch selten Differenzen.
Vielleicht hilft Dir das als Denkanstoß
Viele Grüße
Thomas
ich habe das gleiche Problem: Jverein für die Mitgliederverwaltung und ein anderes für die Wettkämpfe. Da laufen die Mitgliederbestände auseinander, wenn man nicht abgleicht.
Unsere Lösung: Wir kippen die Bestände aus den beiden Programmen mit den relevanten Feldern in eine Datenbank. Da erfolgt dann der Vergleich der einzelnen Feldinhalte, Bindeglied ist die Mitgliedsnummer. Der Abgleich ist natürlich sehr konsequent und findet neben "richtigen" Änderungen auch fehlende oder überflüssige Leerzeichen, Tippfehler und unterschiedliche Schreibweisen wie "Straße" statt "Str.".
Da ist erst mal viel zu machen. Wenn dieser grundlegende Abgleich erledigt ist, wird es wesentlich einfacher. Dazu noch ein paar Abmachungen, z.B. immer "Str." und nicht "Straße" scheiben...
Neue Mitglieder werden bei uns in einem Programm eingegeben und per Datei weitergegeben. Die Eingabe im anderen erfolgt per Kopieren/Einfügen. Dadurch haben wir jetzt nur noch selten Differenzen.
Vielleicht hilft Dir das als Denkanstoß
Viele Grüße
Thomas