Mehrere Mitglieder mit identischer Mailadresse

[wpein2m]

In unserem vorigen System spielte es keine Rolle, wenn mehrere Mitglieder (z.B. in einer Familie) die gleiche Mailadresse pro Mitglied hinterlegt hatten: es wurde bei Rundmails nur 1 Mail mit allen Mailadressen in Bcc versendet, die Mail kam nur einmal an. In JVerein erhält jedes Mitglied genau 1 Mail, was gewisse Vorteile hat, für uns jedoch folgende Problematik bedeutet: Familien "beschweren" sich, dass sie Mails mehrfach erhalten (stimmt!). Also habe ich bei diesen Familienmitgliedern alle Mailadressen gelöscht bis auf den Zahler. Soweit so gut!
Allerdings senden wir auch gerne Rundmails z.B. nur an Jugendliche, in dem wir das Alter/Geburtsdatum als Selektionskriterium benutzen, also z.B. eine Mail an alle unter 18 jährigen - die jugendlichen Familienmitglieder erhalten diese Mail nicht (mehr), da sie ja nun keine eigene Mailadresse mehr haben.
Eine eigene Mailadresse wäre natürlich die Lösung, aber gerade Kinder haben oft keine Mailadresse sondern nutzen die der Mutter/Vater.

Hat jemand eine Idee/Vorschlag, wie man dieses Problem lösen kann, eventuell irgendwie organisatorisch?

Vielen Dank!

Wolfgang

[wald]

Hallo Wolfgang,

was ist, wenn Du die Emails wieder einpflegst und bei rundmails an alle eben auf Zahler filterst.

Gruß
Thomas

[heiner]

Wenn nur ein Mitglied die Mail erhalten soll, dann pflege nur bei einem Mitglied eine Mailadresse ein. Damit erledigt sich das Problem.

Heiner

[wpein2m]

Hallo Wald,
im alten System konnte ich bei Rundmails nach nahezu allen Kriterien filtern. In JVerein sehe ich z.Zt. nicht wie ich nach "Zahler" filtern kann. In der Maske gibt es keine Selektionskriterien außer Eigenschaften (Zahler ist keine Eigenschaft), aktiv/inaktiv und Adressen - oder übersehe ich etwas?

Heiner,
Deinen Kommentar verstehe ich leider nicht! Ich mache mal ein Beispiel für mein Problem: Mitglied A (Zahler) hat die mail-Adresse A@domain.de, sein 7 jähriger Sohn B (auch Mitglied) hat ebenfalls die Mail-Adresse A@domain.de. Sende ich eine Mail an alle Mitglieder, dann wird die Mail 2mal versendet. Lösche ich die Mailadresse bei B, dann ist zwar das Problem der Mail an alle Mitglieder gelöst (Mail an A und B wird nur einmal versendet bzw. da B keine Mail-Adresse hat nur an A), wenn ich aber eine Mail an alle Jugendlichen unter 18 Jahre versenden will (die der Vater bekommen soll!), dann bekommt B (bzw. A) keine Mail.
Allerdings sehe ich in JVerein keine Möglichkeit Rundmails z.B. aufgrund einer Altersrange oder anderer Kriterien zu versenden, es sei denn, ich definiere händisch Eigenschaften wie z.B. Jugendlicher oder Kind - ist das der "richtige" Weg?

Gruß

Wolfgang

[chrost]

Hallo Wolfgang,

ich habe mir dafür einen kleinen Workaround gearbeitet, der aber bei der ersten Einrichtung ein bisschen Aufwand ist.

Ich habe mir eine Eigenschaften Gruppe angelegt für "Anschreiben" und darunter die Eigenschaften: "E-Mail", "Brief" und "Kein"

Ich verwende zur Erklärng deine Mitglied A + B-Logik
Mitglied A, dass der "Zahler" ist, wird die Eigenschaft "E-Mail" zugewiesen.
Mitglied B, dass Jugendliche ist, wird die Eigenschaft "kein" zugewiesen.

Zur individuellen Ansprache verwende ich zusäzlich das Feld "Addressierungszusatz", in dem ich die Vornamen alle Abbilde.
Mitglied A erhählt hier zum Beispiel: "Vorname A und Vorname B" oder "Vorname A, Vorname B und Vorname C" (bei mehr als zwei Mitgliedern usw...)
Mitglied B erhält hier nur seinen eigenen Namen: "Vorname A"

So kann ich generelle Anschreiben erstellen indem ich auf die Eigenschaft "E-Mail" filtere. (z.B. Einladung Jahresversammlung)
Und auch individuelle Anschreiben erstellen, indem ich den Filter nicht verwende.
(Ich hätte eigentlich auch die Eigenschaft "kein" nicht zwingend gebraucht, da ich sie zum Filtern normalerweise nicht verwende, aber
so bin ich es gewohnt, in der Eigenschaften Gruppe immer etwas ein zu tragen...

Ich hoffe, es ist einigermaßen verständlich, wie ich das meine.

P.S. noch eine Anmerkung zu deinem "alten Programm". Du schreibst ja selbst, dass du hier Rundmails an die BCC: Adressen versendet hast.
Ich würde behaupten, wenn man wirklich mal nachschaut, was das Programm da tut, dass die Mail mehrfach an deine Mitglieder raus ging, nur dein
Postausgangsserver (deines Providers ?!) die Adressen gelöscht hat, denn so schlau sind die Mail Server.

Gruß
Christian

[wpein2m]

Hallo Christian,
danke für Deine Hinweise und Erläuterungen. Das bestätigt mich in meiner Vermutung, dass z.Zt. mein "Problem" nur über ein geeignetes Eigenschaftsfeld gelöst werden kann. Neben dem händischen Erstaufwand (bei ca. 100 Jugendlichen noch machbar) bleibt allerdings das Pflegeproblem: wenn ein Jugendlicher aus der Jugend "herauswächst" und in eine neue Beitragsgruppe wechselt, dann muss auch das Eigenschaftsfeld geändert werden - das müsste man idealerweise automatisieren. Ich muss mal darüber nachdenken!

Am besten wäre natürlich eine generelle Lösung für beliebiges Selektieren von Rundmails. So kommt unser Vorstand beim nächsten Mal vielleicht auf die Idee, eine Rundmail an alle weiblichen Mitglieder zu senden oder an alle Mitglieder einer bestimmten Beitragsgruppe. Wenn ich das unbedingt machen müsste, dann sehe ich aktuell nur eine Lösung außerhalb von JVerein, in dem ich die entsprechenden Mailadressen in EXCEL selektiere und dann in einem Mailprogramm benutze.


So habe ich es auch bisher gemacht: im alten Verwaltungsprogramm gab es ein zwar nicht funktionierendes Mailmodul, aber ich konnte nach allen Kriterien selektieren und habe die Mailadressen-Ergebnisliste per cut&paste in mein Mailprogramm unter Bcc gesetzt. Ob die mehrfachen identischen Mailadressen im Mailprogramm oder beim Provider gelöscht wurden ist letztlich unerheblich, beim Empfänger kam jedenfalls immer nur 1 Mail an.

Gruß

Wolfgang

[chrost]

Hallo Wolfgang,

als selektierte versenden von Mails ist eigentlich einfach.

Du kannst in der Mitgliederansicht mehrere Mitglieder markieren (STRG oder SHIFT verwenden) und dann mit rechter Maustaste eine Mail erstellen.

So kannst du sogar individualisierte Mails verschicken.

Durch Kombination von Filtern und der Sortierfunktion (z.B. Geschlecht, Beitragsart...) bist du hier sogar einigermaßen flexibel!

Gruß Christian

[wpein2m]

Hallo Christian,
super Hinweis - diese Funktion hatte ich bisher noch nicht "entdeckt".

Das Selektieren/Filtern nach den implementierten Kriterien in der Mitgliederliste scheint mir ausreichend.

Das "Problem" mit mehrfachen Mailadressen wird dadurch zwar nicht gelöst, aber vielleicht bekomme ich so eine für uns tragfähige Lösung hin, ohne das Feld "Eigenschaften" zu benutzen. Wenn doch wieder jedes Mitglied seine Mailadresse hat (auch doppelt), dann kann ich ja statt über "Mail" zu gehen nun wie von Dir beschrieben die Mitgliederliste aufrufen, Selektieren/Filtern, nach Mailadressen sortieren, dann die doppelten entfernen - nicht schön aber bisher haben sich nur 2 "Großfamilien" r die mehrfachen Mails beschwert, den Ehepaaren mit gleicher Mailadresse scheint es egal zu sein, wenn sie eine Mail doppelt bekommen!

Vielen Dank für Deine Hilfe!

Wolfgang