Vorgehen Abrechnung Jahresbeiträge

[thomas-w]

Hallo,

bei der Datenübernahme bin ich am Überlegen, wie die Abrechnung der Jahresbeiträge korrekt eingestellt wird. Ich habe folgendes vor, spricht etwas dagegen?

Laut Satzung sind die Jahresbeiträge am 31.03. jeden Jahres fällig. Die meisten Mitglieder überweisen den Beitrag (bereits ab Januar), einige Beiträge werden per Lastschrift eingezogen. Und es gibt noch die Sonderfälle, welche den Beitrag bereits im Jahr vorher im Voraus bezahlen.

Als Beitragsmodell habe ich "monatl., viertel-, .... zu flexiblen Terminen" eingestellt.
Damit ich die Zahlungseingänge der Überweiser ab Januar zuordnen kann, würde ich bei Mitgliedern mit Überweisung den Zahlungstermin "jährl.(Jan.)" hinterlegen. Die Sepa-Lastschriften würden in der zweiten Märzhälfte gestartet, bei den Mitgliedern mit Basislastschrift würde ich den Zahlungstermn "jährl.(März)" hinterlegen.

Anfang Januar starte ich dann die Abrechnung für alle Mitglieder, den Abrechnungsmonat "Januar" zum Stichtag 31.03.2018. Dadurch sollte dann bei allen Mitgliedern mit Überweisung die Soll-Position erzeugt werden und Zahlungseingänge können abgeglichen werden.
In der zweiten Märzhälfte wird die Abrechnung für alle Mitglieder, den Abrechnungsmonat "März" zum Stichtag 31.03.2018 gestartet. Dadurch sollte dann bei allen Mitglieder mit Basislastschrift die Soll-Position erzeugt werden.

Treten weitere Mitglieder im Laufe des Jahres ein, wird die Abrechnung im Modus "eingetretene Mitglieder" für den Abrechnungsmonat "Januar" bzw. "März" (je nachdem ob Mitglied überweist oder einziehen lässt), Stichtag = Tagsdatum und Eingabedatum seit der letzten Abrechnung ausgeführt. Dadurch wird nur für die neu eingetretenen Mitglieder die Soll-Position erzeugt.

Seht ihr bei dem Vorgehen Probleme?

Bei Mitgliedern, die ihren Beitrag im Voraus für das kommende Jahr gezahlt haben, fehlt mir im laufenden Jahr eine Soll-Position, es kann also nur der Zahlungseingang übernommen werden. Durch die Abrechnung im kommenden Jahr wird die Soll-Buchung erzeugt und das Mitgliedskonto ist ausgeglichen, sollte somit auch nicht bei den Mahnungen angezeigt werden. Korrekt?

Vielen Dank für Eure Rückmeldung und/oder Tipps.

Gruß,
Thomas

[heiner]

Hallo Thomas,

wenn die Satzung den Termin 31.3. als Jahreszahlungstermin vorsieht, dann hast du auch nur einen festen Termin, zu dem die Beiträge fällig werden.Du stellt bei den Mitgliedern die gewünschten Zahlungswege (bar, Überweisung, Lastschrift) ein. Du startest dann Ende Februar den Abrechnungslauf. Dabei werden die Sollstellungen erzeugt. Die Beträge, die von den Mitgliedern vor Fälligkeit gezahlt werden, können erst dann dem Mitgliedskonto zugeordnet werden. Hinweis: Du kannst den Jahresabschluss für das Vorjahr erst durchführen, wenn die Abrechnung gelaufen ist und du die Beiträge von den "Viel-zu-früh-Zahlern" zugeordnet hast. Ansonsten kannst du die Zuordnung nicht mehr vornehmen.

Empfehlung (nicht nur für Thomas, sondern für alle Kassierer):
Macht euch die Arbeit durch klare Prozesse einfacher: Seht zu, dass ihr den Vorstand dazu bringt, dass Beiträge ausschließlich im Wege der Lastschrift eingezogen werden können. Es wird immer schwieriger Personen zu finden, die den Job übernehmen. Deshalb einfache und klare Prozesse.

Heiner

[thomas-w]

Hallo Heiner,

danke für deine Rückmeldung.

Mir ist die Vorgehensweise für die Zahlungseingänge vor Erzeugung der Sollstellung noch nicht klar. Warum können die Zahlungseingänge nicht vor der Sollstellung dem Mitgliedskonto zugeordnet werden? Das würde den Kontoabgleich vereinfachen, da z. B. wöchentlich nur wenige Abgleiche notwendig sind, anstatt dann Anfang März mehrere Hundert. Und wenn Mitglieder bereits Spendenbesccheinigungen anfordern, wäre die Erstellung auch einfacher.

Gruß,
Thomas

[heiner]

Hallo Thomas,

die Istbeträge werden konkret einer Sollbuchung zugeordnet und nicht allgemein dem Mitgliedskonto. Das hat auch seinen Grund. Beispiel:

Das Mitglied muss Mitgliedsbeiträge für 2015, 2016 und 2017 zahlen. Die Beträge für die Jahre 2015 und 2016 sind strittig. Das Mitglied überweist nun einen Beitrag mit dem Vermerk "Mitgliedsbeitrag 2017". Dann darfst diese Istzahlung nicht mit irgendeiner Sollstellung verrechnet werden, sondern nur exakt mit dem Mitgliedsbeitrag 2017.

Wenn du Spendenbescheinigungen für Beträge erstellst, die noch nicht fällig sind, ist das bestimmt auch nicht ganz so korrekt.

Die Vorgehensweise in deinem Verein scheint sehr speziell zu sein. Prüfe bitte, ob JVerein für dich tatsächlich das richtige Programm ist oder ob ihr mal an eurem Vorgehen etwas ändert.

Heiner

[thomas-w]

Hallo Heiner,

so speziell finde ich das vorgehen in unserem Verein nicht. Das Mitglieder ihre Beiträge ab Januar überweisen, obwohl diese erst am 31.3. fällig sind, ist nicht ungewöhnlich. Es würde dem Kassenwart halt die Arbeit erleichtern, wenn die Zahlungen bereits bei Eingang den Konten zugeordnet werden können. Mir ist auch klar, das die Zahlung der korrekten Forderung zugeordnet werden muss. Daher hatte ich ja die Idee bzgl. der zwei Fälligkeiten: Überweisungen im Januar und Lastschrift im März. Dann können zwei Abrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erzeugt werden. Und die eingehenden Zahlungen könnten bereits ab Januar zugeordnet werden.

Bzgl. Spendenbescheinigung kommt es auf den Zahlungszeitpunkt, nicht die Fälligkeit an.

Gruss,
Thomas

[thomas-w]

Hallo Heiner,

ich habe nochmal über den Prozess nachgedacht. So wie du es geschrieben hast, haben wir nur eine Fälligkeit, also einen festen Termin. Wenn bei den Parametern zur Sollstellung der Zahlungsweg (Überweisung, Barzahlung, Basislastschrift) auswählbar wäre, könnten die Sollstellungen für Überweisung/Barzahler bereits im Januar mit Fälligkeitsdatum 31.03. erzeugt werden und die Sollstellungen für Lastschriften dann erst Anfang März mit Fälligkeitsdatum 31.03.. Die Vorbelegung des Parameters "Zahlweg" sollte auf "alle" stehen, somit ändert sich erstmal nichts. Nur Vereine, welche die Sollstellungen auf Grund der unterschiedlichen Zahlungszeitpunkte trennen möchten, können dann separate Sollstellungen durchführen. Ich vermute, dass das auch kein grosser Programmieraufwand ist, da "nur" die Selektion angepasst werden muss.

Aus meiner Sicht führt die getrennte Sollstellung von Überweisern/Barzahlern und Lastschrifteinzug gerade bei Vereinen mit mehreren Hundert Mitgliedern zu einer Arbeitserleichterung am Jahresanfang. Dann können die eingehenden Zahlungen bereits den Mitgliedskonten zugeordnet werden und es muss nicht wegen des Lastschrifteinzugs bis Anfang März (Mai, Juni....) gewartet werden, um dann nach Einzug mehrere Hundert Überweisungen zuzuordnen. Bei Vorbelegung des neuen Parameters "Zahlweg" mit "alle" werden bestehende Prozesse nicht beeinflusst.

Viele Grüße,
Thomas

[thomas-w]

Hallo Heiner,

besteht denn Aussicht, dass die zusätzliche Selektion nach Zahlungsweg in JVerein im Laufe des Jahres 2018 aufgenommen wird?
Für das Jahr 2018 habe ich ohnehin zum Jahresanfang mit der Migration und diversen anderen Tätigkeiten zu tun, aber in Folgejahren würde ich die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Sollpositionen möglichst zeitnah durchführen können.

Danke und Gruß,
Thomas

[heiner]

Hallo Thomas,

wähle in den Parametern in den Abrechnungseinstellungen das Beitragsmodell "monatlich ..... zu flexiblen Terminen" aus. Dann weise den Barzahlern und Überweisern eine Fälligkeit zum 1.1. und den Lastschriftteilnehmern den 31.3. zu. Damit sollten deine Anforderungen dann erledigt sein.

Heiner

[thomas-w]

Hallo Heiner,

ok, danke für die Rückmeldung. Dann wähle ich den etwas verwirrenden Weg. So wie du geschrieben hast, gibt es ja laut Satzung nur eine Fälligkeit.

Mir kommt es so vor, als ob Verbesserungsvorschläge nicht gern gesehen sind. Das ist schade. Leider liegen meine Programmierkenntnisse in einer speziellen Programmiersprache und bisher fehlte mir die Zeit mich mit Java-Programmierung auseinanderzusetzen. Sonst würde ich gerne auch unterstützen.

Gruß,
Thomas

[heiner]

Hallo Thomas,

Verbesserungsvorschläge sind selbstverständlich gerne gesehen. Allerdings kann ich nicht die Regelungen jedes Vereins abbilden. Dafür gibt es zu viel Kreativität bei den Vereinen.

Wie du den Einstellungsmöglichkeiten im Administrationsmenü entnehmen kannst, gibt es schon extrem viele Varianten, die komplette Tests schon jetzt unmöglich machen.

Deine Wünsche sind von keinem anderen Nutzer unterstützt worden. Daher scheinen sie schon speziell zu sein.

Ich hoffe auf dein Verständnis.

Heiner