Probleme mit Mitgliedsbeiträgen / Anregungen von Newbie

[mirko]

Hallo heiner, Hallo Rest der Welt,

erst einmal möchte ich mich bei dir bedanken, dass du deine Freizeit für jVerein einsetzt. Ich habe das Tool gerade erst gefunden und möchte jetzt unsere Vereinsverwaltung / Buchhaltung von LibreOffice Calc auf ein "richtiges" Programm umstellen. Um so schöner, dass es eine freie, quelloffene Software für den Zweck gibt!

Unser Verein existiert schon seit dem letzten Jahr, die Eintragung ist aber erst jetzt (im Februar) erfolgt. Daher hatten wir bisher auch noch kein Konto sondern ich habe das Geld sozusagen "unterm Kopfkissen" gehabt.

Ich würde jetzt gerne für das Geschäftsjahr 2011 (also ab 1.1.11) komplett auf jVerein umsteigen und habe auch schon sehr vieles erreicht. Die Mitglieder sind drin, die Eigenschaften habe ich mir erarbeitet (ich kann jetzt z.B. Mails nur an "Nicht-Lastschriftler" schicken ) usw. Ich habe jetzt auch schon angefangen die Vereinsausgaben zu verbuchen. Für unser vorhandenes Vermögen habe ich jetzt mal ein Barkonto in der Buchhaltung eingerichtet. Außerdem gibt es "bald" ein Konto bei der Sparkasse das ich dann mittels Hibiscus verwalten möchte. Zwar geht der Zugriff mangels PIN noch nicht, angelegt ist es allerdings schon mal "manuell" in Hibiscus. Ich habe es auch schon in jVerein übertragen. (Ist das sinnvoll? Oder muss ich das Konto neu anlegen wenn ich die Zugangsdaten habe?)

Beim Buchen sind mir ein paar Sachen aufgefallen, die ich gerne mal zur Anregung hier erwähnen möchte:

1. Ich fände es sinnvoll, wenn man bei neuen Buchungen die Angabe einer "Buchungsart" zum Pflichtfeld machen könnte. Mir ist das schon passiert dass ich es vergessen habe und dann die Buchung erstmal nicht wiedergefunden habe

2. Schön fände ich es auch, wenn man in Datumsfelder einfach 01.01.11 eingeben könnte. Aktuell kommt dann 01.01.0011 dabei raus. Vielleicht kann man ja über eine Routine nachdenken, die das (vielleicht wahrscheinlichere? ) Datum 01.01.2011 errät.

3. Ich habe mehrere Buchungen eingegeben und dazwischen immer auf "neu" gedrückt. Wähle ich jetzt bei der letzten "zurück" komme ich nicht in die direkt in die Buchungsübersicht sondern muss durch alle gerade angelegten Buchungen zurück.

Die Sachen sind jetzt alle nicht so schlimm, dachte nur es ist vielleicht interessant solche Eindrücke von einem neuen Nutzer zu hören.

Ich habe aber durchaus auch noch ein kleines Problem, weswegen ich hier eigentlich posten wollte:

Unsere Mitglieder zahlen im Monat mindestens 10 Euro. Da wir einen Vereinsraum haben, der monatlich Miete kostet und auch viele Jugendliche nicht in der Lage sind die Beiträge im Voraus zu zahlen, sollen die Mitgliedsbeiträge monatlich eingezogen werden. Leider gibt es aber auch noch ein paar Mitglieder die keine Lastschrift wollen. Daraus ergeben sich für mich jetzt 2-3 Probleme:

Es ist jetzt März, das bedeutet dass schon 3 Monatsbeiträge fällig sind. Ich habe daher bei allen Mitgliedern drei Abrechnungsläufe gemacht (Stichtag 1.1., 1.2. und 3.1.). Erzeugt wurden jetzt die Lastschriften-Aufträge, Buchungen in jVerein und Mitgliedskonten. Die Lastschriftenaufträge würde ich bei Hibiscus erstmal löschen und auch die erzeugten Buchungen aus jVerein entfernen. Danach würde ich für die Mitglieder die bereits bar bezahlt haben eine manuelle Buchung auf das Barkonto anlegen und mit dem Mitgliedskonto verknüpfen. Ist das der sinnvollste Weg?

Was ich danach brauche ist aber eine Art von Übersicht, auf der ich sehe, welches Mitglied dem Verein noch wie viel Geld schuldet. Das könnte ich dann entweder Bar kassieren oder mir per manueller Lastschrift in Hibiscus (die ich danach manuell in jVerein verbuche) holen. Sinnvoll fände ich auch eine Möglichkeit eine Mail zu verschicken, in der drin steht wie viel das Mitglied noch bezahlen muss (also das Saldo des Mitgliedskontos). Könnte man über so etwas nachdenken? In der Dokumentation ist das leider nicht erwähnt.

Eine letzte Frage noch, bevor ich den Roman schließe: Wie archiviere ich meine Belege am sinnvollsten? Ich habe bisher eine fortlaufende Nummer vergeben und die Belege abgeheftet. Allerdings hat jVerein kein Feld in der ich sowas wie "Belegnummer" bei einer Buchung angeben kann. Von daher würde mich interessieren wie andere das machen. Ich muss die Belege nicht digital in jVerein speichern, auch wenn das Feature gerade entwickelt wird.

Vielen Dank erstmal bis hier,

Mirko

P.S.: Die Vereinsvorstellung kommt auch noch, erstmal das Tool zum Laufen bringen

[heiner]

Hallo,

Außerdem gibt es "bald" ein Konto bei der Sparkasse das ich dann mittels Hibiscus verwalten möchte. Zwar geht der Zugriff mangels PIN noch nicht, angelegt ist es allerdings schon mal "manuell" in Hibiscus. Ich habe es auch schon in jVerein übertragen. (Ist das sinnvoll? Oder muss ich das Konto neu anlegen wenn ich die Zugangsdaten habe?)

Sofern die Kontonummer schon feststeht, kannst du das Konto in Hibiscus einrichten und zu JVerein übernehmen. Aber warum? Wenn das Konto noch nicht funktioniert, brauchst du es weder in Hibiscus noch in JVerein.

1. Ich fände es sinnvoll, wenn man bei neuen Buchungen die Angabe einer "Buchungsart" zum Pflichtfeld machen könnte. Mir ist das schon passiert dass ich es vergessen habe und dann die Buchung erstmal nicht wiedergefunden habe

Das geht leider nicht. Bei der Übernahme der Buchungen aus Hibiscus läuft die gleiche Plausi ab. Dann könnten keine Buchungen mehr übernommen werden!

Schön fände ich es auch, wenn man in Datumsfelder einfach 01.01.11 eingeben könnte. Aktuell kommt dann 01.01.0011 dabei raus. Vielleicht kann man ja über eine Routine nachdenken, die das (vielleicht wahrscheinlichere? ) Datum 01.01.2011 errät.

Wird ab Version 1.5 drin sein. Du kannst es auch mit der aktuellen Entwicklerversion testen.

Ich habe mehrere Buchungen eingegeben und dazwischen immer auf "neu" gedrückt. Wähle ich jetzt bei der letzten "zurück" komme ich nicht in die direkt in die Buchungsübersicht sondern muss durch alle gerade angelegten Buchungen zurück.

Das ist deine Meinung. Sollte ich das einbauen kommt innerhalb kürzester Zeit die Meldung "Wieso spring JVerein in die Übersicht. Ich wollte doch nur einen Schritt zurück!". Deshalb werde die Änderung nicht vornehmen. Du kannst ggfls. links im Menü auf "Buchungen" klicken. Dann landest du auch in der Übersicht.

Es ist jetzt März, das bedeutet dass schon 3 Monatsbeiträge fällig sind. Ich habe daher bei allen Mitgliedern drei Abrechnungsläufe gemacht (Stichtag 1.1., 1.2. und 3.1.). Erzeugt wurden jetzt die Lastschriften-Aufträge, Buchungen in jVerein und Mitgliedskonten. Die Lastschriftenaufträge würde ich bei Hibiscus erstmal löschen und auch die erzeugten Buchungen aus jVerein entfernen. Danach würde ich für die Mitglieder die bereits bar bezahlt haben eine manuelle Buchung auf das Barkonto anlegen und mit dem Mitgliedskonto verknüpfen. Ist das der sinnvollste Weg?

Ja.

Was ich danach brauche ist aber eine Art von Übersicht, auf der ich sehe, welches Mitglied dem Verein noch wie viel Geld schuldet. Das könnte ich dann entweder Bar kassieren oder mir per manueller Lastschrift in Hibiscus (die ich danach manuell in jVerein verbuche) holen. Sinnvoll fände ich auch eine Möglichkeit eine Mail zu verschicken, in der drin steht wie viel das Mitglied noch bezahlen muss (also das Saldo des Mitgliedskontos). Könnte man über so etwas nachdenken? In der Dokumentation ist das leider nicht erwähnt.

Es gibt doch die Mahnungen. Die können zwar nicht per Mail versandt werden, du bekommst aber die gewünschten Belege. Ansonsten kann man über vieles Nachdenken. Allerdings fehlt mir die Zeit jedes erdenkliche Feature einzubauen.

Wie archiviere ich meine Belege am sinnvollsten? Ich habe bisher eine fortlaufende Nummer vergeben und die Belege abgeheftet. Allerdings hat jVerein kein Feld in der ich sowas wie "Belegnummer" bei einer Buchung angeben kann. Von daher würde mich interessieren wie andere das machen.

Es gibt eine von JVerein vergebene Buchungsnummer. Siehe auch http://www.jverein.de/dokumentationbuch ... hungen.php

Heiner

[mirko]

Hallo,

vielen Dank für den super Support! Auf so naheliegende Sachen, wie die Buchungsnummer als Belegnummer zu verwenden, hätte ich ja auch kommen können. Manchmal sieht man den Baum vor lauter Blättern nicht

Die Anregungen, die ich erwähnte sind nur Ideen gewesen, ich bin mir auch nicht sicher wie viele Nutzer das überhaupt bräuchten. Nur das mit der Datumseingabe ist echt praktisch, ich werde wohl mal die Entwicklerversion ausprobieren.

Eine Frage noch zum Thema Abrechnung: Wir haben in der Satzung, dass Mitgliedsbeiträge für den Eintrittsmonat komplett zu zahlen sind (wird wahrscheinlich öfters vorkommen). Mir ist aber noch nicht ganz klar, wie ich für diese Mitglieder eine Abrechnung am Ende des Monats bekomme. Das Szenario ist, dass ich am 15.03. eine Abrechnung für alle Mitglieder mache. Danach tritt jemand ein. Wie kann ich jetzt nur für dieses Neumitglied eine Abrechnung starten, damit der fehlende Beitrag in seinem Konto erscheint? Ich bin aus der Doku nicht ganz schlau geworden: Wähle ich als Option "eingetretene Mitglieder" und als Stichtag (im Beispiel) den 16.03. ? Zusammengefasst wäre meine Frage wohl, was der Stichtag bei der Abrechnung bewirkt.

Sofern die Kontonummer schon feststeht, kannst du das Konto in Hibiscus einrichten und zu JVerein übernehmen. Aber warum? Wenn das Konto noch nicht funktioniert, brauchst du es weder in Hibiscus noch in JVerein.

Klingt logisch, danke für die Klarstellung.

1. Ich fände es sinnvoll, wenn man bei neuen Buchungen die Angabe einer "Buchungsart" zum Pflichtfeld machen könnte. Mir ist das schon passiert dass ich es vergessen habe und dann die Buchung erstmal nicht wiedergefunden habe

Das geht leider nicht. Bei der Übernahme der Buchungen aus Hibiscus läuft die gleiche Plausi ab. Dann könnten keine Buchungen mehr übernommen werden!

Aus Programmierersicht ist die Antwort nachvollziehbar, falls (nur falls!) es viele Leute gibt die sich das wünschen könnte man natürlich irgendwann darüber nachdenken die Methode je nach Aufruf unterschiedlich zu gestalten (also dass die Prüfung beim Hibiscus-Import nicht stattfindet). Ich will hier aber auf keinen Fall meckern oder das "verlangen". Es war nur eine Überlegung die mir eingefallen ist, als ich viele Buchungen auf einmal eingegeben habe.

Das ist deine Meinung. Sollte ich das einbauen kommt innerhalb kürzester Zeit die Meldung "Wieso spring JVerein in die Übersicht. Ich wollte doch nur einen Schritt zurück!". Deshalb werde die Änderung nicht vornehmen. Du kannst ggfls. links im Menü auf "Buchungen" klicken. Dann landest du auch in der Übersicht.

Mir ist nur nicht eingefallen, warum jemand die gerade eingegebenen Buchungen nochmal mittels "Zurück" sich anschauen möchte, aber es handelt sich hier eh um eine subjektive Geschichte und ist weit von jeglicher Bedeutung entfernt. Bei meinen Softwareprojekten ist mir halt schon passiert, dass ich irgendwelche (für mich total logische) Bedienpfade gewählt habe, die ein Dritter für völlig unverständlich hielt. Von daher dachte ich, dass dir solch eine kurze Rückmeldung vielleicht weiterhilft.

Was ich danach brauche ist aber eine Art von Übersicht, auf der ich sehe, welches Mitglied dem Verein noch wie viel Geld schuldet. Das könnte ich dann entweder Bar kassieren oder mir per manueller Lastschrift in Hibiscus (die ich danach manuell in jVerein verbuche) holen. Sinnvoll fände ich auch eine Möglichkeit eine Mail zu verschicken, in der drin steht wie viel das Mitglied noch bezahlen muss (also das Saldo des Mitgliedskontos). Könnte man über so etwas nachdenken? In der Dokumentation ist das leider nicht erwähnt.

Es gibt doch die Mahnungen. Die können zwar nicht per Mail versandt werden, du bekommst aber die gewünschten Belege. Ansonsten kann man über vieles Nachdenken. Allerdings fehlt mir die Zeit jedes erdenkliche Feature einzubauen.

Ich kann das durchaus verstehen, dass dir die Zeit fehlt. Ich hatte nur darüber nachgedacht, dass man entweder den Saldo mittels einer Variablen in der Mail referenzieren kann oder alternativ den Saldo in der Mitgliederübersicht als Spalte einbaut (dann könnte man auch danach sortieren). Ich verstehe aber, dass das deine Freizeit ist und akzeptiere natürlich wenn du das Feature jetzt nicht umsetzen willst.

Ich werde mich bei Gelegenheit als Nächstes mit dem Thema Formulare beschäftigen. Hierzu noch eine Idee: Das Format und der Inhalt von Spendenbescheinigungen ist deutschlandweit identisch und die entsprechenden Formulare gibt es von vielen Finanzbehörden auch als Vordruck (http://www.vereinsbesteuerung.info/spen ... htm#I.%202.). Wäre es eine Überlegung das Spendenbescheinigungsformular in jVerein einzubauen? Zusätzlich wäre bei den Stammdaten des Vereins noch die Angaben zur Gemeinnützigkeit (Bescheidnummer, Finanzamt, "Können Mitgliedsbeiträge als Spende abgesetzt werden?") zu erfassen. Die könnten dann automagisch in das Formular fliegen. Natürlich muss man das nur einmal einbauen als Verein, aber wenn es schon drin wäre, würde wieder eine Einstiegshürde fallen

Auf jeden Fall nochmal vielen, vielen Dank für deine Arbeit bisher und die schnelle Hilfe!

mirko

[heiner]

Hallo,

Eine Frage noch zum Thema Abrechnung: Wir haben in der Satzung, dass Mitgliedsbeiträge für den Eintrittsmonat komplett zu zahlen sind (wird wahrscheinlich öfters vorkommen). Mir ist aber noch nicht ganz klar, wie ich für diese Mitglieder eine Abrechnung am Ende des Monats bekomme. Das Szenario ist, dass ich am 15.03. eine Abrechnung für alle Mitglieder mache. Danach tritt jemand ein. Wie kann ich jetzt nur für dieses Neumitglied eine Abrechnung starten, damit der fehlende Beitrag in seinem Konto erscheint?

Vorschlag: Gibt für den nachträglich zu berechnenden Monat einen Zusatzbetrag ein.

Hierzu noch eine Idee: Das Format und der Inhalt von Spendenbescheinigungen ist deutschlandweit identisch und die entsprechenden Formulare gibt es von vielen Finanzbehörden auch als Vordruck (http://www.vereinsbesteuerung.info/spen ... htm#I.%202.). Wäre es eine Überlegung das Spendenbescheinigungsformular in jVerein einzubauen?

Wie sehen das die anderen JVerein-Benutzer? Bislang habe ich immer eine individuelle Spendenbescheinigung auf unserem Briefbogen erstellt. Die Idee mit dem genannten Formular finde ich gut. Allerdings möchte ich nicht 2 Varianten pflegen.

Heiner