Auswertung der Mitgliedskonten nach Ausgeglichenheit

[Chrissi^]

Hallo Forum,
der Verein, in dem ich Schatzmeister bin, stellt zur Zeit seine Buchführung und Mitgliederverwaltung auf JVerein um. So weit ist damit auch alles super.
Ein Detail bereitet mir allerdings noch Probleme:

Unser Verein sieht einen monatlichen Mitgliedsbeitrag vor. Allerdings haben nicht alle Mitglieder eine gute Zahlungsmoral: zum Teil kommen die Beträge verspätet, zum Teil kommen sie für ein Quartal im voraus oder auch rückwirkend.
Jetzt mache ich jeden Monat einen Abrechnungslauf, bei dem alle Mitglieder ihren monatlichen Mitgliedsbeitrag als SOLL-Buchung in ihr Mitgliedskonto geschrieben bekommen.
Ich kann aber nicht immer eine IST-Buchung auch genau einer SOLL-Buchung zuordnen. Zum Teil bezieht sich eine IST-Buchung auf eine SOLL-Buchung. Manchmal bezieht sich eine IST-Buchung aber auch - ganz oder teilweise - auf eine oder mehrere SOLL-Buchungen. Oder auch umgekehrt.

Nun möchte ich nach einem Abrechnungslauf gern wissen welche Mitglieder ihr Mitgliedskonto ausgeglichen haben und bei welchen es noch eine Differenz gibt.
Erzeuge ich mir für ein Mitglied einen Kontoauszug, so sehe ich in der ersten Zeile, ob dies der Fall ist. Kontoauszüge muss ich aber für jedes Mitglied von Hand erzeugen.
Ich benötige eigentliche eine Übersicht, in der alle Mitglieder mit der Summe aller SOLL und IST-Buchungen ihres Mitgliedskontos aufgeführt sind.
Die Auswertung "Mitgliedskonten" ist hier leider nicht ausreichend, da nicht jeder SOLL-Buchung auch eine IST-Buchung gegenübersteht.


Wo / Wie kann ich eine Auswertung über alle Mitglieder mit der oben genannten Summe erzeugen?

Vielen Dank und
Mit freundlichen Grüßen,
Chrissi^

[heiner]

Hallo Chrissi,

alter IT-Grundsatz, der auch für die Buchführung gilt: Steckst du Mist rein, kommt Mist raus. Will auf dein Problem bezogen heißen, dass du die Ist-Zahlungen konkret den Soll-Buchungen zuordnen must. Wenn das Mitglied für 2 oder mehr Monate auf einmal bezahlt, musst du eine Minusbuchung über den Gesamtbetrag vornehmen und die entsprechenden Monatsbeträge manuell buchen und den Sollbuchungen zuordnen. Dann kannst du auch über JVerein entsprechende Auswertungen vornehmen.

Heiner

PS: Tipp am Rande: Bringe deine Mitglieder dazu, per Lastschrift zu bezahlen. Dann hast du weniger Arbeit. Evtl. kannst du das auch durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung voranbringen.

[rohieb]

Hallo,

Noch älterer IT-Grundsatz: Programme dienen dazu, Menschen die Arbeit abzunehmen

Ich habe gerade das Thema hier gesehen, und wir haben bei uns auch das selbe Problem, das Chrissi geschildert hat. Ich denke, man kann das mit Lastschriftverfahren und Bankeinzug (wie auch immer das in Zukunft heißen mag) zwar verringern, aber irgendwer wird immer auf die Idee kommen, mehr als eine Buchung zusammenzufassen, oder Leute, die halt grad mal kein Geld haben, werden nachzahlen. Insofern wird dieses Problem nie komplett verschwinden (schon gar nicht bei einem Verein mit mehr als 100 Mitgliedern…), sodass die Arbeit dann doch beim Kassenwart hängen bleibt. Und sonst sehe da gerade auch keine andere Möglichkeit, "saubere" Daten über die Importfunktion reinzubekommen, als die exportierten Kontodaten manuell nachzubearbeiten, was ich auch eher suboptimal finde.

Das Verfahren mit den Minusbuchungen, das du geschildert hast, wäre ja im Prinzip leicht automatisierbar. Ansonsten habe ich habe bei anderen Programmen auch die Möglichkeit gesehen, Ist-Buchungen passend zu "splitten" und dann den einzelnen Soll-Buchungen zuzuweisen (bzw. sogar verschiedenen Mitgliedern, falls zB mehrere Mitglieder ihren Beitrag zusammen überweisen). Nur mal so als Idee

Grüße,
rohieb

[josa49]

Hallo rohieb,

das Thema Splitbuchungen ist hier schon recht oft diskutiert worden.
Heiner hat in der Zwischenzeit die Möglichkeit, Buchungen zu duplizieren, eingebaut.

Damit kann man doch recht schnell Minus-Buchung und anschließende Verteilung der Zahlung realisieren.

Joachim

[Chrissi^]

Hallo Zusammen,

erstmal kann ich mich rohieb anschließen. Ich halte es für unwahrscheinlich, dass sich 60 oder mehr Mitglieder genau an eine Vorgehensweise halten, nur weil die Buchhaltung des Vereins dies fordert.
Ein Großteil unserer Mitglieder überweist seinen Mitgliedsbeitrag ohnehin schon regelmäßig und richtig. Allerdings wünsche ich mir, dass ich auch das Verhalten der restlichen Mitglieder in meiner Buchführung abbilden kann

@Joachim:
Wie gehe ich denn vor, um eine solche Split-Buchung anzulegen?
Offensichtlich kann ich damit zu minderst einen großen Teil der nicht ganz korrekten Buchungen richtig abbilden.

[josa49]

Hallo Chrissi,


du bekommst z.B. eine Überweisung über 50,00 EUR mit 30,00 EUR Beitrag und 20,00 Spende.

Nachdem du diese als Buchung übernommen hast, legst du 3 Duplikate an und bearbeitest die 4 Buchungen so:

Lege eine Buchungsart "Splitbuchung" o.ä. an.

1. Buchung: Buchungsart Splitbuchung
2. Buchung: Buchungsart Splitbuchung + Betrag -50,00 EUR
3. Buchung: Buchungsart Beiträge + Betrag 30,00 EUR + Mitgliedskonto zuordnen
4. Buchung: Buchungsart Spenden + Betrag 20,00 EUR + Mitgliedskonto zuordnen

Natürlich kannst du den Buchungen noch Kommentare etc. zufügen.


Joachim

[heiner]

Wenn sich jemand findet, der die Splitbuchung realisiert, kann das Programm den Usern auch die Arbeit abnehmen!

Heiner

[heiner]

Ein Großteil unserer Mitglieder überweist seinen Mitgliedsbeitrag ohnehin schon regelmäßig und richtig. Allerdings wünsche ich mir, dass ich auch das Verhalten der restlichen Mitglieder in meiner Buchführung abbilden kann

Der Verein, für den ich bis vor einem Jahr tätig war, hat eine 100%-Abbucher-Quote

Heiner

[carsten]

Steht bei uns in der Satzung, dass das Geld bargeldlos eingezogen wird
Ausnahmen nur durch Vorstandsbeschluss. Meine eine Ausnahme zahlt per Überweisung, aber immer pünklich.
Ich habe dadurch nichteinmal eine Handkasse; Quittung einreichen und das Geld kommt aufs Konto.

[Chrissi^]

@heiner: Ok, also geht es erstmal nur manuell. Schade aber nicht zu ändern

Ansonsten freue ich mich, dass ihr so eine Zahlungsmoral habt. Bei uns mache ich mir keine Hoffnung: Eine Abbuchungspflicht bekomme ich für die Satzung nicht durchgedrückt. (Will ich auch gar nicht )