Mitglieder löschen

[Rolf.Mamat]

Ich weiß das dieses Thema schon öfters diskutiert wurde aber ich möchte es trotzdem nochmals auf greifen.
Jetzt zum Jahres Ende gibt es wieder einige Kündigungen in unserem Verein.
Mit den Kündigungen werden wir aufgefordert deren Daten aus unserer Verwaltung zu löschen.
Wir möchten die Daten auch Löschen das diese "ehemaligen" Mitglieder nicht aus versehen in einem Verwaltungsprozess auf tauchen was peinlich sein könnte.

Nun ist das Problem das der Datensatz nicht gelöscht werden kann, wenn abhängige Daten existieren. Soll ja so sein.
Kann man nicht alle Referenzen auf das Mitglied und Daten die nur für den Mitgliedssatz wichtig sind automatisch löschen?
und dann den Datensatz des Mitglieds ohne wichtige Daten wie z.B. Buchungen zu löschen?
Mach ich es mir hier zu einfach?

Sieht hier jemand Probleme wenn diese Referenzen gelöscht werden?
Wenn nicht würde ich mich mal über diese Aufgabe her machen.
Gruß Rolf Mamat

[heiner]

Hallo Rolf,

das Thema wird sicher von verschiedenen Leuten auch unterschiedlich betrachtet.

Das die Mitglieder einen Anspruch darauf haben, dass alle Daten beim Austritt gelöscht werden, glaube ich nicht. Der Verein muss nachweisen, von wem er für welche Zwecke und von welchen Personen Geld eingenommen wurde. Gegenüber Verbänden müssen Mitgliederzahlen nachgewiesen werden. Als Nachweis gegenüber dem Mitglied oder gegenüber Banken muss evtl. die per Mail versandte SEPA-Prenotification bereitgestellt werden .....

Es gibt sicher noch viele weitere Gründe dafür, die Daten nicht zu löschen.

Heiner

[tobias]

Hallo miteinander,

ich hab dazu eben dies hier gefunden:
http://www.datenschutz.hessen.de/downlo ... oad_ID=236

Kapitel 6 bspw. ist interessant. Man müsste als erstes ein Datenschutzkonzept im Verein erarbeiten, das die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet. Und dann muss man ggf. auch mal löschen.

Viele Grüße,
Tobias

[Rolf.Mamat]

Allerdings, wenn man prinzipiell löschen kann, liegt die Entscheidung beim jedem Anwender ob er das will oder nicht.
Zur Zeit gibt es nicht die Möglichkeit zu löschen und das finde ich schlecht.

[DIG]

Hallo,

um dem Spannungsfeld zwischen "Dokumentation" (ja, auch Vereinsgeschichte), "Ausfbewahrungsfristen", "Datenschutz" und "Löschauftrag" irgendwie gerecht zu werden verwende ich folgendes Verfahren:

• per Jahresende eine Mitgliederliste ausdrucken und auf Papier archivieren, evtl. zusätzlich als PDF-Datei
• bei allen (Ex-)Mitgliedern, die die Löschung ihrer Daten wünschen, leere ich alle Datenfelder außer dem Namen und dem Ein- und Austrittsdatum bzw. überschreibe sie mit "k.A." falls es Pflichtfelder sind
• Dem (Ex-)Mitglied bestätige ich (auf Wunsch und ggf. mit Screenshot) die Löschung der Daten und erkläre dass ich innerhalb der Aufbewahrungsfristen wenigstens den Namen vorhalten muss (und danach hört man von dem Menschen sowieso nichts mehr)

Damit bleibt -für die Referenzen/Abhängigkeiten- ein Datensatz in der Datenbank, der aber so "kaputt" ist, dass er -falls doch aus Versehen mal verwendet werden sollte- entweder manuell auffällt oder schlichtweg unzustellbar ist.
Fürs Finanzamt (und die Vereinsgeschichte) habe ich die Papierlisten, über die ich anhand der Mitgliedsnummer wieder, aber eben "unelektronisch", an die persönlichen Daten rankommen kann. Das Beitrittsformular sowie das Kündigungsschreiben im Original vernichte ich nach Ende der Aufbewahrungsfristen.

Viele Grüße,
Carsten

[tobias]

Hallo,

@Carsten: Löschen meint auch analog löschen
Außerdem gibt es keinen Anspruch darauf, die aufbewahrungspflichtigen Daten elektronisch vorzeitig zu löschen.

Um das sauber zu machen, müsste man in JVerein alle Daten (Stammdaten, Mails, Abrechnungen, Buchungen, ...) kategorisieren, bpsw. ob personenbezogen, steuerlich relevant etc. Und dann müsste zum Jahresende bereinigt werden. Dazu würde auch gehören, alte Kontobuchungen zu löschen (afaik nach 10 Jahren).
Wenn ein Mitglied den Verein verlässt, müsste der Status auf "archiviert" gesetzt werden (ggf. automatische Änderung, was nun Pflichtfeld ist), alles nicht Aufbewahrungspflichtige sofort entfernt werden, und für den Rest beginnt die Aufbewahrungsfrist.

Für die Vereinshistorie wäre es dann sinnvoll, zum finanziellen Jahresabschluss auch einen organisatorischen zu machen. Bspw. eine statistische Auswertung über die Vereinsmitglieder (nur noch aggregierte Daten, oder anonymisiert).

Das verlangt aber ein durchdachtes Konzept (ggf. mit juristischer Beratung) und ist mit einigem Aufwand verbunden.

Ich hab mir dazu mal die Feature-Listen der kommerziellen Tools angeschaut, da wird sowas nicht erwähnt. Hat jemand damit Erfahrung?

Viele Grüße,
Tobias