Neustart mit JVerein (Datenübernahme aus hibiscus möglich)

[Heart]

Hallo,

ich habe hier einen Bekannten, der die jährliche Beitragsabbuchung bisher schlicht als Sammellastschrfit in Hibiscus vorgenommen hat.
Wie bringe ich diese Daten am einfachsten zu JVerein bzw. ist es überhaupt möglich anhand den vorhandenen Sammellastschriftdaten aus Hibiscus einen "Grundbestand an Mitgliedern etc." zu JVerein zu bekommen?

Danke

[carsten]

Wenn das alles zumindest als Datei verwertbar ist würde ich es mit Ecxel versuchen, die Daten den richtigen Spalten zuordnen und importieren.
Direkt geht da nix

[heiner]

Macht auch wenig Sinn. Es gibt ein Feld, in dem der Zahlungspflichtige eingetragen ist. Wie willst du daraus Name, Vorname, Straße, PLZ und Ort machen. Daten zu SEPA-Mandaten existieren nicht in Hibiscus. ....

Heiner

[Frederic]

Hallo Heart,

ich habe genau diesen Umstieg von Hibiscus-Sammellastschriften zu JVerein im Dezember 2013 gemacht - damals gezwungenermaßen, da ich monatlich einziehe, mir den Januar-Einzug als SEPA-Deadline gesetzt habe (mit Rückfallmöglichkeit auf Februar, falls es schief geht) und die SEPA-Sammellastschriften in Hibiscus nicht rechtzeitig implementiert wurden.

Gemacht habe ich es so wie carsten vorschlägt: die letzte Hibiscus-Sammellastschrift exportiert und per Excel daraus eine Importdatei für JVerein gebaut. Das ging mit den folgenden Maßnahmen:

• Nachname, Vorname, Konto und BLZ habe ich aus der Sammellastschrift übernommen (Vor- und Nachname durch Splitten des Gegenkontonames per Excel-Textfunktionen).
• IBAN und BIC erzeugt JVerein automatisch beim Import, wenn Konto und BLZ vorhanden sind sowie IBAN als leere Spalte.
• Zahlungsart für alle auf l (Lastschrift) gesetzt und das Mandat_Datum für alle auf das Umdeutungs-Datum (Information darüber gab es im November 2013 per Verwendungszweck).
• Die externe Mitgliedsnummer und die E-Mail-Adressen habe ich aus einer Sharepoint-Liste geholt, mittels Abgleich des Nachnamens mit VERGLEICH und INDEX in Excel (mit manueller Nachbesserung bei fehlgeschlagener Zuordnung und doppelten Nachnamen)
• Die Mandatsreferenz wird von JVerein aus der externen Mitgliedsnummer gebildet.
• Eintrittsdatum habe ich manuell auf das Startdatum der Einzüge über JVerein (01.01.2014) gesetzt. Das ist zwar nicht das echte Eintrittsdatum, aber die für mich hier relevante Information.
• Postanschriften habe ich nicht nach JVerein übernommen, brauche ich ich derzeit dort auch nicht. Wenn ich wollte, könnte ich diese (genauso wie z. B. das echte Eintrittsdatum) auch noch aus Sharepoint holen.

Bei den Zusatzbeiträgen bin ich genauso vorgegangen, was in meinem Fall sehr einfach war, weil diese immer schon als separate Sammellastschriften in Hibiscus verwaltet wurden.

Das ganze hat hervorragend geklappt, bei den mehreren hundert Datensätzen ist nur ein einziger Fehler aufgetreten (einen doppelten Nachnamen habe ich manuell versehentlich genau vertauscht zugeordnet). Mit etwas Excel-Erfahrung ist es auch nicht halb so knifflig, wie es oben klingen mag. Die Arbeitsersparnis gegenüber einer Neueingabe war jedenfalls gewaltig. Und die Fehlerquote wäre damit sicherlich auch höher gewesen.

Der wesentliche Punkt, den Du Dir selbst ausdenken musst ist, wie Du mit der externen Mitgliedsnummer bzw. der Mandatsreferenz umgehst.

Viele Grüße,
Frederic.

[Heart]

Danke Frederic, das hilft mir als JVerein Newbie schon mal sehr.

Den Export der Hibiscus-Sammellastschrift hast du in welchem Format gemacht? DTAUS, HTML und Hibiscus-Format gibt es hier, macht nur letzteres Sinn oder? Und dies ist eine XML Datei, die so erstmal nicht in Excel zu bearbeiten ist (oder übersehe ich etwas!?).

[Frederic]

Ja, ich habe das Hibiscus-XML-Format importiert. Excel hat da eine sehr komfortable Funktion auf dem "Daten"-Ribbon, unter "Aus anderen Quellen" der Eintrag "Aus XML-Datenimport".

Wobei mir jetzt einfällt: zumindest als diese Funktion eingeführt wurde (Excel 2003?), war es glaube ich tatsächlich so, dass die Funktion nur freigeschaltet war, wenn das Excel Teil von bestimmten (teureren) Office-Paketen war. Ob das noch so ist, weiß ich nicht. Ich habe hier die "Professional Plus"-Ausgabe von Office 2010 und 2013. Da ist es jedenfalls mit drin.

Viele Grüße,
Frederic.