Zuwendungs-/Spendenbescheinigungen zusätzlich in 1 Datei

[KlausB]

Hallo zusammen,

nachdem ich nun den Spendenbescheinigungslauf endlich auch durch habe ist mir dieses Jahr um so mehr der Wunsch aufgekommen alle Spendenbescheinigungen zusammen zusätzlich in einer Datei zu haben (wie bei den Rechnungen).

Ich weiß nicht wie ihr es macht, aber ich muss zu jeder einzelnen Bescheinigung die Datei öffnen und 2x drucken (1x als Kopie). Es lassen sich mit jedem Reader nur eine begrenzte Anzahl Dateien öffnen. Da ich immer beim Versand der Spendenbescheinigungen die neuen Rechungen (und noch weitere Blätter) mitschicke ist es notwendig die alphabetische Reihenfolge einzuhalten, um sie später zusammenführen zu können, also muss ich am Ende (bei Z) anfangen zu öffen, damit ich es am Ende A-Z-sortiert vorliegen habe. Und das immer einzeln nacheinander, wenn mehrere markiert geöffnet werden ist die Reihenfolge zufällig. Weil alleine das Öffnen der einzelnen Dateien Aufwand ist drucke ich gleich 2x, muss aber nachher den Stapel wieder einzeln trennen.

Das ganze macht bei knapp 600 Ausdrucken gar keinen Spass mehr.

Wäre es möglich bei Rechtsklick auf die erzeugten Spendenbescheinigungen zusätzlich eine Wahlmöglichkeit für "in eine Datei speichern" oder ähnlich zu schaffen, in der die Daten dann A-Z abgelegt sind? Dann ergibt sich allerdings das Problem beim Duplexdruck, dass die Formulare der Einzelbescheinigungen auch 2-seitig angelegt werden müssen, aber ich denke das ist verschmerzbar.

Das wünsche ich mir wirklich ganz, ganz dolle ...

Herzlichen Gruß
KlausB

[Frederic]

Hallo KlausB,

mit den Spendenbescheinigungen in JVerein habe ich mich noch nicht näher beschäftigt, aber trotzdem erst mal meine Frage: wofür sind denn Deine Zweitdrucke gedacht? Die Originale werden ja sicherlich unterschrieben - und wenn Du einen auch nur halbwegs nützlichen Nachweis haben willst, was dem Mitglied übergeben wurde, solltest Du m. E. die fertig unterschriebene Spendenbescheinigung kopieren und aufbewahren. Einen reinen Zweitdruck aufzubewahren erscheint mir nicht besonders nützlich, da kannst Du auch gleich nur die elektronischen PDF-Dateien aufbewahren (und erst dann drucken, wenn es wirklich irgendwann gebraucht wird).

Davon abgesehen kannst Du das Drucken vielleicht per Befehlszeile automatisieren. Mit der Windows PowerShell kannst Du beispielsweise so alle PDF-Dateien im aktuellen Verzeichnis in umgekehrter Reihenfolge des Dateinamens drucken (ohne das -Descending in aufsteigender Reihenfolge):

Code: Alles auswählen

Get-ChildItem *.pdf | Sort-Object -Descending | ForEach-Object { Start-Process $_.fullname -verb Print }

Hilft das vielleicht weiter?

Viele Grüße,
Frederic.

[KlausB]

Hallo Frederic,
danke für deine Antwort. Da hast du eigentlich Recht, das Ausdrucken als Kopie hätte ich mir durch Kopieren sparen können. Allerdings auch relativ aufwendig bzw. bestenfalls im CopyShop zügig machbar. Oder doch noch auch die Kopien unterschreiben (ächz).
Ich glaube im Blatt vom Finanzmisterium stand drin, dass Kopien aufbewahrt werden müssen.

Von der PowerShell höre ich zum ersten Mal bzw. habe ich ignoriert, dass das für mich nützlich wäre. So einfach geht das, wenn man weiß wie!

Aber wie machen das andere, schieben die ihre Rechnungen und Spendenbescheinigungen so lange hin und her, bis sie zueinanderpassen? Würde mich wirklich interessieren.

KlausB

[DIG]

Ich glaube im Blatt vom Finanzmisterium stand drin, dass Kopien aufbewahrt werden müssen.

Richtig, Kopien sind auzubewahren. Aber wo steht dass die Kopien auch unterschrieben sein müssen? Das habe ich da nicht rausgelesen...

[KlausB]

Ich glaube im Blatt vom Finanzmisterium stand drin, dass Kopien aufbewahrt werden müssen.

Richtig, Kopien sind auzubewahren. Aber wo steht dass die Kopien auch unterschrieben sein müssen? Das habe ich da nicht rausgelesen...

Das ist sozusagen eine Rechtsverdreherfrage, was denn genau eine Kopie ist. Weiß es jemand?

[DIG]

Oder doch noch auch die Kopien unterschreiben (ächz).

Da fallen mir noch drei Alternativen ein:

• Man kann beim zuständigen Finanzamt beantragen, dass man Spendenquittungen auch nicht persönlich unterschrieben ("Dieser Beleg wurde maschinell erstellt und daher auch ohne Unterschrift gültig.") oder mit eingedruckter Unterschrift ausgeben darf. Das Finanzamt prüft solche Anträge und enstscheidet darüber wohl je Einzelfall. Sicherlich sind dabei auch noch weitere Auflagen oder organisatorische Vorgaben zu erfüllen, daher lohnt sich das wahrscheinlich erst bei richtig vielen auszustellenden Quittungen...
• Bis 150 €/Jahr und Spender genügt auch der sog. "Vereinfachte Zuwendungsnachweis", womit Dur dir den ganzen Zirkus u.U. sparen kannst. Hier im Forum findest Du dazu auch eine Textvorlage...
• Beschaff Dir einen Faksimile-Stempel mit Deiner Unterschrift.

[Rene]

Mit den Stempeln wäre ich eher vorsichtig.

- Bei gesetzlicher Schriftform (§ 126 I BGB) genügt Unterzeichnung durch einen Faksimilestempel zur Wahrung der Form nicht.
- Ggf. zulässig bei Inhaberschuldverschreibungen (§ 793 II BGB), bei Aktien (§ 13 AktG).
- Zulässig bei vertraglich vereinbarter Schriftform, sofern kein anderer Parteiwille ersichtlich ist.

Evtl. auch vom FA schriftlich genehmigen lassen, wobei zu berücksichtigen ist, dass es immer auf das FA des Empfängers ankommt.

[KlausB]

Hallo KlausB,

...
Davon abgesehen kannst Du das Drucken vielleicht per Befehlszeile automatisieren. Mit der Windows PowerShell kannst Du beispielsweise so alle PDF-Dateien im aktuellen Verzeichnis in umgekehrter Reihenfolge des Dateinamens drucken (ohne das -Descending in aufsteigender Reihenfolge):

Code: Alles auswählen

Get-ChildItem *.pdf | Sort-Object -Descending | ForEach-Object { Start-Process $_.fullname -verb Print }

Hilft das vielleicht weiter?

Viele Grüße,
Frederic.

Hallo Frederic,
hab das jetzt nach fast 2 Jahren mit der PowerShell und obigem Script ausprobiert.
Hat leider nur meinen Rechner voll blockiert, nichts ging mehr, selbst nach 10 Stunden stehen lassen konnten ich nur den Ausknopf drücken. Gedruckt hat es nichts, es hagelte scheinbar Fehlermeldungen, davon konnte ich eine sehen, dann war der Bildschirm nur no0ch schwarz.
Also scheinbar für mich keine Lösung und doch wieder alle einzeln ausdrucken ...
KlausB