Hilfe! Basisfragen zu Jameica

[laccla]

Hallo,

leider habe ich das Amt des Kassenwartes ohne Hilfe des vorherigen übernehmen müssen. Benötige daher bei ein paar Basisfragen Eure Hilfe, da ich leider kein Tutorial finden und mir die Wiki leider (bisher) nicht helfen konnte. Unser Verein nutzt JVerein bzw. Hibiscus in erster Linie dafür, eingehende Spenden zu verwalten und zum Jahresabschluss die Spendenquittungen zu erstellen:

• Wenn ich die Bankkoten prüfe und hier bspw. eine Spende eines „neuen“ Spenders eintrifft, legt das System automatisch einen Datensatz unter Mitglieder an, oder muss dieser manuell erstellt werden?
• Trifft eine Spende eines „alten“ Spenders ein, wird diese automatisch dem bestehenden Datensatzes des Mitgliedes zugeordnet , oder muss dies manuell geschehen?
• Worin besteht der Unterschied zwischen der Datei „Mitglieder“ und der Datei „Mitgliedskonten“?
• Wie haben Sie bisher die Adressdaten der Spender zum Jahresabschluss für den Versand der Spendenquittung exportiert?
• Gibt es eine einfachere Möglichkeit als copy & paste für den Export der Adressdateien der Spender aus dem Menüpunkt „Mitglieder“?

Viele Grüße und Danke im Voraus!
Claudia

[DIG]

• Wenn ich die Bankkoten prüfe und hier bspw. eine Spende eines „neuen“ Spenders eintrifft, legt das System automatisch einen Datensatz unter Mitglieder an, oder muss dieser manuell erstellt werden?
• Trifft eine Spende eines „alten“ Spenders ein, wird diese automatisch dem bestehenden Datensatzes des Mitgliedes zugeordnet , oder muss dies manuell geschehen?

Du übernimmst zwar die Buchung aus Hibsicus automatisch, der "Rest" ist aber Handarbeit:
1. -sofern noch noch vorhanden- musst Du zuerst die Adresse(n) der/s Spender(s) erfassen, entweder als Mitglied oder als weitere Adresse.
2. Dann ordnest Du der übernommenen Buchung die Adresse des Spenders zu, und zwar mit "Soll+Ist" sofern es echte Spenden sind bzw. "nur Ist" falls es sich um Mitgliedsbeiträge handelt über die Du z.B. am Jahresanfang eine Abrechnung erstellt hast.
3. Der Buchung eine passende Buchungsart zuordnen.

• Worin besteht der Unterschied zwischen der Datei „Mitglieder“ und der Datei „Mitgliedskonten“?

Die Abteilung "Mitgliedskonten" zeigt Dir alle Zahlungen, die (irgend)einem Mitglied zugeordnet sind. Wenn Du Dir eine (Mitglieds-)Adressse öffnest, dann kannst Du auch dort die Zahlungen des Mitglieds ansehen.

• Wie haben Sie bisher die Adressdaten der Spender zum Jahresabschluss für den Versand der Spendenquittung exportiert?

Am besten gar nicht exportieren sondern direkt mit JVerein die Spendenquittungen erstellen. Wichtig ist dass Du jeder übernommenen oder manuell erfassten Buchung eine Buchungsart zuordnest, und zwar eine solche, die als Spende gekennzeichnet ist. Anhand dieser erstellt Jverein dann die Spendenquittungen.

• Gibt es eine einfachere Möglichkeit als copy & paste für den Export der Adressdateien der Spender aus dem Menüpunkt „Mitglieder“?

Ja, CSV-Export oder direkter Datenbankzugriff.

[laccla]

Hallo DIG,

Vielen Dank für deine Hilfe!

Grüße Claudia

[laccla]

Hallo,

nachdem ich mich heute anhand der Antworten von DIG versucht habe mit JVerein zu arbeiten, ergibt sich leider zwei neue Fragen, vielleicht kann mir ja jemand nochmals weiter helfen:

- wie synchronisiere ich die Datei "Mitglieder" mit der Datei "Mitgliederkonten"?
- leider kann ich keine Buchung übernehmen, so dass ich diese manuell einem Mitgliedskonto hinzufügen möchte. Dies ist auch möglich, allerdings nur als SOLL-Buchung. Wie kann ich die von DIG beschriebene IST-Buchung ebenfalls hinzufügen bzw. geht dies überhaupt manuell?

Danke und Grüße
Claudia

[Frederic]

- wie synchronisiere ich die Datei "Mitglieder" mit der Datei "Mitgliederkonten"?

"Mitgliederkonten" zeigt alle vorhanden Buchungen für alle Mitglieder an (zumindest sofern kein Filter gesetzt ist...). Es ist nicht nötig oder möglich, dafür irgendeine Synchronisierung anzustoßen. Sobald eine Buchung einem Mitglied zugeordnet ist, taucht sie automatisch dort auf.

- leider kann ich keine Buchung übernehmen, so dass ich diese manuell einem Mitgliedskonto hinzufügen möchte. Dies ist auch möglich, allerdings nur als SOLL-Buchung. Wie kann ich die von DIG beschriebene IST-Buchung ebenfalls hinzufügen bzw. geht dies überhaupt manuell?

Hast Du überhaupt einen Onlinebankingzugang und verwendest Du Hibiscus, um die Umsätze abzurufen?

Wenn ja, werden für neue Kontoumsätze automatisch Einträge unter Buchführung/Buchungen in JVerein angelegt. Dort wählst Du eine mit der rechten Maustaste aus und rufst "Mitgliedskonto zuordnen" auf.

Dann erscheint der Dialog "Mitgliedskonto-Auswahl", in dem man umschalten kann ob "nur Ist"- oder "Soll u. Ist"-Buchungen dem Mitgliedskonto zugeordnet werden sollen.

Viele Grüße,
Frederic.

[laccla]

Hallo Frederic,

Onlinebanking wird genutzt. Allerdings gab es bei uns intern eine "kalte" Übergabe der Daten.
Das problem, soweit ich das bisher nachvollziehen konnte, scheint zu sein, dass bisher die Umsätze online mit Hibiscus abgerufen und hierfür Einstellungen im Tool vorgenommen bzw. Daten hinterlegt wurden. Durch den internen Wechsel bin ich nun der neue Bevollmächtige für das Konto und habe hierfür natürlich eine neue PIN für das Onlinebanking erhalten.
Wenn ich nun mit Hibiscus die Umsätze abrufen möchte und meine (neue) PIN eingebe, erhalte ich leider immer eine Fehlermeldung:

at de.willuhn.jameica.system.Application.newInstance(Application.java:86)
at de.willuhn.jameica.Main.main(Main.java:78)
[27.03.2014 13:46:53] Sichteinlagen [Sparkasse Karlsruhe]: Fehler beim Öffnen der HBCI-Verbindung
[27.03.2014 13:46:53] Fehler beim Aktualisieren der UPD
[27.03.2014 13:46:53] Beende HBCI-Übertragung
[27.03.2014 13:46:53] HBCI-Übertragung mit Fehlern beendet

Ich vermute, es liegt an der neuen PIN. Falls ja, unter welchem Unterpunkt kann ich hier ggfs die Voreinstellung ändern?

Grüße
Claudia

[Frederic]

Hallo Claudia,

da hast Du sicherlich ein wenig "Spaß", wenn Du Dich ohne Hilfe vom Vorgänger einarbeiten musst.

Für das Onlinebanking mit Hibiscus gibt es ein eigenes Forum, wo sich der Entwickler und die Experten tummeln.

Deine Fehlermeldung sagt mir leider nichts, aber dass es mit der neuen PIN zusammenhängt, kann ich mir auch vorstellen. Nach dem, was ich bisher im Onlinebanking-Forum gelesen habe, soll es bei derartigen Problemen gefahrlos möglich sein, in Hibiscus den Bank-Zugang (nicht das Konto!) neu anzulegen.

Wenn Du unter Hibiscus/Konten das Konto öffnest, kannst Du auch in der HBCI-Konfiguration die Kundenkennung überprüfen (wenn Du von der Bank eine bekommen hast).

Viele Grüße,
Frederic.