Aller Anfang ist schwer, brauche eure Hilfe

[pascaljackson]

Guten Tag,

ich bin momentan für die Kasse zuständig, alles kein Problem. Da der jetzige stand des Systems echt schlecht zu handlen ist (excel tabellen), habe ich mich nach einer Software umgeschaut und bin auf Jverein gestoßen.
Wahrscheinlich benötige ich nur einen Bruchteil von dem, was JVerein kann.

Ich liste mal auf was ich brauche und gehe dann mal drauf ein was ich bisher geschafft habe

-Mitglieder bekommen Vierteljährlich einen Beitrag aufgerechnet
>Da gibt es quasi zwei unterschiedliche
-Einzelne Mitglieder bekommen ab und zu individuelle Beträge aufgerechnet
-Mitglieder können zahlen wann sie wollen, unterschiedlichste Beträge (manche haben einen Monatlichen Dauerauftrag, manche zahlen mal Bar etwas ein)
-Es gibt ein Konto, auf das eingezahlt wird (per Überweisung)
-Es gibt eine Barkasse, auf der eingezahlt wird
-Von beiden kann aber auch Geld an die Mitglieder ausgezahlt werden
-Die Mitglieder bekommen Vierteljährlich eine Rechnung mit deren Ausständen
-Ich muss den momentanen Stand des Mitglieds mit in JVerein nehmen (z.B. ich habe momentan noch 100€ zu zahlen)

Das Ziel ist natürlich, dass die Transaktionen vom Konto Automatisch verbucht werden mit dem jeweiligen Mitglied, die Barkasse muss ich natürlich manuell pflegen, aber auch hier sollen die Ein- und Ausgaben automatisch verbucht werden.
Sodass ich dann mit einem klick allen eine Email schicken kann.

Soweit so gut, ich hoffe ich habe es verständlich dargelegt

Was habe ich bisher geschafft?

Hibiscus und das Konto sind eingerichtitet, also ich kann die Umsätze etc. einsehen.

In Jverein konnte ich zwei Beitragsarten einfügen
Das Mailkonto ist eingerichtet und funktioniert.
Die Sache mit dem Formular und der Rechnung habe ich soweit auch verstanden, nur bis jetzt habe ich das Dokument noch nicht mit Formularfelder ausgestattet. Ich weiß auch noch nicht wie die jeweiligen Ausstände eines Mitglieds dort rein kommen, ich meine auch über so ein Formularfeld.

Mitglieder anlegen klappt soweit auch

aber weiter komme ich noch nicht...

Bis zum Anfang des neuen Jahres würde ich das gerne fertig haben, ich hoffe ihr könnt mir dabei helfen.

Der nächste schritt wäre wohl die alten Ausstände mit rüber zu bringen, und zu schauen ob diese dann auch als minus auftauchen.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

Pascal

[DIG]

aber weiter komme ich noch nicht...

Bis zum Anfang des neuen Jahres würde ich das gerne fertig haben, ich hoffe ihr könnt mir dabei helfen.

Der nächste schritt wäre wohl die alten Ausstände mit rüber zu bringen, und zu schauen ob diese dann auch als minus auftauchen.

Die alten Kontostände erfasst Du -je Mitglied- am einfachsten als (einmaligen) Zusatzbeitrag mit erntsprechendem Text.
Für die "Sonderbeiträge" einiger Mitglieder eignen sich ebenfalls die Zusatzbeiträge, evtl. auch als wiederkehrende Zusatzbeiträge.

Ferner wirst Du für die neuen Beiträge eine "Abrechnung" vornehmen.
In den Einstellungen musst Du zuvor das entsprechende Beitragsmodell einstellen: entweder viertejährlich oder jährlich.

• Entweder nimmst Du "jährlich", dann hast Du gleich den ganzen Jahresbetrag sofort sichtbar und kannst diesen ggf. auch in einer Summe per Lastschrift abbuchen. Zum Jahresanfang machst Du damit eine Abrechnung in JVerein.
• Oder Du wählst "quartalsweise" und musst dann auch 4 Abrechnungen durchführen.
• Ein Mischbetrieb, d.h. einzelne Mitgleider jährlich, andere quartalsweise, ist möglich.
• Was da schöner oder praktikabler ist, musst Du für Dich/Deinen Verein entscheiden.
  Eines ist jedoch zu bedenken: JVerein kann keine Voraus-Zahlungen verbuchen, d.h. wenn einzelne das ganze Jahr im Voraus bezahlen bekommst Du das nicht sauber aufs Mitgliedskonto falls Du alle Mitglieder gleich quartalsweise abrechnest. Dann bietet sich entweder doch die jährliche Abrechnung an oder die eben der Mischbetrieb, was allerdings bei vielen Mitgliedern etwas "komplexer" in der Pflege wird.

In jedem Fall kannst Du jederzeit (also auch jedes Quartal) Beitragsrechnungen erzeugen die den Stand des jeweiligen Mitgliedskontos wiedergeben.

Du kannst das Ganze auch ausprobieren: stelle ein passenden Beitragsmodell ein und führe Abrechnungen durch; Abrechnungen können wieder gelöscht werden. (oder spiele nach Deinen Tests ein Backup von davor ein).

Viele Grüße,
Carsten