Zu frühe Buchung bei Abbuchern im Mitgliedskonto

[rosek]

Hi Heiner,

wir wollten an die Mitglieder eine Kontoübersicht die gleichzeitig als Rechnung für das gesamte Jahr 2012 gilt raus schicken.
Dafür haben wir eine die Platzhalter Mitgliedskonto_ist / _betrag / _Differenz verwendet. Das funktioniert soweit
ganz hervorragend.

Allerdings ist mir folgendes aufgefallen:

Bei Abbuchern bucht JVerein den Geldeingang sofort nach dem Abrechnungslauf ins Mitgliedskonto - unabhängig davon, ob die Abbuchung überhaupt ausgeführt wurde - und unabhängig davon, ob die Abbuchung erfolgreich war oder nicht.

Bei Abbuchern steht deshalb ein Soll von 0 € im Mitgliedskonto, obwohl zu diesem Zeitpunkt die Mitgliedsbeiträge tatsächlich noch gar nicht bezahlt sind, sondern erst noch abgebucht werden. Es ist jedoch äußerst verwirrend für Rechnungsempfänger, wenn das Mitgliederkonto in einer solchen Übersicht eine Zahlung ausweist, die noch gar nicht erfolgt ist, sondern erst noch (per Abbuchung) erfolgen wird. JVerein bucht die Zahlung des Mitglieds schlicht zu früh, und tut deshalb so, als bestünde keine Forderung mehr. Kann man das irgendwie ändern, oder diese Problematik umgehen?

Grüße
Steffen

[Rene]

Das gleiche Problem haben wir auch. Und es gab deshalb auch schon Diskussionen mit einem Mitglied. Das Mitglied wollte eine Übersicht über sein Konto und dort stand natürlich das alles bezahlt ist. Eine Woche später haben wir dann die Lastschriften gezogen und es kam prompt ein Widerruf mit der Begründung, dass im Auszug keine offene Forderung drin steht. Im Ernstfall könnte dies sogar als Verbindlich gelten.

Ein weiterer Punkt ist, dass dadurch natürlich auch das Datum nicht stimmt. Gutschrift auf dem Mitgliedskonto z.B. 05.01.2013, Gutschrift auf dem Konto durch Lasteinzug z.B. 15.01.2013. Wenn man später in der Buchhaltung eine Zahlung sucht, wird dies zu Verwirrungen führen.

Wäre schön, wenn JVerein die Zahlung erst dann verbucht, wenn die Lastschriften auch gezogen werden, denn erst dann ist die Zahlung auf dem Konto.

[heiner]

Hallo Rene,

wie wäre es mit einem Zusatz "Für Teilnehmer am Lastschriftverfahren: Ihre Zahlungen werden ggfls noch abgebucht, sind im Kontoauszug aber bereits berücksichtigt" oder ähnlich.

Genau so wie es Mitglieder gibt, die eine Abbuchung zurückgehen lassen, weil angeblich keine offenen Posten da sind, gibt es Mitglieder, die bei offenen Posten überweisen oder sich mit einem Hinweis auf das Abbuchungsverfahren beschweren.

Heiner

[DIG]

Hallo Heiner,

auch ich finde, dass auf dem Mitgliedskonto das Buchungsdatum des Bank-Kontoauszuges stehen sollte. Schon alleine zur besseren Auffindbarkeit.
Wie wäre es wenn man beim Abrechnungslauf ein Feld für das Datum der Lastschriftbuchung eingeben könnte, damit könnte ich mir dann - wenn ich Freitags abends die Abrechnungslaufe starte eben den Montag (=nächsten Bankbuchungstag) als Datum setzen...

Viele Grüße
Carsten

[heiner]

Hallo Carsten,

über eine Änderung des Buchungsdatums für einen Buchungslauf will ich gerne mit mir reden lassen. Das löst aber nicht die Probleme von Rene und Steffen.

Heiner

[Rene]

Hallo Heiner,

wie wäre es mit einem Zusatz "Für Teilnehmer am Lastschriftverfahren: Ihre Zahlungen werden ggfls noch abgebucht, sind im Kontoauszug aber bereits berücksichtigt" oder ähnlich.

Sowas in der Art haben wir für die zukünftigen Abrechnungen mit aufgenommen. Bleibt aber noch immer das Problem mit dem Datum und einer evtl. späteren Zuordnung.

Habe aber gerade noch etwas gefunden: Dadurch das JVerein die Lastschrift gleich auf dem Mitgliedskonto verbucht, habe ich aber nach der tatsächlichen Lastschrift unter "Buchungen" nun 2 Beträge für das Mitglied. Einmal die Buchung von JVerein nach dem Rechnungslauf und einmal die Buchung aus der Buchungsübernahme nach dem Lasteinzug. Ordnet man diese Buchung nun dem Mitglied zu dann wäre es ja eine Überzahlung!? Lässt man die Buchung so stehen, also ohne Zuordnung, dann hat man die Beiträge zumindest beim Abschluss doppelt.

[josa49]

Hallo Rene,

das ist aber auch so beschrieben: Es wird für die Buchungen des Abrechnungslaufes eine Gegenbuchung in der gleichen Höhe erzeugt, so dass es ausgeglichen ist.
Dann kommen die "echten" Einzüge, die dann allerdings nicht den Mitgliedskonten bei Abbuchern zugeordnet werden sollen.

Joachim

[Rene]

Hallo Joachim,

das ist aber auch so beschrieben: Es wird für die Buchungen des Abrechnungslaufes eine Gegenbuchung in der gleichen Höhe erzeugt, so dass es ausgeglichen ist. Dann kommen die "echten" Einzüge, die dann allerdings nicht den Mitgliedskonten bei Abbuchern zugeordnet werden sollen.

Im Grunde ist das auch nicht wirklich ein Problem, wir wissen das und bei einer überschaubaren Zahl von Mitglieder/Lastschriften, kann man das auch im Auge behalten.

Nur arbeiten - zumindest hier - auch Leute mit dem Programm, die da nicht so tief in der Materie stecken und wenn es viele Lastschriften sind, dann wird es verwirrend. Hinzu kommt, dass man eine Lastschrift in der Übersicht der Buchungen nicht gleich als solche erkennen kann. Es könnte also auch eine Überweisung sein.

Bei der Zuordnung der Mitgliedskonten fällt es dann zwar auf, dass es keinen Fehlbetrag gibt, aber da ist dann evtl. in Eile auch mal schnell auf Übernehmen geklickt. Und schon ist die Überzahlung passiert

Was mir aber Kopfzerbrechen macht ist die Frage, wie es dann bei den Abschlüssen und Auswertungen läuft? Ein Beitrag von z.B. 50,- Euro ist dann ja 2x drin, einmal durch die automatische Buchung und einmal durch den Zahlungseingang auf dem Konto. Bei den "Buchungen" stimmt z.B. der unten angezeigte Gesamtbetrag nicht mehr (xxx Datensätze / Gesamtbetrag xxxx,xx EUR)

[DIG]

Hallo Carsten,

über eine Änderung des Buchungsdatums für einen Buchungslauf will ich gerne mit mir reden lassen. Das löst aber nicht die Probleme von Rene und Steffen.

Heiner

Bzgl. des Buchungsdatums habe ich noch eine andere Idee:
Man kann ja die automatisch erzeugten Buchungen nachträglich (d.h. durchaus auch sofort nach Erstellung) editieren und dabei das Datum des tatsächlichen Bankeinzugs eintragen. Allerdings geht das bisher nur einzeln, also nicht en bloc wie bspw. bei der Kontoauszugzuordnung. Eine entsprechende Funktion zur Sammeleditierung des Datum könnte hier alternativ sinnvoll ergänzt werden.

Viele Grüße
Carsten

[heiner]

Hallo Carsten,

genau das meinte ich.

Heiner