Spendenbescheinigungen nummerieren

[sonnenblume68]

Hallo zusammen,

ich erstelle gerade das erste Mal Spendenbescheinigungen über JVerein. Bisher wurde das als Serienbrief gemacht.
Jetzt ist die ANforderung, die Spendenbescheinigungen durchzunummerieren. Hat jemand eine Idee, wie das automatisch im Formular
gemacht werden kann?

Viele Grüße
Bettina Maas
FKJC e.V.

[heiner]

Jetzt ist die ANforderung, die Spendenbescheinigungen durchzunummerieren.

Wer stellt die Anforderung? Gesetzliche Vorgabe oder "haben wir schon immer so gemacht"?

Heiner

[sonnenblume68]

Sowohl als auch, es wurde in den Vorjahren so gemacht, also kann ich schlecht damit aufhören. Wenn man im Internet nachschlägt, ist es auch gesetzliche Vorgabe für Vereine, damit besser nachverfolgt werden kann, wieviele Bescheinigungen man ausgestellt hat.

Bettina

[heiner]

Hallo Bettina,

mich wundert, dass es eine Nummerierungspflicht für Spendenbescheinigungen gibt. Davon habe ich bislang nichts gehört. Bei dem Verein, für den ich jahrelang tätig war, wurde das nicht gemacht und es hat nie Probleme mit dem Finanzamt gegeben.

Bei einer Google-Suche habe ich zwar auch die Meinung gelesen, dass es eine Nummerierung geben müsse. Allerdings gibt es auch andere Meinungen:
http://www.juraforum.de/forum/t/layout- ... ht.346519/

Mich wundert, dass in den amtlichen Mustern der Spendenbescheinigungen (https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form ... 96762309F0) kein Datenfeld für eine Nummer vorgesehen ist.

Welche Meinungen gibt es bei den Leuten, die schon jahrelang mit JVerein Spendenbescheinigungen ausstellen. Bitte postet hier.

Heiner

[sonnenblume68]

Hallo,

ich habe mich jetzt noch mal bei unserem Steuerberater erkundigt, er meinte, eine Nummerierung wäre nicht erforderlich,
wenn sich die Spendenbescheinigungen in der Buchhaltung wiederfinden würden.

Er meinte, dafür wäre der Name und die Mitgliedsnummer bzw. eine Spendernummer günstig.

Kann man die Adressen der Spender auch mit einer Nummer versehen, und wäre es möglich, ein Formularfeld zu erstellen, daß die Mitgliedsnummer
bzw. Spendennummer noch mit eindruckt?

Viele Grüße
Bettina

[heiner]

Hallo Bettina,

wenn du deine Duplikate der Spendenbescheinigungen nach Jahrgängen und Namensalphabet abheftest, wirst du die Spendenbescheinigungen bei 130 Mitgliedern schon wiederfinden. Zusätzlich gibt es in JVerein eine Übersicht der ausgestellten Spendenbescheinigungen.

Eine Nummerierung wird es aus folgenden Gründen nicht geben:

- kein gesetzliches Erfordernis
- Jeder Verein hat dann wieder unterschiedliche Anforderungen an eine Spendennummer. Entweder soll es eine über die Jahre fortlaufende Nummer geben oder nach Jahren
- Unterschiedliche Formatierung
- Die von dir vorgeschlagene Mitgliedsnummer macht keinen Sinn, das auch Nichtmitglieder spenden.

Guten Rutsch und freunde dich im Neuen Jahr mit der existierenden Lösung an. Die funktioniert.

Heiner

[Bernhard]

Jetzt möchte ich diesen alten Thread nochmals wiederbeleben, weil er m.E. passt und neue Vorgaben der Finanzverwaltung dazu existieren bzw. bisher vorhandene durch Erlass konkretisiert wurden.

Eine Durchnummerierung der Zuwendungsbestätigungen ist bestimmt nicht erforderlich, wenn man diese leicht und einfach (wie früher) auf Papier ausdruckt, im Ordner abheftet und vielleicht noch eine Liste daneben legt, um die Vollständigkeit zu dokumentieren. Die Belegnummer wird dann (auch wie früher) vom Buchhalter auf den Beleg geschrieben und die Sache ist fertigt.

Wir schreiben etwa 1.000 Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) im Jahr, dabei die meisten für Nichtmitglieder und machen das mittels "EDV". Da werden keine Papierduplikate aufbewahrt und die Orignale werden -soweit als möglich- per Email an den Spender versandt. Dies alles mit Genehmigung des Finanzamts und entsprechend den neuesten Erlassen der Oberfinanzdirektionen bzw. Schreiben des Bundesfinanzministers. Künftig möchten wir JVEREIN nutzen, weil dieses Programm in der gemeinsamen Nutzung mit HIBISCUS und SynTAX einfach prima ist.

In den neueren Verlautbarungen der deutschen Finanzverwaltung wird u. a. darauf verwiesen, dass die GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sinngemäß anzuwenden sind, wenn man elektronisch arbeiten möchte. Also sind Belege zu nummerieren! Wenn ich diese jetzt nicht ausdrucken will und manuell einheften, bleibt mir nichts anderes übrig, als die Belegnummer im jeweiligen elektronischen Datensatz zu vermerken. Entweder muss ich diese dort manuell erfassen oder sie wird automatisch generiert (wäre sinnvoll). Wichtig wäre jetzt zunächst einmal ein Datenbankfeld in der Datei der Spendenquittungen. Ob die Spendenquittungen dann fortlaufend von 1 bis 1.000000000000 jahrgangsübergreifend automatisch nummeriert werden (wie die DatenbankID) oder ob man jedes Jahr mit der Jahreszahl zuzüglich Unterscheidungsnummern (z.B. 2016-0001, 2017-0001) beginnt, ist nebensächlich. Ich denke, für ein 'Aktenzeichen' gibt es keine Schönheitspreise.

Später braucht es dann lediglich die Suchfunktion nach dieser Nummer, um von der Nummer auf die Spendenquittung zu schließen und vielleicht die Anzeige der Nummer beim Spender (zur Dokumentation, welche Quittung für die Spende ausgestellt wurde).

Der Einwand, dass hier jeder danach andere Wünsche bez. der Gestaltung der Nummer hätte, zählt schlicht nicht. Denn auch bei der SEPA-Mandats-ID nutzen wir doch alle fleißig die vorgegebene Form.

Herzlichen Dank dafür vor allem an Heiner!

Viele Grüße
Bernhard

[heiner]

Hallo Bernhard,

welche Anforderungen gibt es denn an die Nummer? Muss die fortlaufend sein? Wenn nicht, könnte der Datenbankprimärschlüssel als Spendennummer verwendet werden. Das ließe sich mit einfachen Mitteln realisieren.

Wer hat sich intensiv mit dem Thema GOB beschäftigt? Entspricht die Speicherung in einer Datenbank, auf die man auch ohne das Verfahren ändernden Zugriff hat, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung? Das kann ich mir nicht vorstellen. Insofern stellt sich die Frage, inwieweit Jameica/Hibiscus/JVerein dazu tatsächlich geeignet sind. Klar kann man den Zugriff so bauen, dass er ausschließlich über JVerein möglich ist. Dann schreit hier aber die Fraktion der "Direktzugreifer" auf

Heiner