Fragen zur Buchführung

[Sebastian_SHR]

Moin!

erstmal Danke für die schnelle Freischaltung an einem Sonntag!

Ich nutze Jverein und Hibiscus für die Vereinsverwaltung unserer Rettungshundestaffel, ich bin der Kassenwart.
Buchführung ist kompliziert, merke ich

Hier habe ich einige Probleme: Es wurden anfang des Jahres die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift eingezogen und einmal ein Fördermitgliedsbeitrag.
Jetzt habe ich da mehrere Buchungen, wie kann ich die zuordnen (die große Lastschrift auf die einzelnen Mitglieder) und bereinigen (der Förderbeitrag ist da irgendwie doppelt drin, einmal in der großen Lastschrift und einma, einzeln)? Und dann hat das Programm jeweils nochmal Gegenbuchungen erstellt. Wie kriege ich das Ordentlich hin?


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Eine weitere Sache: Wie geht das mit Splitbuchungen?
Wir haben z.B. Kenndecken für die Hunde bestellt für 3 Mitglieder und über den Verein bezahlt. Die Mitglieder haben/werden ihren Anteil an den Verein überweisen (oder per Lastschrift bezahlen).
Nun habe ich also eine Buchung der Rechnung an den Hersteller und bereits die erste Überweisung eines Mitgliedes an den Verein. Wie krieg ich das Zusammen? Über Zusatzbeiträge und/oder Sollbuchungen geht da irgendwie bei mir nichts.
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3.Sache, die aber eher abschweift und daher nur ein Bonus ist, wenn jemand helfen könnte
Stichwort Kontenrahmen, etc.: Welche Kostenstellen nimmt man für
-Vereinskleidung (Persönliche Schutzausrüstung, die dem Verein gehört und von ihm angeschafft und bezahlt wurde)
-"Private" Schutzausrüstung (z.B. Gürtel, vom Verein angeschafft und bezahlt, aber vom jeweiligen Mitglied an den Verein bezahlt, also kein Vereinseigentum)

viele Grüße, vielen Dank und schönen restlichen Sonntag!

[lenilsas]

Also beim Abrechnungslauf werden die aus den Hinterlegten Beiträgen (und eventuell Zusatzbeträgen) Sollbuchungen für jedes Mitglied erstellt. Bei Zahlung per Lastschrift wird gleichzeitig eine Istbuchung erstellt, die Sammellastschrift an hibiscus übergeben und eine Gegenbuchung für die bald eingehende Lastschrift erstellt. Du hast also folgende Buchungen
-Mitgliedsbeitrag, für jedes Mitglied eine mit der richtigen Buchungsart. Dieses sind die "Richtigen" Buchungen
-Die bei der Bank eingegangene Sammellastschrift
-Die Gegenbuchung von JVerein, entspricht dem (negativen) Betrag der Sammellastschrift und gleicht dieses aus.
Die beiden letzteren Buchungen sind sozusagen Umbuchungen und nicht weiter relevant da ja die Einzelbuchungen vorhanden sind.

Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt.

Zur 2. Frage:
Ich würde sagen, dar Verein hat die Decken gekauft und verkauft sie an die Mitglieder weiter. Es ist also erstmal eine Ausgabe. Dann würde ich für jedes Mitglied das eine Decke kauft einen Zusatzbetrag anlegen. Beim nächsten Abrechnungslauf wird daraus eine Sollbuchung erstellt und ggfs. eine Lastschrift generiert. Mit Splitbuchnugen hat das eigentlich nichts zu tun.

[SPA]

Hallo Sebastian_SHR,

die Sache mit den Splittbuchungen ist in der Dokumentation zu jverein (doku.jverein.de) gut erklärt.

Bei der 2. und 3. Frage sind vor Beantwortung erst einmal ein paar Voraussetzungen zu klären, es gibt da vereinsrechtliche und satzungsrechtliche Vorgaben:

Sieht die Satzung Umlagen der Mitglieder vor?
Gibt es einen Beschluss, dass die "persönliche" Schutzausrüstung durch die Mitglieder mitfinanziert wird?
Gibt es einen Beschluss, dass die "private" Schutzausrüstung vom Verein gekauft und an die Mitglieder weiterverkauft wird?

Abhängig von den Antworten muss die Zuordnung der Buchungen als Ausgaben im Ideellen Bereich, Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Zweckbetrieb erfolgen.

VG SPA

[Sebastian_SHR]

Vielen Dank für Eure Antworten!

Also beim Abrechnungslauf werden die aus den Hinterlegten Beiträgen (und eventuell Zusatzbeträgen) Sollbuchungen für jedes Mitglied erstellt. Bei Zahlung per Lastschrift wird gleichzeitig eine Istbuchung erstellt, die Sammellastschrift an hibiscus übergeben und eine Gegenbuchung für die bald eingehende Lastschrift erstellt. Du hast also folgende Buchungen
-Mitgliedsbeitrag, für jedes Mitglied eine mit der richtigen Buchungsart. Dieses sind die "Richtigen" Buchungen
-Die bei der Bank eingegangene Sammellastschrift
-Die Gegenbuchung von JVerein, entspricht dem (negativen) Betrag der Sammellastschrift und gleicht dieses aus.
Die beiden letzteren Buchungen sind sozusagen Umbuchungen und nicht weiter relevant da ja die Einzelbuchungen vorhanden sind.
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Zur 2. Frage:
Ich würde sagen, dar Verein hat die Decken gekauft und verkauft sie an die Mitglieder weiter. Es ist also erstmal eine Ausgabe. Dann würde ich für jedes Mitglied das eine Decke kauft einen Zusatzbetrag anlegen. Beim nächsten Abrechnungslauf wird daraus eine Sollbuchung erstellt und ggfs. eine Lastschrift generiert. Mit Splitbuchnugen hat das eigentlich nichts zu tun.

Ich sehe gerade, leider fehlen im ersten Beitrag meine Bilder. Ich schau mir das aber mit den Beiträgen nochmal an.
2.Frage: Splitbuchung weil: Auf der Rechnung vom Hersteller sind 3 Kenndecken, also gehen 3 Zahlungen von den Mitgliedern ein.
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Hallo Sebastian_SHR,
die Sache mit den Splittbuchungen ist in der Dokumentation zu jverein (doku.jverein.de) gut erklärt.
Bei der 2. und 3. Frage sind vor Beantwortung erst einmal ein paar Voraussetzungen zu klären, es gibt da vereinsrechtliche und satzungsrechtliche Vorgaben:
Sieht die Satzung Umlagen der Mitglieder vor?
Gibt es einen Beschluss, dass die "persönliche" Schutzausrüstung durch die Mitglieder mitfinanziert wird?
Gibt es einen Beschluss, dass die "private" Schutzausrüstung vom Verein gekauft und an die Mitglieder weiterverkauft wird?

Abhängig von den Antworten muss die Zuordnung der Buchungen als Ausgaben im Ideellen Bereich, Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Zweckbetrieb erfolgen.
VG SPA

Die Doku muss ich mir noch 2-3x reinziehen, das Ganze ist recht Kompliziert (also Thema Buchhaltung meine ich).
Satzung: darin steht nichts. Wir haben in der Vereinsordnung einen Abschnitt. Ich hänge das Dokument mal an.

Hintergrund ist hier, dass für eine Teilnahme am Sucheinsatz bestimmte Bekleidung gefordert ist (Nachts muss die Sichtbar sein, etc.).
Und dann wollen wir natürlich nicht, dass ausgetretende Mitglieder mit unserem "Hoheitszeichen" herumlaufen.

Wir kommen zum Teil aus den bekannten Hilfsorganisationen, da ist es so, dass diese Sicherheitskleidung vom Verein gestellt wird (geliehen).
Ich bin aktuell bei der Idee mit dem "Ideellen Bereich", mir fehlt aber im SK49(?) noch die passende Kostenstelle. Ich überlege, eine anzulegen.


Danke!

Sebastian

[SPA]

Hallo Sebastian_SHR,

Wir haben in der Vereinsordnung einen Abschnitt. Ich hänge das Dokument mal an.

- hängt leider nicht dran...
damit sind noch die Antworten offen:
Sieht die Satzung Umlagen der Mitglieder vor?
Gibt es einen Beschluss, dass die "persönliche" Schutzausrüstung durch die Mitglieder mitfinanziert wird?
Gibt es einen Beschluss, dass die "private" Schutzausrüstung vom Verein gekauft und an die Mitglieder weiterverkauft wird?

für eine Teilnahme am Sucheinsatz bestimmte Bekleidung gefordert ist (Nachts muss die Sichtbar sein, etc.).

- wenn Sucheinsätze im Vereinszweck in der Satzung stehen, davon gehe ich mal aus...:
Damit ist die Zuordnung geregelt. Die Kleidung dient der Umsetzung des Vereinszwecks also Kauf der Kleidung als Ausgabenbuchung im Zweckbetrieb.

VG SPA

[Sebastian_SHR]

Ah, ja da ist wohl was falsch eingestellt. Im Text zu Dateianhängen steht, dass man 50MiB hochladen kann.
434KB sind aber zu viel.

Sucheinsätze sind der Vereinszweck.

Satzung:
Zweck des Vereins

1. Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts
„Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung (AO)
2. Der Verein verfolgt folgenden Zweck im Sinne § 52 Absatz AO:
•
die Förderung der Rettung aus Lebensgefahr und die Förderung des Hundesports
3. Der Satzungszweck wird insbesondere durch folgenden Zweck verwirklicht:
• Einsatz und Ausbildung von Suchhunden zur nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr
4. Der Verein ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke
5. Mittel des Vereins dürfen ausschließlich für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Die
Mitglieder dürfen keine Gewinnanteile und in ihrer Eigenschaft als Mitglieder auch keine sonstigen
Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.
6. Weiterhin darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch
unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
7. Alle Inhaber von Vereinsämtern sind ehrenamtlich tätig.

Ordnung:

IV.
Ausrüstung / Einsatzfahrzeug

1. Kostenübernahme
1.1. Grundsätzlich gilt, dass ordentliche Mitglieder der Rettungshundestaffel Suchhunde
Rheinhessen e.V. keinen Rechtsanspruch auf die Übernahme irgendwelcher Kosten, die im
Rahmen der Ausbildung des Hundes und der Weiterbildung zur/als Einsatzkraft anfallen,
geltend machen können. Gleiches gilt für die benötigte Einsatzausrüstung.
1.2. Für persönliche Ausrüstungsgegenstände gemäß dem Standard für einsatzfähige Suchteams
haben Hundeführer und Helfer selbst Sorge zu tragen und keinen Anspruch auf
Kostenerstattung.
1.3. Die Kosten für die vorschriftsmäßige, einheitliche Einsatzbekleidung (Hose, Jacke,
Schuhwerk, Helm) trägt der Hundeführer selbst, es sei denn diese wird vom Verein zur
Verfügung gestellt.
1.4. Ein Anspruch auf Rückkauf durch den Verein besteht grundsätzlich nicht. Beim Ausscheiden
aus dem Verein ist eine Rückgabe/-kauf der Bekleidung nicht verpflichtend. Vom Verein
zur Verfügung gestellten Ausrüstungs- oder Bekleidungsgegenstände müssen zurück
gegeben werden.
1.5. Vereinsbekleidung/-utensilien wie z.B. Shirts, Pullis, Caps, Autoschilder oder Sonstiges
kann über den jeweiligen Beauftragten ab der ordentlichen Mitgliedschaft erworben
werden. Hier besteht keinerlei Anspruch auf Rückkauf durch den Verein.
1.6. Sämtliche Gegenstände die das Logo des Vereins tragen, sind nach Austritt zurück zu
geben oder das Logo vom Gegenstand zu entfernen.

2. Leihgaben durch den Verein
2.1. Sämtliche verfügbaren und bereitgestellten Ausrüstungsgegenstände und sonstiges
Eigentum der Rettungshundestaffel Suchhunde Rheinhessen e.V. sind vom Benutzer mit
höchster Sorgfalt und entsprechender Pflege zu behandeln.
2.2. Bei unsachgemäßer, grob fahrlässiger Behandlung, Beschädigung oder Verlust ist
entsprechender Ersatz gegenüber dem Verein zu leisten.
2.3. Mängel oder Beschädigungen an Ausrüstungsgegenständen sind umgehend beim dafür
zuständigen Beauftragten im Zweifelsfall beim Vorsitzenden zu melden.
2.4. Sämtliche Sicherheits- und Rettungseinrichtungen sind vor Gebrauch zu überprüfen, bzw.
die vorgegebenen Prüffristen sind einzuhalten. (z.B. Verbandskästen usw.)
2.5. Der Verein behält sich vor für bestimmte Ausrüstungsgegenstände ein Pfand zu erheben.

Das soweit sollte es passen, denke ich.

[SPA]

Hallo Sebastian_SHR,

danke, damit klär sich einiges.

Hinweis zum Kontenrahmen: Bezug über DATEV möglich.
Falls euer Steuerzeitraum neu beginnt, nehmt gleich den neuen Kontenrahmen SKR42 ab 2025
sonst eben noch den alten SKR49. Dieser läuft aus.

Seid ihr auch von der Umsatzhöhe her noch steuerbegünstigt?

Teilnahme am Sucheinsatz bestimmte Bekleidung gefordert ist (Nachts muss die Sichtbar sein, etc.).

und

Die Kosten für die vorschriftsmäßige, einheitliche Einsatzbekleidung (Hose, Jacke,
Schuhwerk, Helm) trägt der Hundeführer selbst, es sei denn diese wird vom Verein zur
Verfügung gestellt.

Bleib ich dabei: Zweckbetrieb SKR49 Buchungskonto:
irgendwas unter 6300 bzw. 6800 sonstige betriebliche Aufwendungen (Konto zwischen 6306-6309/ 6806-6809 selbst anlegen)

1.5. Vereinsbekleidung/-utensilien wie z.B. Shirts, Pullis, Caps, Autoschilder oder Sonstiges
kann über den jeweiligen Beauftragten ab der ordentlichen Mitgliedschaft erworben

die Ausgaben und Einnahmen sehe ich im wirtschaftlichen Zweckbetrieb
SKR49 Buchungskonto: irgendwas unter 8150 Wareneinkauf bzw. 8000 betriebliche Erlöse

Nur wenn etwas von Umlagen in der Satzung steht, kann die Zuzahlung für Kleidung über Zusatzbeiträge/Umlagen SKR49 (2170) im idealen Bereich gebucht werden. (Hinweis von unserem Finanzamt...)

Falls ich falsch liegen sollte, bitte ich um Hinweis

VG SPA