Automatische Buchungs-Zuordung ohne existierende Soll-Buchung

[silson]

Hallo allerseits,

wäre es denkbar bei der automatischen Buchungs-Zuordnung etwas flexibler zu werden. Genauer geht es um folgendes:

- In unserem Verein werden Mitgliedsbeiträge ausschließlich Dauerauftrag gezahlt (also keine Lastschrift)
- Außerdem ist die Höhe relativ flexibel wählbar und von Mitglied zu Mitglied leicht unterschiedlich

Bisher erzeuge ich nach der Buchungsübernahme die Sollbuchungen über eine manuelle Zuordnung zu einer Buchungsklasse und anschließend wir aus der Buchungsübersicht eine Sollbuchung bei der Mitgliederzuordnung erzeugt.

Es wäre nun sehr hilfreich wenn ich jedem Mitglied eine "externe Mitgliedsnummer" geben könnte und jede Buchung mit der Nummer als Mitgliedsbeitrag des jeweiligen Mitglieds automatisch erledigt wird (also Buchungsklasse "Mitgliedsbeitrag" und eine Sollbuchung für das entsprechende Mitglied).

Ist sowas machbar?

Lieben Gruß,
Stefan

[joma]

Hallo,
Das gibt es eigentlich schon alles. In den Einstellungen kann man die Verwendung von externen Mitgliedsnummern aktivieren. Man kann auch bei den Mitgliedern einen individuellen Beitrag konfigurieren. Beides in Administration - > Einstellungen - > Anzeige aktivieren.
Über einen Abrechnungslauf werden die Sollbuchungen erzeugt.
Über den Button Zuordnung im Buchungen Liste View kann die automatische Zuordnung gestartet werden. Als Option ist hier die Option "Nach Ext. Mitgliedsnummer" möglich. Damit sollten dann die Buchungen automatisch zugeordnet werden wenn im Zweck der Buchung die ext. Mitgliedsnummer steht.
Man könnte aber auch die Zuordnung nach IBAN benutzen. Dazu müsste man nur die IBAN bei den Mitgliedern konfigurieren.

Wenn per Dauerauftrag bezahlt wird, dann sollte ja der individuelle Beitrag und die IBAN des Mitglied bekannt sein.

[silson]

Ja, das es das ganze System überwiegend schon gibt hab ich gesehen. Hab auch schon mit den externen Mitgliedsnummern "gespielt" und an sich sollte das fast auf unseren Verein passen. Aber: Wir haben halt keine fixen Mitgliedsbeiträge und daher nutze ich bisher auch keinen Abrechnugslauf. Effektiv erzeuge ich die Sollbuchungen manuell basierend auf dem Betrag der tatsächlich überwiesen wurde. Nur ohne vorherigen Abrechnugnslauf gibt es halt keine Sollbuchungen und daher gibt es auch keine automatische Zuordnung.

Das ist vermutlich ein sehr ungewöhnliches Setup bzgl. der Mitgliedsbeiträge. Von daher kann ich verstehen wenn das nicht "mal eben" umgesetzt werden kann. Dadurch das wir eher von "der Norm" abweichen ergibt sich halt ein schlechtes Verhältnis bzgl. Aufwand/Nutzen.

[joma]

Wie geschrieben, kann man direkt bei jedem Mitglied einen individuellen Beitrag konfigurieren, unabhängig von der Beitragsgruppe. Das sollte bei dir dann auch passen und einem Abrechnungslauf nichts im Wege stehen.

Der Sinn des Abrechnungslauf ist halt, dass damit die Sollbuchungen erzeugt werden. Damit kann man sehen welches Mitglied noch nicht bezahlt hat wenn man die entsprechenden Filter in den Listen anwendet.
Wenn du die Sollbuchung erst mit dem Geldeingang anlegst, wirst du es schwer haben zu kontrollieren welche Mitglieder noch nicht bezahlt haben, weil ja die Mitgliedskonten immer ausgeglichen sind.

[silson]

Naja, es gibt, zugegebnerweise nur 2, Mitglieder die ihre Beiträge sehr regelmässig anpassen. Je nach persönlicher Finanzlage... da gibt es dann auch mal einen Monat gar nichts und im nächsten Monat dann wieder mehr als normal. Aber evtl. könnte man da was direkt absprechen das sie jeden Monat mindestens 1 EUR zahlen und dann der Rest extra kommt.

Ich werd das Anfang Februar in der Mitgliederversammlung ansprechen. Wenn ich mir 90% der Arbeit ersparen kann und dann für eine Handvoll Leute etwas mehr Arbeit habe wäre das am Ende immer noch eine ordentliche Ersparnis. Und als Nebeneffekt wäre wirklich schneller sichtbar ob jemand länger nicht gezahlt hat, es wäre wohl insgesamt eine ordentlichere Buchführung und zu guter letzt könnte man dann auch Lastschrift anbieten. Zu dem Thema hab ich noch ein Gespräch mit der Bank offen...

Danke soweit. Ich werde da in den nächsten Wochen mal ein paar Stunden investieren.

Aber noch eine letzte Frage: Es gibt auch Mitglieder die hin und wieder was extra Spenden. Kann man über die automatische Zuordnung sowas auch irgendwie abbilden?

[joma]

Ich weiß jetzt nicht wie das bei dir ist, also ob es egal ist was die beiden bezahlen müssten oder müssen sie eben manchmal dann mehr zahlen so dass sie auf ihr Soll kommen. Wenn sie also nichts erlassen bekommen würde ich es so machen.
Über die Beitragsgruppe oder dem individuellen Beitrag steht wieviel das Mitglied zu zahlen hätte, also dem Verein schuldig ist. Dann macht man den Abrechnungslauf und es wird die entsprechende Sollbuchung erzeugt. Das ist ja das was zu zahlen wäre und was er schuldet.

Wenn er jetzt nicht oder einen anderen Betrag bezahlt wird er nicht automatisch zugeordnet. Wird jetzt ein kleinerer Betrag bezahlt musst du ihn manuell der Sollbuchung zuordnen. Diese weist dann eben immer noch einen Fehlbetrag aus. Aber du kannst sehen was noch abgeht. Bei weiteren Zahlungen kannst du diese wieder der bestehenden Sollbuchung zuweisen bis sie ausgeglichen ist.

Wenn der bezahlte Betrag größer als der Fehlbetrag ist und noch weitere offene Sollbuchungen existieren, kannst du bei der Zuordnung mehrere Sollbuchungen auswählen. Die Buchung wird dann zu einer Splittbuchung und die einzelnen Buchungen werden den unterschiedlichen Sollbuchungen zugeordnet, angefangen mit der ältesten Sollbuchung. Diese werden zuerst aufgefüllt.

Wenn noch keine weitere Sollbuchung existiert kannst du entweder warten bis wieder eine generiert wurde oder du splittest die Buchung manuell und weist erst einmal nur einen Teil der Buchung zu.

Damit weiß man immer welche Beiträge er hätte zahlen müssen und was ist wirklich eingegangen. Das ist ja die Idee von Soll und Ist.

Bezüglich der Spenden gibt es nichts automatisches verfügbar. Die müssten manuell zugewiesen werden.

[joma]

Wenn ich aber deinen Kommentar oben richtig verstehe, gibt es bei euch kein Soll weil wohl jeder selbst entscheiden kann welchen Beitrag er zahlen will.
Wenn es so ist, ist der Vorschlag wohl nicht das Richtige.
Wenn es aber egal ist was jemand bezahlt, ist es dann überhaupt nötig eine Zuweisung zu einer Sollbuchung zu machen? Ein Grund wäre wohl nur, dass ihr dafür Spendenbescheinigungen ausstellen könnt.

[silson]

Es gibt reguläre Mitglieder die einen festen Betrag + individuelle Spende bezahlen. Außerdem gibt es einige ermässigte Mitglieder sowie Fördermitglieder bei denen die Regeln sehr viel entspannter sind. Da ist das Ziel allen Teilhabe zu ermöglichen aber gleichzeitig nicht das Gefühl von "Ich muss betteln"/"Ich trage nichts finanziell bei" aufkommen zu lassen. Daher gibt es bei diesen Mitgliedern keine festen Beträge.

Ziel von den manuellen Buchungen ist tatsächlich die jährlichen Spendenbescheinigung. Daher auch die Frage ob man ggfs. auch Spenden automatisch zuordnen kann. Wenn das nicht geht ist es aber nicht so schlimm. Diese Extra-Spenden sind eher die Ausnahme als die Regel.

[joma]

Du kannst bei den beiden genannten Mitgliedern auch den individuellen Beitrag auf 0€ setzen. Dann wird für sie im Abrechnungslauf keine Sollbuchung erzeugt. Die erzeugst du dann per manueller Zuordnung.